Ja, jeder Neukunde erhält für alle Beteiligten eine umfangreiche online Einführung, sodass der Umgang mit der digitalen Personalakte, der Personaleinsatzplanung, dem Urlaubsmanager sowie der Zeiterfassung leicht erlernt wird und somit der Einsatz von pepito schnell und effektiv gewährleistet wird. Über das Kontaktformular können ebenfalls individuelle online Schulungen angefragt werden.

Wir erstellen Ihnen gern ihr individuelles Angebot, sprechen Sie uns einfach direkt an. 

Auf dem Dashboard sehen Sie, wer laut dem Dienstplan heute im Einsatz ist.

Weiterhin erscheinen hier noch nicht bearbeitete eingereichte Urlaubsanträge und eingereichte Krankmeldungen. Sobald ein Urlaubsantrag bearbeitet wurde, wird dieser nicht mehr in der Liste der unbearbeiteten Anträge angezeigt, sondern unter Aktuelles. Krankmeldungen können zur Kenntnis genommen werden und erscheinen im Anschluss ebenfalls unter Aktuelles.

Über die Personalakte eines Mitarbeiters kann über den Navigationspunkt Vertrag ein Arbeitsvertrag hinterlegt werden, in dem Sie auf den Button neuen Arbeitsvertrag einstellen klicken.

Nur Mitarbeiter, die einen gültigen Arbeitsvertrag im Programm hinterlegt haben, können im Dienstplan geplant werden und sich in pepito einloggen.

Über die Angabe des Jahresurlaubsanspruches im Vertrag, kann pepito die Errechnung des Urlaubskontos eines Mitarbeiters stets transparent und korrekt darstellen.

Im Vertrag werden die täglichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters hinterlegt. Aufgrund dieser Angaben weiß pepito, an welchen Wochentagen der Mitarbeiter wie lange im Optimalfall im Dienstplan verplant werden soll. 

Über die Aktivierung des Wochenwechsels entsteht die Möglichkeit, für gerade Wochen andere Arbeitszeiten einzustellen, als in ungeraden Wochen. Dies wird ebenfalls im Stundenkonto und in der Dienstplanung automatisch berücksichtigt.

Unter dem Navigationspunkt Urlaub in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtlicher Urlaubsanträge, die in pepito für den Mitarbeiter angelegt wurden.
Wenn Sie auf die Jahreszahl unter Urlaubsanträge klicken, so können Sie sich auch die Anträge der vergangenen Jahre anzeigen lassen.

Möchten Sie für den Mitarbeiter einen neuen Urlaub eintragen, so können Sie dies über + Urlaub eintragen erledigen.

Rechts wird Ihnen das Urlaubskonto des Mitarbeiters angezeigt. Der verfügbare Urlaub errechnet sich folgendermaßen:
Urlaubsanspruch + Resturlaub - verfallen - bereits genommen = verfügbarer Urlaub

Im Stundenkonto finden Sie eine Übersicht der aufgelaufenen Über- bzw. Unterstunden des Mitarbeiters.

Über den Button + Neue manuelle Zeiteinträge können manuelle Zeiteinträge hinzugefügt werden. Hier können Sie sowohl Über- als auch Unterstunden für den Mitarbeiter anlegen, die dann im Stundenkonto mit einbezogen werden.

Über die Filterfunktion des Zeitraums können Sie einstellen, in welchem zeitlichen Rahmen das Stundenkonto ausgewiesen werden soll.

Über die Monatsübersicht der Arbeitszeiten können Sie nachvollziehen, wie sich das Stundenkonto des Mitarbeiters für den ausgewählten Monat zusammenstellt.

Über die Monatsübersicht der Arbeitszeiten im Stundenkonto können Sie nachvollziehen, wie sich das Stundenkonto des Mitarbeiters für den ausgewählten Monat zusammenstellt.

Diese Ansicht, kann sich der Mitarbeiter selbst in seinem Account über das Stundenkonto ebenfalls anzeigen lassen.

Über die Spalte In und Out können Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit des Mitarbeiters entnehmen und in der Spalte Pause sehen Sie, wie viel Pause der Mitarbeiter in Summe an dem Tag gemacht hat.
Die Spalte Ist gibt die reine Arbeitszeit des Mitarbeiters wieder. Die Pause ist hier bereits abgezogen.
In der Spalte Soll wird die im Arbeitsvertrag hinterlegte Arbeitszeit abzüglich einer eventuellen Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder einer sonstigen Fehlzeit ausgewiesen.
Über Tag+/- wird schließlich die Differenz aus Ist und Soll dargestellt.

Weiterhin werden in der Monatsübersicht die Anzahl der Tage in Abwesenheit für den entsprechenden Monat angezeigt.

Wenn Sie in der Personalakte eines Mitarbeiters im Login-Bereich die Rolle Planer auswählen, dann erscheint ein zusätzlicher Navigationspunkt: Rechte.

Hier können Sie sehr genau definieren, was der Mitarbeiter im Programm sehen (linke Spalte) und was er bearbeiten darf (rechte Spalte). Rechte können Sie für die Bereiche Personalakte, Planung, Abwesenheitsübersicht und Zeiterfassung vergeben.
Diese Rechte können auch im Nachgang noch jederzeit wieder bearbeitet und geändert werden.

Im Punkt Interne Notizen in der Personalakte können Sie über neue Notiz erstellen Bemerkungen und Notizen bezüglich des Mitarbeiters hinterlegen. Des Weiteren haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit Dokumente hochzuladen.

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und somit keinen gültigen Arbeitsvertrag mehr haben, können archiviert werden. Hierfür muss die Personalakte des Mitarbeiters aufgerufen werden. Unten rechts finden Sie den Knopf Archivieren.

Archivierte Mitarbeiter finden Sie, wenn Sie in der Übersicht der Personalakte oben rechts auf die Box klicken: 

Wenn Sie hier auf einen Mitarbeiter klicken, haben Sie die Optionen, diesen zu reaktivieren oder zu löschen.

Reaktivierung einer Personalakte: Wenn Sie eine Personalakte im Archiv reaktivieren, so werden alle in dieser Personalakte hinterlegten Daten wiederhergestellt und die Personalakte erscheint wieder in der normalen Übersicht des Navigationspunktes Personalakte.

Löschen einer Personalakte: Wenn Sie eine Personalakte mitsamt aller Daten, die für den betroffenen Mitarbeiter hinterlegt sind, löschen möchten, so kann diese Personalakte nicht mehr reaktiviert und die Daten nicht mehr abgerufen werden. Bitte informieren Sie sich über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten personenbezogener Daten, bevor Sie diesen Schritt umsetzen.

In der Navigation Kalender finden Sie eine weitere Übersicht über Abwesenheiten. Zusätzlich sehen Sie hier die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter, Feiertage und sonstige Ereignisse.

