Personalplanung

Mit pepito Personalbedarf und Einsatzzeiten in Einklang bringen

Die Bedarfs- und Einsatzplanung sind das Herzstück von pepito. In der Bedarfsplanung wird definiert, welche Einsatzzeiten durch Mitarbeiter abgedeckt werden sollen und in der Einsatzplanung werden die passenden Fachkräfte zur Abdeckung des Bedarfs zugeordnet – natürlich unter Berücksichtigung der An- und Abwesenheiten aller Angestellten und der vereinbarten Arbeitszeiten. All das kann sogar als Vorlage für eine noch schnellere Planung gespeichert werden.

Die Bedarfsplanung in pepito

Für verschiedene Aufgaben im Unternehmen werden Mitarbeiter benötigt, etwa für unterschiedliche Schichtzeiten, separate Arbeitsplätze oder all die Tätigkeiten, die zum Firmenalltag gehören. Hier entsteht ein Bedarf und dieser muss sich nicht nur auf die Kompetenzen und die Anwesenheit der Angestellten beziehen, sondern umfasst auch wichtige Arbeitsmittel, die benötigt werden (z.B. mobile Geräte, Fahrzeuge). Damit hinterlegen Planer in der Rubrik Bedarf, wer oder was gebraucht wird. Der Personalbedarf kann einzeln oder in Kombination entstehen (z.B. wenn für eine Aufgabe mehrere Mitarbeiter eingesetzt werden müssen).

Planer können hier...

  • Arbeitszeitfenster (Schichten) für verschiedenen Bereiche (Einsatzobjekte) erstellen
  • den zeitabhängigen prozentualen Personalbedarf für eine Tätigkeit definieren
  • den Personalbedarf pro Woche als Vorlage speichern

Den Bedarf decken – die Einsatzplanung in pepito

Im Einsatzplan verwalten Planer die zur Verfügung stehenden Ressourcen. Mit Drag & Drop werden in der Einsatzplanung die Mitarbeiter (oder Einsatzobjekte) zur Deckung der in der Bedarfsplanung definierten Anforderungen zugeordnet. Dabei behält pepito die Auslastung im Blick (z.B. eventuelle Überschreitungen der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters). Bei Konflikten, wie Überplanung, krankheitsbedingten Ausfällen oder Urlauben, meldet pepito das Problem, sodass der Planer schnell Ersatz schaffen kann. Fertige Pläne werden geprüft und schließlich freigegeben.

Planer können hier...

  • dem definierten Personalbedarf konkrete Mitarbeiter zuordnen
  • die Verfügbarkeit von Mitarbeitern prüfen, die z.B. aufgrund von Urlaubstagen eingeschränkt sein kann
  • eine detaillierte Tagesplanung mit Bedarfsanpassung hinterlegen
  • die Woche übersichtlich planen
  • verschiedene Filter für unterschiedliche Bereiche nutzen
  • die Auslastung von Mitarbeitern mit praktischen Analysedaten prüfen
  • die Planung durch einen Freigabemechanismus auf Plausibilität prüfen lassen

Wenn es eilig ist – die Schnellplanung

Neben der expliziten Erstellung einer Einsatz- und Bedarfsplanung bietet pepito auch die Möglichkeit, die Bedarfsplanung automatisch zu generieren. Planer weisen die Mitarbeiter per Drag & Drop zu und hinterlegen damit im Programm, wann Fachkräfte und Assistenten wo zum Einsatz kommen sollen. Durch die Rückkopplung mit der Einsatzplanung erstellt pepito im Hintergrund die Bedarfsplanung, die nachfolgend durch weitere Planungsaktivitäten angepasst wird. Diese kann natürlich manuell geändert werden, um später beispielsweise von anderen Planern als praktische Vorlage genutzt zu werden.