Personalakte

In der Personalakte werden alle relevanten Mitarbeiterinformationen gespeichert. So kann man neben den Stammdaten, Arbeitsverträge und Urlaubszeiten definieren oder auch festlegen wo ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann.
  • Erfassen von Personalstammdaten
  • Verwaltung von Arbeitsverträgen (Urlaubsanspruch, Wochenarbeitszeit, Dokumenten)
  • Urlaubsmanager
  • Einfaches Skillmanagement durch Zuordnung von Einsatzobjekten und Gruppen
  • Verwaltung des Mitarbeiterlogins
  • Verwaltung von Krankmeldungen
  • Gesprächsnotizen für Personalgespräche
  • Dokumente

Einsatzobjekte

Die Einsatzobjekte sind frei definierbare Objekte. Es können Standorte, Räume, Objekte sein. Diese kann man mit Farben und Icons individualisieren per Drag'n Drop beliebig anordnen. Sie sind Grundlage der Planung und Auswertung. In der Personalakte kann man festlegen, ob ein Mitarbeiter dort arbeiten darf oder nicht.
  • Einsatzobjekt frei definierbar (Z.Bsp. als Standort, Bereiche, Objekte...)
  • Definition einer Farbe
  • Festlegen eines Icons
  • Verschachtelte Zuordnung der Einsatzobjekte per Drag'n Drop

Vorlagen

Vorlagen können für Bedarfsplanung und Einsatzplanung genutzt werden, so dass man für jede Planungssituation schnellen Zugriff hat und Zeit spart.
  • Vorlagen für die Personalbedarfsplanung für einzelne Einsatzobjekte oder der gesamten Planung
  • Vorlagen für vollständige Wochenpläne um für jede Situation den schnellstmöglichen Zugriff zu haben und die Planungszeit zu verkürzen

Bedarfsplanung

Im Bedarfsplan lassen sich Zeitfenster (Schichten) pro Bereich definieren, in denen Personalbedarf besteht. Personalbedarf kann einzeln oder mit Zuordnung zu anderen Personalbedarf bestehen. Beispielsweise ein Arzt zu einer Assistenz
  • Erstellen von Schichten (Arbeitszeitfenster) für Einsatsobjekte (Bereiche)
  • Definition des zeitgesteuerten prozentualen Personalanspruchs für Tätigkeiten
  • Wochenpersonalbedarf als Vorlage speicherbar

Einsatzplanung

Im Einsatzplan werden Mitarbeiterressourcen der Bedarfsplanung zugeordnet. Man hat dabei immer die Auslastung im Blick und wird auf mögliche Konflikte wie Über- oder Unterplanung, Ausfälle wegen Krankheit, Urlaub oder andere Fehlzeiten hingewiesen. Bei komplexen Planungen kann man in der Tagesansicht auch die Bedarfsplanung anpassen. Fertige Pläne können nach Prüfung freigeben werden.
  • Zuordnung von Personalressourcen zum definierten Personalbedarf
  • Kennzeichnung von Personalverfügbarkeit wie Urlaub, Krankheit
  • Wochenplanung, detaillierte Tagesplanung mit Bedarfsanpassung
  • Fokussierung auf Bereiche mit verschiedenen Filtern
  • Mitarbeiter Analysedaten für Auslastungsanzeige
  • Freigabemechanismus mit Plausibilitätsüberprüfung

Auswertungen

Verschieden Ansichten nach Mitarbeitern oder Einsatzobjekten nach Monats oder Jahresdarstellung bringen schnell Transparenz in Komplexe Planungen. Stundenkonto und Einsatzzeiten können mit Filtern gezielt ausgewertet werden.
  • Ansicht mit Filterfunktion nach Mitarbeitern
  • Ansicht  mit Filterfunktion nach Einsatzobjekten
  • Stundenkontoverwaltung
  • Einsatzzeit
  • Jeweils mit Monats- und Jahresansicht

Mitarbeiter Portal

Im Mitarbeiterportal können alle Mitarbeiter Ihre Dienstpläne ansehen, Nachrichten abrufen und Urlaub oder eine andere Fehlzeit melden oder beantragen. Zudem kann man Nachrichten an eine private E-Mail-Adresse abonnieren und Stundenzettel erstellen.
  • Darstellung des Dienstplans mit Einsatzbereich und Teammitarbeitern in Monats-, Wochen- und Tagesansichten
  • Urlaubskonto
  • Stundenzettelverwaltung
  • Nachrichtenverwaltung
  • Krankmeldung

Sie wünschen nähere Informationen? Gern zeigen wir Ihnen, wie pepito Ihre Personalplanung zum Kinderspiel macht. Bitte sprechen Sie uns an.