Über +Eintrag erstellen können Sie neue Ereignisse wie beispielsweise Teamausflüge oder Firmenfeiern hinzufügen. Hier können Sie auswählen, welche Mitarbeiter teilnehmen sollen sowie den zeitlichen Rahmen. Weiterhin können Sie darüber entscheiden, ob das Ereignis den betroffenen Mitarbeitern im Einsatzplan angezeigt werden soll. 

Die dem Programm bekannten Abwesenheiten wie Krankheiten, Urlaube, Fortbildung etc. können nicht über den Kalender erfasst werden, sondern sollten über die Abwesenheiten oder die Personalakte eingetragen werden.

In der Konfiguration können Sie die grundlegenden Einstellungen bezüglich Abwesenheiten, Dienstplan, Stundenkonto und Allgemeines in pepito verwalten. 

In den Einstellungen unter Gruppen können Sie die Gruppen verwalten, die die Qualifikation der Mitarbeiter kennzeichnen. Hier können Sie die vorhandene Gruppe bearbeiten und löschen, aber auch jederzeit neue Gruppen hinzufügen.

Hinweis: Gruppen können nur gelöscht werden, wenn kein Mitarbeiter mehr dieser Gruppe zugeordnet ist.

Einsatzobjekte definieren die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens und können in den Einstellungen bearbeitet und verwaltet werden.

Über +Einsatzobjekt erstellen können neue Einsatzobjekte angelegt werden. Hier können eine Bezeichnung, Farbe und Icon gewählt werden. Darüber hinaus muss angegeben werden, ob das Einsatzobjekt planbar sein soll. Nur für planbare Einsatzobjekte können Stellen angelegt und Mitarbeiter verplant werden.
Über den Regler Standort können Sie angeben, ob es sich bei dem Einsatzobjekt um einen Standort handelt. Ein Standort ist in der Regel nicht planbar.

Über das kleine Kreuz mit den Pfeilen links neben der Bezeichnung können Sie die Reihenfolge der Einsatzobjekte verändern. Halten Sie das Symbol mit der Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Einsatzobjekt an die gewünschte Stelle.

In den Einstellungen unter Feiertage finden Sie eine Übersicht aller in pepito hinterlegten Feiertage.
In der Spalte Bundesländer sehen Sie, für welche Bundesländer die Feiertage ihre Gültigkeit haben. Damit jedem Mitarbeiter die richtigen Feiertage zugeordnet werden können, ist die Angabe der Region in der Personalakte sehr wichtig.

Über +Feiertag hinzufügen kann ein neuer Feiertag angelegt werden. Wenn die Praxis beispielsweise am 24.12. geschlossen hat und die Mitarbeiter den freien Tag "geschenkt" bekommen, könnte für dieses Datum ein neuer Feiertag angelegt werden.

Pepito ist für jedes Unternehmen geeignet und somit in diversen Branchen einsetzbar.

Dank pepito werden die richtigen Mitarbeiter zur passenden Zeit eingesetzt. Das Herzstück des Tools sind die Bedarfs- und Einsatzplanung als Grundlage der Absicherung aller Schichten und Arbeitszeitfenster. Dienstzeiten werden transparent für Planer und Mitarbeiter dargestellt, Fehlzeiten übersichtlich hinterlegt und Ist- sowie Soll-Arbeitszeiten automatisch abgeglichen.

Die Eingabe von Abwesenheiten dauert nicht länger als würde man eine WhatsApp schreiben. 

Planer und Administratoren können Abwesenheiten und Zeiteinträge per Klick eintragen, bearbeiten sowie koordinieren. Dienstpläne können per Drag & Drop erstellt und Vorlagen intelligent genutzt werden, sodass nur noch Anpassungen bei Fehlzeiten von Mitarbeitern notwendig sind. Fehlt ein Mitarbeiter prüft pepito welcher Mitarbeiter für diese Schicht alternativ in Frage kommen könnte und schlägt Ihnen diesen vor. Durch die Dienstplanung inkl. der Mitarbeiter je Bereich erstellt pepito im Hintergrund die Bedarfsplanung, die nachfolgend durch weitere Planungsaktivitäten automatisch angepasst wird. Mitarbeiter haben schnell einen Überblick über die Funktionalitäten und benötigen für bspw. einen Urlaubsantrag nur wenige Sekunden.

pepito ist intuitiv und einfach zu bedienen. Jeder der einen PC oder ein Mobiltelefon benutzten kann, ist auch in der Lage pepito zu benutzen.

Natürlich ist es sinnvoll einen Hauptverantwortlichen als Planer festzulegen, welcher dann auch die Einsicht auf alle Bereiche und Mitarbeiter hat.

pepito ist eine Webanwendung, die mit jedem aktuellen Browser abrufbar und somit an jedem PC, Tablet, Smartphone, Mac und iPad verwendbar ist.

Ja, als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Konfigurationen in pepito zu ändern. Sofern Sie Planer sind, können die Rechte für die Konfigurationen Individueller von einem Administrator eingestellt werden.

(Siehe Screenshot)

Um pepito zu verwenden, gibt es dafür keine Notwendigkeit. Um die pepito Zeiterfassung mit einem externen Zeiterfassungsterminal zu verwenden, welches z. B. über Lan oder Wlan in ihrem Netzwerk mit pepito kommuniziert, sodass Stempelzeiten in die Anwendung übertragen werden können, sind ggf. individuelle Netzwerkeinstellungen im externen Zeiterfassungsterminal notwendig. 

Der Navigationspunkt Zeiterfassung in der Personalakte wird nur angezeigt, wenn Sie die Zeiterfassung in pepito aktiviert haben.

Hier können Sie festlegen, ob der Mitarbeiter über das Programm seine Arbeitszeiten erfassen soll oder nicht. Wählen Sie Zeiterfassung aktivieren, so wird eine 4-stellige PIN erzeugt, mit der der Mitarbeiter sich in pepito ein- und auschecken kann. Klicken Sie auf PIN an Nutzer senden, so wird die Zahlenkombination an die im Login Bereich hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters verschickt.
Über den Knopf Neue PIN vergeben, wird eine neue vierstellige Pin erzeugt, die die vorherige PIN ersetzt.

Nein Pepito muss nicht Installiert werden, wir empfehlen die Einrichtung von pepito sowie die Schulung für die verantwortliche Person.

Es kann jeder Zeit und von überallher auf pepito zugegriffen werden.

Durchaus können wir auch individuelle Schnittstellen für andere Systeme schaffen.
Kontaktieren Sie uns!--> https://pep-ito.de/kontakt

Sie haben sich für pepito entschieden und möchten jetzt alle Mitarbeiter einpflegen? Nur woher die Zeit nehmen? Kein Problem, wir importieren Ihre Stammdaten gerne für Sie.

Ja, können Sie. Jedoch ist die E-Mail-Adresse notwendig, wenn ein Mitarbeiter selbstständig auf seinen Account zugreifen möchte, um z.B. seine Dienste einzusehen, Planungen auszudrucken oder Urlaube zu Beantragen und noch vieles mehr. Ist ein Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse angelegt, erhält dieser z.B. keine Informationen darüber, wenn eine Planung freigegeben wurde oder sich eine Planänderung in pepito ergeben hat.  

