Praxisbeispiele

Pepito in der Praxis

Zu Beginn dieses Jahres erreichte uns eine telefonische Anfrage von der Inhaberin einer medizinischen Praxis. Sieben Mitarbeiter verrichteten dort ihre Arbeit und waren, so der erste Eindruck, täglich voll und ganz im Behandlungsalltag eingebunden. Denn sie ist in ihrem Einzugsgebiet von 27.000 Menschen die einzige Praxis ihres Fachgebietes. Über reichlich Patientenzulauf brauchte sich die Praxis keine Gedanken zu machen. Vielmehr kreisten die Gedanken darum, wie der enorme Strom an behandlungsbedürftigen Menschen bewältigt und eine entsprechend wertvolle Versorgung aufrechterhalten werden könne?

Bedarf?

Die Inhaberin erkannte die aktuelle problematische Situation und die befürchteten Folgen, weil die Praxis eine bürokratische/verwaltungstechnische Kapazitätsgrenze erreicht hatte und die Mitarbeiter nah am Limit ihrer Leistungsfähigkeit arbeiteten. Mehr und mehr organisatorisch wichtige Dinge im Personalmanagement und der Zeitwirtschaft entglitten. Darum empfahlen wir die für Verwaltungsaufgaben der Praxis zugeschnittene Software namens Pepito. Pepito eignet sich für diese Verwaltungsaufgaben:

  • Einfache Personaleinsatzplanung ohne Zettelwirtschaft, von jedem einzelnen Mitarbeiter einsehbar
  • Planung überall einsehbar und bearbeitbar
  • Verwaltung der Urlaubstage für jeden Mitarbeiter im Urlaubsmanager, in dem Urlaubsanträge eingestellt und genehmigt werden können und entsprechende Verfügbarkeiten der Mitarbeiter einsehbar sind
  • Zeiterfassung über ein lokales Erfassungsterminal

Ziele?

  • Durch eine einfache Einsatzplanung sollte erreicht werden, dass die Mitarbeiter wieder mehr bedarfsgerecht und innerhalb der Praxisöffnungszeiten strukturierter ihrer Arbeit nachgehen können und so eine Entlastung durch einen geplanten Rahmen in dem jeder weiß, wann, wie und wo er tätig sein wird, möglich werden kann.
  • Mit einem Urlaubsmanager sollte Planungssicherheit hergestellt werden, so dass die Mitarbeiter sowie die Inhaberin den Überblick über noch bzw. nicht mehr verfügbare Urlaubstage behalten.
  • Durch die Zeiterfassung sollte ein Ist-Sollabgleich zwischen den geplanten Einsatzzeiten und der tatsächlich geleisteten Zeit möglich werden mit dem Ziel, entsprechende Ausgleichsmöglichkeiten zu schaffen bzw. schneller und am besten im Voraus darauf reagieren zu können.

Einstieg in 4 Phasen:

1. Testphase

Zunächst erstellten wir einen kostenfreien auf die Praxisbedürfnisse angepassten Pepito Testaccount. So ließ sich gleich die Leistungsfähigkeit von Pepito im Praxisalltag erkennen und es konnte geprüft werden, wie hilfreich Pepito für den Praxisalltag ist.

2.Umsetzung der gewünschten Anforderungen

In drei Remotesitzungen von jeweils ca. einer Stunde Dauer wurden mit der Praxisinhaberin und der Praxismanagerin die gewünschten Verwaltungsanforderungen individuell in Pepito umgesetzt. Die wesentlichen Schritte waren dabei:

  • Personalakte anlegen, Urlaubskonten einrichten und nach aktuellem Status pflegen
  • Individuell an die Praxis angepasste Struktur mittels Definition von Einsatzobjekten erstellen, um eine optimale Bedarfs – und Einsatzplanung zu ermöglichen
  • Erstellung der Bedarfs- und Einsatzplanung
3. Einführung der Zeiterfassung

Danach wurde die Zeiterfassung mit einem Erfassungsterminal eingeführt, welches Lokal in der Praxis installiert und über WLAN mit der Anwendung kommuniziert und somit sämtliche erfassten Zeiten in das System überträgt.

4. Projektabschluss

Nach einer entsprechenden Praxisphase nach der Programmeinführung tauchten selbstverständlich noch einige Fragen auf und auch Ideen zur Reduzierung des Arbeitsaufwandes auf, wie man z. B. mit Pepito Planungsabläufe weiter optimieren oder mit gezielten Vorlagen bestimmte Szenarien abbilden kann. Allerdings nach ungefähr vier Wochen Einführungsphase hörten wir nichts mehr von der Praxis.

War das gut oder eher schlecht?

Wir finden, bei unseren Kunden ist das in dieser ersten Anwendungsphase absolut gut. Denn dann erfüllt Pepito ganz offensichtlich die Anforderungen und Erwartungen. Die Anwendung bringt Erleichterung und damit Zufriedenheit in den Praxisalltag. Auf Nachfrage in der Praxis, wurde diese Annahme freudig und zufrieden bestätigt.
Dann bleibt uns nur noch weiterhin eine gute Praxis mit Pepito zu wünschen.

Sie wünschen nähere Informationen? Gern zeigen wir Ihnen, wie pepito Ihre Personalplanung zum Kinderspiel macht. Bitte sprechen Sie uns an.

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