Diese Einstellung, ob sich Ihre Mitarbeiter über pepito krankmelden können, ist für jedes Unternehmen individuell wählbar und muss in den Konfigurationen ausgewählt werden.

Sofern dies aktiviert ist, kann der Mitarbeiter sich über den Krankmelden-Button direkt über pepito krankmelden, sodass Planer und Administratoren darüber informiert werden.

Nach Login kann der Mitarbeiter zunächst sehen, wie er selbst zu arbeiten hat. Möchte er den Dienstplan eines anderen Mitarbeiters oder von seinem eigenen Bereich oder des gesamten Unternehmens sehen, kann er über das Drucksymbol eine PDF des Wochendienstplans erzeugen.

Ein Admin oder Administrator, auch als System Operator bekannt, verwaltet ein bestimmtes System. Er hat die Rolle eines speziellen Nutzers inne, der mehr Reche als die anderen User besitzt. Je nachdem, in welchem Bereich der Administrator tätig ist, obliegt ihm etwa das Einrichten und Aktualisieren von Software und Benutzerkonten, das Erledigen technischer Aufgaben mit IT-Bezug oder das Moderieren von Beiträgen sowie Diskussionen in sozialen Medien. Bei Betriebssystemen wird das Admin-Konto auch als Root-Konto bezeichnet, da dieses zuerst erstellt wird.  

Auch in pepito gibt es die Möglichkeit Administratoren anzulegen. Der Administrator ist eine der drei Rollen, die eine Person in pepito einnehmen kann - neben dem Planer und einem normalen Mitarbeiter. Administratoren können hier die Rechte der anderen Nutzer verwalten, neue Mitarbeiterkonten erstellen und Rollen und Rechte für andere Mitarbeiter zuweisen. Ein Administrator hat vollen Zugriff auf alle Bereiche in pepito.

Video - Tutorials finden sie auf unserer Webseite sowie auf unserem Youtube Kanal, zu folgenden Themen:

Website:

Digitale Personalakte: In diesem Tutorial wird Ihnen der Umgang mit der digitalen Personalakte erklärt, das Anlegen von Mitarbeitern und weitere nützlich Funktionen, die Ihnen die digitale Personalakte zur Personalverwaltung liefert.

LINK:

Personalplanung Schnellplanungsfunktion: In diesem Tutorial erfahren sie, wie sie die Schnellplanungsfunktion einsetzen und so mit Drag & Drop sehr schnell und einfach eine ganze Woche planen.

LINK:

Urlaubsmanager & Fehlzeitenmanager: Wie sie die Urlaubskonten ihrer Mitarbeiter verwalten, Urlaube beantragt und genehmigt werden können wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.

https://pep-ito.de/funktionen/digitaler-urlaubsmanager

Zeiterfassung: Welche vorteilhaften Funktionen Ihnen unsere Zeiterfassung bietet, wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.

LINK:

Youtube Kanal:

Sofort Live Test: Wir bieten unseren Interessenten die Möglichkeit, pepito mit allen Funktionen Live zu testen, ohne sich registrieren zu müssen. Was sie in dem Testbereich erwartet und wie sie sich schnell in pepito zurechtfinden, wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.

LINK:

Ja, wir bieten Neukunden eine Ersteinrichtung an. Wir wissen, wie wichtig es für Unternehmen ist, ein neues System reibungslos und effektiv einzuführen. Die Ersteinrichtung stellt dies für Neukunden sicher, gleichzeitig werden so alle zukünftigen pepito Anwender sicher im Umgang mit pepito. Gerade wenn Unternehmen von einem bestehendem System zu pepito wechseln oder mit der Planung mit Excel an Grenzen gestoßen sind, ist die Ersteinführung am wichtigsten, um eine Übergangsphase so kurz wie möglich zu halten. 

Wie geht der Login bei pepito für ein Mitarbeiter?

• Der Admin erstellt für den Mitarbeiter eine Personalakte in pepito. Hier wird eine E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegt und die Zugangsdaten versendet
• Die Passworterstellung sollte innerhalb von zwei Tagen nach Mailerhalt erfolgen
• Nach Ablauf dieser zwei Tage ohne Passworterstellung, muss der Planer dem Mitarbeiter erneut eine Mail mit den Zugangsdaten über pepito senden
• Passwortanforderungen: Mind. 8 Zeichen, ein Groß- und Kleinbuchstabe, ein Sonderzeichen
• Login über: https://app.pep-ito.de/??????/login
• Die Fragezeichen sind mit der Domain, die beim Planer erfragt werden kann, auszutauschen
• Als Benutzername dient die E-Mail-Adresse
• Das Passwort kann jederzeit über Passwort vergessen in dieser Maske geändert werden

Geht pepito auch für iPhone? 

• oben genannten Link eingeben
• über das Rechteck mit dem Pfeil nach oben auf „+ zum Homebildschirm“ klicken und speichern

Geht pepito für auch auf Android?

• oben genannten Link eingeben
• über die drei Punkte oben rechts „Zum Startbildschirm hinzufügen“ klicken

Für jedes Unternehmen und jede Praxis, die pepito nutzt, wird eine eigene Domain erstellt. Über diese Domain kann sich jeder Mitarbeiter mit Hilfe der in der Personalakte hinterlegten Emailadresse und einem selbst erstellten Passwort in das Programm einloggen.

Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie über Passwort vergessen einen Link zur Erstellung eines neuen Passwortes erhalten. 

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Personalakte oben rechts auf + Mitarbeiter hinzufügen. Nun öffnet sich eine neue Maske, in der die relevanten Daten des Mitarbeiters eingegeben werden können. Klicken Sie nach der Eingabe dieser Daten auf Speichern, so öffnen sich innerhalb dieser Maske weitere Navigationspunkte, die nacheinander bearbeitet werden können.

Wichtig: Nur wenn für den Mitarbeiter ein gültiger Arbeitsvertrag in der Personalakte hinterlegt ist, gilt der Mitarbeiter als aktiv und kann sich in pepito einloggen.

Über den Login- Bereich in der Personalakte wird eine E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegt. Diese E-Mail-Adresse dient dem Mitarbeiter als Benutzername um sich in pepito einzuloggen.
Wenn Sie Logindaten an Nutzer senden klicken, dann bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Aufforderung, sich ein Passwort zu setzen. Dieser Link ist in der Regel zwei Tage gültig. Wird innerhalb dieser zwei Tage kein Passwort gesetzt, müssen die Logindaten erneut an den Nutzer gesendet werden.

Weiterhin kann im Login Bereich der Personalakte die Rolle des Mitarbeiters definiert werden. Hier kann zwischen einem normalen Mitarbeiter, einem Planer und einem Administrator unterschieden werden.

Abwesenheiten, wie Urlaube und weitere Fehlzeiten, sind die Zeiträume, in denen Mitarbeiter nicht für das Unternehmen zur Verfügung stehen. Das Personal ist also abwesend und auch nicht im Sinne eines Arbeitens von zu Hause aus oder eines mobilen Arbeitens für den Arbeitgeber im Einsatz. Die Arbeitsleistung wird nicht erbracht. Dabei können verschiedene Arten von Abwesenheiten unterschieden werden, etwa Urlaube, Freistellung, Streiks, Elternzeit oder Mutterschutz. Dies sind gesetzlich oder tarifvertraglich geregelte Abwesenheiten. Darüber hinaus können Abwesenheiten betrieblich bedingt sein, etwa durch Fortbildungen oder Betriebsausflüge in der Arbeitszeit. Krankheiten und dadurch bedingte Arbeitsunfähigkeiten, Ausfallzeiten nach einem Unfall oder bei einer Kur sind hingegen persönlich bedingte Fehlzeiten.

Diese verschiedenen Arten von Abwesenheiten kann pepito abbilden. Geplante Abwesenheiten, wie Urlaube, werden in pepito nach der Genehmigung eines Urlaubsantrags automatisch in die Personalplanung übernommen. Ebenso kann mit geplanten Weiterbildungen oder Ausfallzeiten durch den Mutterschutz verfahren werden. Ungeplante Abwesenheiten, wie Krankenstände, werden in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt, um diese bei der Erstellung der Dienstpläne zu berücksichtigen.

Im Stundenkonto kann der Mitarbeiter die von Ihm geleisteten Über- und Unterstunden sehen sowie eine PDF-Datei seines Stundenkontos von abgeschlossenen Monaten erstellen.

Bei Aktivierung der Zeiterfassung kann über folgenden Link gestempelt werden:

https://app.pep-ito.de/chronology. Es ist nur möglich diesen Link aufzurufen, wenn die Zeiterfassung auf dem entsprechenden Gerät durch einen Administrator aktiviert wurde.

Wichtig: Es darf nur ein Check-in und Check-out pro Tag erfolgen. Es können über den Tag hinweg mehrere Pausen gestempelt werden. 

In der Navigation Abwesenheiten finden Sie eine Übersicht über alle Urlaube und Fehlzeiten die für die Mitarbeiter hinterlegt sind. Um welche Abwesenheit es sich handelt, können Sie anhand der unterschiedlichen Symbole erkennen.

Urlaub, Fortbildung, Elternzeit, Krankmeldung, Überstunden, Kurzarbeit, sonstiges

Die unterschiedlichen Farben in der Übersicht kennzeichnen die verschiedenen Bereiche, in denen die Mitarbeiter verplant sind. Die Farben der Bereiche können Sie in den Einstellungen unter Einsatzobjekte ändern.
Ist eine Abwesenheit farbig hinterlegt und mit einem Ausrufzeichen versehen, so ist das ein Hinweis darauf, dass hier noch ein Konflikt besteht. Beispielsweise wenn der Mitarbeiter trotz Abwesenheit noch im Dienstplan verplant ist.

Blau eingefärbte Sonnenschirmchen stehen für genehmigte Urlaube und schwarze Sonnenschirmchen weisen auf einen noch nicht bearbeiteten Urlaubsantrag hin. Ein halber Tag Urlaub wird durch einen Sonnenschirm gekennzeichnet, der nur die Hälfte des Feldes einnimmt.

Befinden Sie sich in der Navigation Abwesenheiten, so können Sie über den Aktionsbutton +Abwesenheit eine neue Abwesenheit erstellen. Hier können Sie entweder einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen sowie einer ganzen Gruppe oder über alle Mitarbeiter hinweg eine Abwesenheit hinzufügen.

Alternativ können Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das + des entsprechenden Tages klicken und die Abwesenheit direkt für den betroffenen Mitarbeiter eintragen. In der Maske, die sich nach dem Klick auf das + öffnet, sehen Sie als Planungshilfe rechts das Urlaubskonto des Mitarbeiters.

Wenn ein Urlaub bei Eintragung nicht direkt genehmigt werden soll, klicken Sie einfach auf Speichern ungenehmigt.

Wählen Sie einen Tag aus, für den schon eine Abwesenheit existiert, so kann diese bearbeitet werden.

Klicken Sie auf die Navigation Abwesenheiten, erscheint Ihnen vorerst eine Monatsübersicht der Abwesenheiten. Möchten Sie nun eine Jahresübersicht erhalten, dann wählen Sie oben rechts die Kacheln aus.

Hier erhalten Sie eine Übersicht der Abwesenheiten aller Mitarbeiter über das komplette Jahr hinweg. Durch das Auswählen eines bestimmten Tages können auch hier Abwesenheiten hinzugefügt oder bearbeitet werden.

Wenn Sie nur ausgewählte Mitarbeiter angezeigt bekommen möchten, weil Sie beispielsweise die Abwesenheiten abgleichen möchten, so können Sie das über die Filterfunktion im Rahmen der Abwesenheitsübersicht machen.

Hier können Sie nach Gruppen bzw. Einsatzobjekten filtern. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise vor Genehmigung eines Urlaubes abgleichen müssen, ob eine Vertretung verfügbar wäre.

Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan

In pepito gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan und die Zeiterfassung ohne Planung.

Wenn Sie die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan wählen, so werden die gestempelten Zeiten mit den im Dienstplan geplanten Zeiten gegenübergestellt und abgeglichen.
Schließlich werden nur die Stempelzeiten gezählt, die mit dem Plan übereinstimmen.
Kommt ein Mitarbeiter also beispielsweise früher als im Plan vorgesehen, so bekommt der Mitarbeiter diese frühere zusätzliche Zeit nicht im Stundenkonto angerechnet. Die Zeiterfassung läuft in diesem Beispiel erst zum Startzeitpunkt im Dienstplan. Kommt der Mitarbeiter hingegen später, als im Plan hinterlegt, so startet die Zeiterfassung zu diesem späteren Zeitpunkt.

Die originalen Stempelzeiten können vom Administrator oder vom Planer rückwirkend immer nachvollzogen und verändert werden. Ist das Längerbleiben eines Mitarbeiters beabsichtigt, so kann der Zeiteintrag bearbeitet und die Überstunden angerechnet werden.
Mit dieser Art der Zeiterfassung können keine ungewollten Überstunden generiert werden.

Zeiterfassung ohne Planung

In pepito gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die Zeiterfassung ohne Planung und die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan.

Wählen Sie die Zeiterfassung ohne Planung, so wird jede über die Zeiterfassung gestempelte Minute Arbeitszeit im Stundenkonto des Mitarbeiters vermerkt. Die Zeiterfassung ist unabhängig von der Dienstplanung.

Über die Navigation Zeiterfassung erhalten Sie eine Übersicht aller Zeiteinträge, die in pepito generiert wurden.

Hier können Sie über + Zeiteintrag hinzufügen manuell neue Zeiteinträge erstellen oder schon bestehende Einträge bearbeiten. Möchten Sie den Stempel bearbeiten, so klicken Sie einfach auf das Stempelsymbol. Soll die Ist-Zeit bearbeitet werden, können Sie das über das Symbol mit dem Stift machen.

Bearbeitete Einträge sind mit einem * gekennzeichnet, so dass Sie diese direkt identifizieren können. Wenn Sie auf einen bearbeiteten Eintrag klicken, öffnet sich eine Maske mit Informationen bezüglich dieses Eintrages. In dieser Maske können Sie über die zwei nach unten gerichteten Pfeile die originalen Stempelzeiten jederzeit wieder abrufen.

Über die Filterfunktion oben rechts können Sie sich bestimmte Mitarbeiter und einen ausgewählten Zeitraum anzeigen lassen.

Unter dem Navigationspunkt Fehlzeit in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtlicher Fehlzeiten, die in pepito für den Mitarbeiter angelegt wurden.
Wenn Sie auf die Jahreszahl unter Fehlzeit klicken, so können Sie sich auch die Fehlzeiten der vergangenen Jahre anzeigen lassen.

Über + neue Fehlzeit kann eine neue Fehlzeit für den Mitarbeiter hinzugefügt werden.
pepito kann unter folgenden Fehlzeiten unterscheiden:

• Krankmeldung (mit und ohne AU)
• Kind krank (mit und ohne AU)
• Fortbildung
• Überstundenabbau
• Elternzeit
• Kurzarbeit
• sonstiges

In den Auswertungen der Stundenkonten erhalten Sie eine Übersicht der Über- und Unterstunden aller Mitarbeiter.
Diese ergeben sich durch: Ist - Soll abzgl. Abwesenheiten + manuelle Zeiteinträge

Soll ist immer die im Arbeitsvertrag hinterlegte Arbeitszeit.
Ist gibt die tatsächliche Arbeitszeit wieder. Diese kommt bei Aktivierung der Zeiterfassung über pepito aus den Zeiteinträgen, bzw. bei Accounts ohne Zeiterfassung aus den Planzeiten im Dienstplan.
Manuelle Zeiteinträge sind die manuell hinzugefügten Zeiteinträge in der Personalakte.

Über den Button Export werden Ihnen die Auswertungen in eine Excel-Datei exportiert.

Über Analyse filtern können Zeitraum und Mitarbeiter gefiltert werden.

In den Auswertungen über die Abwesenheiten erhalten Sie die Information, wie viele Tage ein Mitarbeiter für den gefilterten Zeitraum je Abwesenheit gefehlt hat.

Über den Button Export können Sie sich die Auswertungen in eine Excel-Datei exportieren lassen.

Über den Button Urlaub kann das Urlaubskonto eingesehen und Urlaubsanträge gestellt werden. In der Webversion kann man zudem die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen.

Kann ich E-Mails-Weiterleiten?

Mit Hilfe einer E-Mail-Weiterleitung auf eine gewünschte E-Mail-Adresse, kann der Mitarbeiter direkt per Mail über freigegebene Dienstpläne sowie auch genehmigte/abgelehnte Urlaube informiert werden.

In den Auswertungen über den Jahresurlaub erhalten Sie eine Übersicht der Urlaubskonten der Mitarbeiter auf Jahresbasis.

Über den Export-Button können Sie sich die Auswertungen in eine Excel-Datei exportieren lassen.

Über Analyse filtern kann die Auswertung nach ausgewählten Mitarbeitern gefiltert werden.

Unter Einstellungen können Konfigurationen eingestellt werden. Darunter zählen zum Beispiel - der Name des Unternehmens und die Tage, die in der Planung angezeigt werden sollen.

Weiterhin kann eingestellt werden, wie pepito Meldungen an Planer bzw. Mitarbeiter versendet sowie Grundeinstellungen zur Zeiterfassung vorgenommen werden.

Auch optisch kann pepito individualisiert werden.

Sie können ihr Unternehmenslogo an dieser Stelle hochladen und somit wird z.B. auf der Loginseite ihr Unternehmenslogo angezeigt.

Weitere Einstellungen, die vorgenommen werden können, sind das Anlegen von Gruppen, das Anlegen von Einsatzobjekten sowie das Verwalten von Vorlagen sowie das Pflegen von Feiertagen. 

Die Spracheinstellung ist auf Deutsch festgelegt. 

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage für die Einsatzplanung. Hier wird definiert, welchen Personalbedarf das Unternehmen in den jeweiligen Bereichen sieht. Es werden vorerst leere Stellen erstellt. Mitarbeiter werden noch nicht zugeordnet.

Über +leeren Schichtplan anlegen wird zunächst definiert, in welchem Zeitraum der Bereich allgemein verplant werden darf.

Über das + können Sie nun eine leere Stelle anlegen. Hier werden die konkreten Zeiten eingepflegt, in denen dieser Bereich von einem Mitarbeiter besetzt sein soll. 

So legen Sie alle leeren Stellen für die jeweiligen Bereiche an, bevor Sie in der Einsatzplanung das Personal mit einbeziehen.

In der Einsatzplanung erfolgt die Planung des Personals. Die im Bedarfsplan erstellten leeren Stellen werden nun per Drag & Drop mit den Mitarbeitern befüllt.
Grün hinterlegte Stellen sind schon besetzte Stellen. Ist die Stelle rot eingefärbt, so ist diese noch nicht verplant. Stellen, die gelb markiert sind, sind teilweise schon besetzt aber noch nicht vollständig.
Links sehen Sie alle Mitarbeiter aufgelistet, die einen gültigen Arbeitsvertrag hinterlegt haben und mind. einer Gruppe bzw. Einsatzobjekt zugeordnet sind. Durch einen einfachen Klick auf einen Mitarbeiter sehen Sie die Differenz aus der im Arbeitsvertrag angegebenen Arbeitszeit und der verplanten Zeit im Dienstplan. So können Sie stets überprüfen, ob alle Mitarbeiter vollständig verplant wurden.

Möchten Sie einen Mitarbeiter aus der Planung entfernen, so müssen Sie nur auf den Namen in der entsprechenden Stelle klicken und die Stelle wird wieder frei.

Wenn Sie bei einer freien Stelle nicht auf Anhieb wissen, wen Sie hier verplanen können, so kann Ihnen ein einfacher Klick auf die betroffene Stelle Abhilfe verschaffen. Nun werden in der rechten Spalte alle Mitarbeiter aufgelistet, die die Berechtigung besitzen, in dieser Stelle zu arbeiten. Das kann beispielsweise bei der Suche nach einer Vertretung hilfreich sein.

Wenn Sie die Planung abgeschlossen haben und keine Konflikte mehr bestehen, so können Sie oben rechts die Woche freigeben. Nun können auch die Mitarbeiter den Dienstplan sehen.
Sollten sich nach der Freigabe Änderungen ergeben, so können Sie die Freigabe zurückziehen und Anpassungen machen.

Wenn Sie bereits Vorlagen des Einsatzplanes erstellt haben, so können Sie über den Button Wochen-Vorlage einlesen eine passende Vorlage auswählen und diese entweder mit Hilfe des in grün hinterlegtes Pluszeichen an die vorhandene Planung anhängen oder durch die in Gelb hinterlegten Pfeile die vorhandene Planung überschreiben.

Wenn Sie einen Dienstplan erstellt haben, der für die kommende Zeit dupliziert werden soll, können Sie die Woche fortschreiben. Hier können Sie festlegen, in welchem Turnus und bis wann die Woche dupliziert werden soll.

Wenn Sie Ihren Einsatzplan drucken oder als PDF angezeigt bekommen möchten, dann können Sie oben rechts auf Druck vorbereiten klicken. Nun können Sie auswählen, ob der Einsatzplan nach Einsatzobjekt oder nach Mitarbeiter angezeigt werden soll.

Wenn Sie auf Einsatzplan drucken klicken, dann wird eine PDF generiert.

Im Bereich Zuordnung in der Personalakte werden dem Mitarbeiter die Gruppe und die Einsatzobjekte zugeordnet.

Unter Hauptregion für Feiertage wird die Region ausgewählt, in der der Standort des Unternehmens liegt, für die der Mitarbeiter arbeitet. So kann sichergestellt werden, dass pepito dem Mitarbeiter die richtigen Feiertage zuordnet.

Über die Gruppenzugehörigkeit wird die Qualifikation des Mitarbeiters definiert. 

Einsatzobjekte beschreiben die Bereiche, in denen der Mitarbeiter arbeiten darf. Grundsätzlich kann der Mitarbeiter in der Dienstplanung nur in den Objekten verplant werden, denen er zugeordnet wurde.

Die Gruppen und Einsatzobjekte können in den Einstellungen individuell angelegt und definiert werden.

Im Login - Bereich in der Personalakte gibt es die Möglichkeit eine Rolle für den Mitarbeiter festzulegen. pepito kann hier zwischen dem Mitarbeiter, einem Planer und einem Administrator unterscheiden.

Der Mitarbeiter hat die eingeschränktesten Rechte im Programm. Dieser bekommt einen eigenen Mitarbeiterzugang, über welchen er sein Stundenkonto, sein Urlaubskonto und den Dienstplan stets im Blick behalten kann. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen und Nachrichten innerhalb der Software verschicken.

Der Planer hat grundsätzlich die gleichen Funktionen wie ein normaler Mitarbeiter. Darüber hinaus lassen sich für den Planer individuell verschiedene Lese- und Schreiberechte definieren. Über den zusätzlichen Navigationspunkt Rechte,der erscheint, sobald man die Rolle Planer auswählt und auf speichern klickt, kann man diese festlegen.

Als Administrator haben Sie den vollen Umfang aller Funktionen im Programm.

Nach Ablauf des Testaccount wird der Account inkl. aller Daten gelöscht, sofern kein gemeinsamer Vertrag vorliegt. Sollten Sie sich jedoch rechtzeitig für pepito entscheiden, wird Ihr Account in einen vollwertigen Account umgewandelt, sodass Ihre Daten nicht verloren gehen. Halten Sie hierzu bitte zeitnah Rücksprache mit uns.

Der Vertrag ist auf ein Jahr festgelegt.

Erzähl mir mehr:--> https://pep-ito.de/preise

Das Dashboard ist eine zentrale Übersicht in pepito.

Es bietet dem Admin und Planer eine Übersicht, welcher Mitarbeiter von wann bis wann an diesem Arbeitstag anwesenden ist und ob er eingecheckt hat. Das Weitern bietet es eine Auswertung über Arbeitszeiten und Abwesenheiten des jeweiligen Mitarbeiters. Es gibt einen Ausblick über die nächsten 14 Tage, welche Urlaubsanträge gestellt wurden sowie über die eingegangenen Krankmeldungen.

Hier wird definiert, welche Arbeitszeiten und Schichten (also „Einsätze“) durch die Mitarbeiter des Unternehmens abgedeckt werden sollen.

Das können Arbeitsmittel sein, die gebraucht werden (z.B.verschiedene Unternehmensbereiche aber auch mobile Geräte, Fahrzeuge). Dies können aber auch Mitarbeiter sein, die unterschiedliche Schichtzeiten abdecken sollen und alle zum Firmenalltag gehörenden Aufgaben abarbeiten. Wer oder was gebraucht wird, hinterlegt der Planer in der Rubrik „Bedarf“. Ein solcher Bedarf kann für sich stehen oder den kombinierten Einsatz von Objekten bzw. Mitarbeitern erfordern, etwa wenn für eine Aufgabe mehrere Angestellte benötigt werden.

In dieser Rubrik können Planer in pepito...

- Schichten und Arbeitszeitfenster für Einsatzobjekte (Bereiche) definieren

- den Personalbedarf zeitabhängig für spezifische Tätigkeiten beschreiben

- den wöchentlichen Personalbedarf als Vorlage speichern

Die Einsatzplanung in pepito ist das Gegenstück zur Bedarfsplanung. Hier werden die Einsatzobjekte dem Mitarbeiter, Räume, Geräte, Fahrzeuge dem zu deckenden Bedarf zugeordnet. Beispielsweise weisen Planer in der Einsatzplanung die Fachkräfte den Arbeitszeiten zu, die abgedeckt werden müssen.

In der Einsatzplanung können...

- die Verfügbarkeiten von Mitarbeitern geprüft werden

- die Mitarbeiter dem Personalbedarf zugeordnet werden

- detaillierte Tages- und Wochenplanungen erstellt werden

- verschiedene Bereiche durch spezielle Filter übersichtlich dargestellt werden

- die Auslastungen der Angestellten anhand von Analysedaten geprüft werden

- Freigabemechanismen zur Prüfung der Planung genutzt werden

Im Einsatzplan werden die Ressourcen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, verwaltet. Hier ordnen Planer die Mitarbeiter den in der Bedarfsplanung definierten Anforderungen je Einsatzobjekt zu. Dies kann in pepito einfach per Mit Drag & Drop erledigt werden. Automatisch berücksichtigt pepito eventuelle Probleme, wie Überschreitungen der Höchstarbeiterzeiten von Mitarbeitern oder Abwesenheiten durch Urlaube und Krankheiten. Am Ende der Einsatzplanung steht der fertige Dienstplan, der nochmals geprüft und freigegeben werden kann.

Im Zusatzmodul „Zeiterfassung“ kann die Dokumentation der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter erfolgen. Hier werden Arbeitsbeginn und –ende sowie Pausen registriert und gespeichert. Bei Dienstbeginn wird ein erster Zeitstempel gesetzt. Dies kann durch die Anmeldung an einem Terminal, das Einloggen am Rechner oder über mobile Endgeräte etc. erfolgen. Pausen sind entweder im System hinterlegt, können vom Mitarbeiter selbst registriert oder via Abfrage dokumentiert werden. Der Abschluss des Arbeitstages wird als Check Out (Feierabend) angegeben. Automatisch vergleicht pepito die Ist-Arbeitszeiten mit dem hinterlegten Soll und berechnet Plus- oder Minusstunden für die Lohnbuchhaltung.

In pepito werden alle wichtigen Informationen zu jedem Mitarbeiter in einer digitalen Personalakte gespeichert. Diese übernimmt die Funktion der klassischen Personalakten und dokumentiert alle Daten transparent sowie übersichtlich. Hinterlegt werden können Stammdaten wie Adresse und Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen und der Arbeitsvertrag. Führerscheine und Kopien von Urkunden finden ebenso Platz in der Personalakte von pepito. Gespeichert werden können darüber hinaus Notizen von Mitarbeitergesprächen, dienstliche Informationen und vereinbarte Arbeitszeiten sowie Urlaubsregelungen und Krankmeldungen. Diese erlauben es, genommene Urlaubstage mit dem Anspruch des Mitarbeiters abzugleichen.

Was meint pepito mit dem Begriff Nachrichten?

Nachrichten in pepito können Hinweise des Programms selbst oder Mitteilungen an Mitarbeiter bzw. Planer sein, die dann per Mail versendet werden. Ebenso erhalten Verantwortliche in pepito beispielsweise eine Nachricht, wenn ein neuer Urlaubsantrag eines Mitarbeiters digital eingereicht wurde. Genehmigt der Entscheider den Urlaub, wird der Mitarbeiter wiederum darüber per Mail informiert. Die Nachrichten unterrichten Beteiligte also über Ereignisse in pepito. Administratoren können unter "Einstellungen und Konfiguration" festlegen, für welche Ereignisse Nachrichten versendet werden sollen. Über das Nachrichtensystem können Angestellte sowie Planer zudem Mitteilungen versenden.

Der Kalender bietet in pepito eine Übersicht über Geburtstage, Feiertage, andere wichtige Ereignisse und über die Abwesenheiten der Angestellten (Urlaube, Krankmeldungen). Hier können Planer auch neue Ereignisse hinzufügen, beispielsweise eine Firmenfeier. Es kann ausgewählt werden, welche Mitarbeiter teilnehmen und welcher zeitliche Rahmen vorgesehen ist. Das Ereignis wird dann auf Wunsch den Mitarbeitern im Dienstplan angezeigt. Der Kalender generiert damit eine praktische Übersicht über relevante Termine.

Detailliere Analysen und Auswertungen helfen Planern in pepito dabei, den Überblick über relevante Abläufe im Unternehmen zu behalten. Die entsprechenden Daten erhebt pepito durch die Dokumentation der Arbeitszeiten, der An- und Abwesenheiten und den Abgleich zwischen Ist- und Soll-Arbeitsstunden. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für anderen Einsatzobjekte, wie die Nutzungszeiten von Fahrzeugen oder die Belegung von Räumen. Daher können Entscheider Auswertungen zu Auslastungen, Ausfallzeiten, in Anspruch genommenen Urlauben, Krankenständen, Plus- und Minusstunden und weitere Analyse aufrufen. Filter erleichtern es, die gesuchten Informationen zu finden und die relevanten Inhalte auszuwerten.

Das Stundenkonto ist ein wesentliches Element der Berechnung von Über- oder Minusstunden in pepito. Da in der digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters die im Arbeitsvertrag festgelegte wöchentliche Arbeitszeit gespeichert wurde, ist es dank der Zeiterfassung möglich, zu berechnen, ob ein Mitarbeiter mehr oder weniger arbeitet als vertraglich festgelegt. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen, im Home-Office oder bei Gleitzeitregelungen ist ein solcher Abgleich möglich. Werden Überstunden geleistet, dann füllt sich das Stundenkonto in pepito. Der Mitarbeiter sammelt Plusstunden an. Wenn er diese wieder absetzt, dann leert sich das Stundenkonto. Die genaue Dokumentation aller Einsatzzeiten in pepito hält das Stundenkonto stets aktuell. Es ist zudem für Mitarbeiter über deren persönliches Login und für Entscheider im Unternehmen einsehbar.

Einsatzzeiten sind Zeiten, zu denen Mitarbeiter für das Unternehmen tätig waren. Einsatzzeiten sind die Zeiten, in denen der jeweilige Mitarbeiter je Bereich sowie dem gewählten Zeitraum verplant ist. Dies sind im klassischen Sinne Arbeitszeiten, die etwa vor Ort, unterwegs bei Kunden oder im Home-Office geleistet wurden. Die Angestellten sind hier gewissermaßen „im Einsatz“ für das Unternehmen. Um Einsatzzeiten zu dokumentieren, bietet pepito die Möglichkeit, die Zeiterfassung automatisiert zu übernehmen. Dazu protokolliert pepito Anfang und Ende der täglichen Arbeitszeit. Dies kann über Terminals, die Anmeldung am PC, eine persönliche Eingabe oder via App erfolgen. Auch die Koppelung mit Kassensystemen ist möglich. Tritt ein Mitarbeiter seinen Dienst an, dann beginnt die Protokollierung der Einsatzzeit. Unterbrechungen wie Pausen werden ebenso festgehalten. Am Ende des Arbeitstages (am Einsatzende) erfolgt schließlich das Ausloggen aus dem System.

Abwesenheiten können geplant oder ungeplant sein. Gemeint sind damit alle Zeiten, in denen die Mitarbeiter dem Unternehmen nicht zur Verfügung stehen. Dies können Urlaube und Weiterbildungen sowie das Absetzen von Überstunden sein (geplant), aber auch Krankenzeiten (ungeplant). Damit die Verwaltung der Dienstzeiten noch einfacher wird, fasst pepito diese Abwesenheiten in einer Übersicht zusammen, sodass Planer auf einen Blick sehen, welche Mitarbeiter anwesend sind und welche nicht. Aktuelle Urlaube, Krankenstände und mehr werden hier aufgelistet. Nicht anwesende Mitarbeiter können bei der Einsatzplanung auch berücksichtigt werden. Damit hier bei der Planung keine Fehler passieren, gleicht pepito im Hintergrund gemeldete Abwesenheiten mit den aktuellen Planungen ab.

 Zur Vereinfachung des Abwesenheits-Managements können in pepito Urlaubsanträge von Mitarbeitern digital eingereicht, vom Planer genehmigt und dann automatisch in die Einsatzplanung übernommen werden. Auch Krankmeldungen können ohne viel Aufwand in die Kalender übernommen werden.

Der Jahresurlaub umfasst alle einem Mitarbeiter pro Jahr zustehenden Urlaubstage. Das kann der gesetzliche Mindesturlaub sein, das kann ebenso ein im Arbeitsvertrag individuell vereinbarter, über den Mindesturlaub hinausgehender Anspruch sein. Dabei bildet pepito den kompletten Workflow – von der Beantragung des Urlaubs durch den Mitarbeiter über die Genehmigung durch Entscheider bis zur Übernahme in die Personalplanung - ab. Zur Verwaltung des Jahresurlaubs ist ein Urlaubsmanager in pepito integriert, der die Abwesenheiten der Mitarbeiter registriert. Urlaubs- und Stundenkonten werden direkt aktualisiert und sind daher immer auf dem neuesten Stand.

Mit Hilfe der Einstellungen kann pepito spezifisch für die Anforderungen des Unternehmens konfiguriert werden. So ist es beispielsweise möglich, die Region einzustellen, in der eine Firma ansässig ist. Dies ist für die Berücksichtigung regionaler Feiertage bei der Dienstplanung relevant. Weitere Konfigurationsmöglichkeiten erlauben das automatisierte Erfassen der Arbeitszeiten und den Ist-Soll-Abgleich mit Arbeitszeitkonten. Diese Konfigurationen betreffen in pepito die Auswahl, ob die Dokumentation von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen mit voreingestellten Arbeitszeiten oder ohne Vorausplanung stattfinden soll. Ebenso können Entscheider auswählen, ob eine gerätebasierte Aktivierung der Stundenerfassung genutzt werden soll, die nur für bestimmte Rechner gilt. Darüber hinaus erlauben optische Anpassungen des Arbeitszeitkontos dessen Personalisierung. Für jeden Mitarbeiter kann die Zeiterfassung individuell aktiviert oder deaktiviert werden.

Gruppen kennzeichnen in pepito die Qualifikation von Mitarbeitern. Dies können Mitarbeiter mit einer ähnlichen beruflichen Bildung sein (etwa kaufmännische Angestellte vs. medizinische Angestellte in einer Gesundheitseinrichtung). Dies können aber auch Mitarbeiter sein, die bestimmte Weiterbildungen absolviert haben und daher über spezifische Berechtigungen verfügen (etwa Mitarbeiter mit LKW-Führerschein). Relevant sind diese Gruppen überall dort, wo es von der Qualifikation der Mitarbeiter abhängt, in welchen Bereichen sie eingesetzt werden. Gibt es in einer Gesundheitseinrichtung beispielsweise kaufmännisch und medizinisch ausgebildete Mitarbeiter, dann sollte in der Planung beim Abdecken der Betriebszeiten auch berücksichtigt werden, ob ein Mitarbeiter aufgrund seiner Ausbildung in einem gegebenen Bereich eingesetzt werden kann. Gruppen vereinfachen diese Planungsprozesse und vermeiden fehlerhafte Zuweisungen von Mitarbeiter zu Dienstzeiten und Aufgaben. Die Gruppen können in pepito im Menü "Einstellungen" unter "Gruppen" verwaltet werden. Hier erstellen Entscheider neue Gruppen, benennen diese und weisen den Gruppen Mitarbeiter zu.

Einsatzobjekte dienen dem Ressourcenmanagement in pepito. Hierbei kann es sich um Abteilungen, Standorte, Räume oder Geräte handeln. Auch Mitarbeiter sind in diesem Sinne „Einsatzobjekte“, denn sie stellen wichtige Ressourcen für das Unternehmen dar, um die tagtäglichen Aufgaben zu bewältigen.

Im Unternehmen müssen vorgegebene Arbeitszeitfenster oder Schichten besetzt werden, Notdienste gewährleistet oder Projekte betreut werden. Hierbei entsteht ein Bedarf an Personal und auch an spezifischen Fähigkeiten. Denn je nach fachlicher Ausbildung, Qualifikation und Know-how werden Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben im Unternehmen eingesetzt. Ein Bedarf kann ebenso im Hinblick auf mobile Geräte, Fahrzeuge oder Räume und Rechner entstehen, also verschiedenste Arbeitsmittel. Einsatzobjekte fassen all das zusammen und bezeichnen alles, was im Unternehmen gebraucht wird, um Aufgaben zu erledigen. In pepito dürfen die Einsatzobjekte völlig frei definiert werden. Mit dem Zuweisen einer Farbe sowie eines Icons sind sie auch visuell klar erkennbar.

Manche Einsatzobjekte werden zeitgleich „gebucht“. Beispielsweise benötigt der Fahrer eines Apotheken-Lieferdienstes ein Fahrzeug, um seine Transport-Aufgaben zu erledigen. Dieses Fahrzeug wird nicht nur von ihm genutzt, sondern auch von anderen Mitarbeitern gefahren. In der Personalakte in pepito kann für jeden Mitarbeiter dabei festgelegt werden, ob er berechtigt ist, das Fahrzeug zu verwenden oder in einem bestimmten Bereich zu arbeiten. Diese Verknüpfungen können in pepito hinterlegt werden, sodass sie bei der späteren Planung automatisch Anwendung finden.

Einmal erstellte Bedarfspläne können in pepito als Vorlage gespeichert werden. Damit bietet sich die Möglichkeit, Arbeitszeitfenster und Schichten mit Beginn, Arbeitsende und Pausen einmalig zu erstellen und als Vorlage immer wieder zu verwenden. Vorlagen können für einzelne Wochen oder für mehrere Wochen am Stück genutzt werden. Die passende Vorlage wird hierzu ausgewählt und auf den zukünftigen Bedarfsplan angewandt. In den einzelnen Bereichen können Vorlagen erstellt werden, genauso wie in der Einsatzplanung und Bedarfsplanung.

Es empfiehlt sich die Vorlage in der Einsatzplanung zu Erstellung, weil hier die Mitarbeiter in den Vorlagen inkludiert sind.

Die Schnellplanung ermöglicht darüber hinaus das automatische Erstellen einer Bedarfsplanung. Vorlagen in der Einsatzplanung werden durch Drag & Drop (schnell Planung) erstellt, selbst wenn noch keine Einsatzplanung definiert wurde. Die Bedarfsplanung erstellt pepito dann im Hintergrund und erlaubt es, die Planung dann ebenso als Vorlage zu speichern. Die Vorlagen können individuell bearbeitet, benannt und sortiert werden.

In pepito werden Feiertage berücksichtigt, auch die je nach Bundesland nicht einheitlich geregelten. Um die Konfigurationen an den Standort des Unternehmens anzupassen, stellen Planer ein, in welchem Bundesland die Mitarbeiter tätig sind. Dies ist in den Einstellungen unter Einsatzobjekte und Region möglich. Danach können die Mitarbeiter per Drag & Drop dem Dienstplan zugeordnet werden, wobei pepito länderspezifische Feiertage bei der Zuweisung berücksichtigt, ebenso bei der Berechnung der Stundenkonten. Besitzt ein Unternehmen Filialen in mehreren Bundesländern, dann können Entscheider die länderspezifischen Einstellungen für jeden Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen individuell festlegen. Nach Auswahl der Mitarbeiter ist dies unter dem Punkt "Zuordnung" und "Hauptregion für Feiertage" möglich. Wird ein Mitarbeiter dann an einem Feiertag eingeplant, erscheint eine Warnmeldung. Ist das Unternehmen aber auch an Feiertagen geöffnet, dann ist die Zuweisung dennoch möglich.