pepito - plan es einfach

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Hilfestellung zu häufig aufkommenden Fragen

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Ja, jeder Neukunde erhält für alle Beteiligten eine umfangreiche online Einführung, sodass der Umgang mit der digitalen Personalakte, der Personaleinsatzplanung, dem Urlaubsmanager sowie der Zeiterfassung leicht erlernt wird und somit der Einsatz von pepito schnell und effektiv gewährleistet wird. Über das Kontaktformular können ebenfalls individuelle online Schulungen angefragt werden.

Wir erstellen Ihnen gern ihr individuelles Angebot, sprechen Sie uns einfach direkt an. 

Ja, jeder Neukunde erhält für alle Beteiligten eine umfangreiche online Einführung, sodass der Umgang mit der digitalen Pers... 

Video - Tutorials finden sie auf unserer Webseite sowie auf unserem Youtube Kanal, zu folgenden Themen:

Website:

Digitale Personalakte: In diesem Tutorial wird Ihnen der Umgang mit der digitalen Personalakte erklärt, das Anlegen von Mitarbeitern und weitere nützlich Funktionen, die Ihnen die digitale Personalakte zur Personalverwaltung liefert.


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Personalplanung Schnellplanungsfunktion: In diesem Tutorial erfahren sie, wie sie die Schnellplanungsfunktion einsetzen und so mit Drag & Drop sehr schnell und einfach eine ganze Woche planen.


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Urlaubsmanager & Fehlzeitenmanager: Wie sie die Urlaubskonten ihrer Mitarbeiter verwalten, Urlaube beantragt und genehmigt werden können wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.

https://pep-ito.de/funktionen/digitaler-urlaubsmanager

Zeiterfassung: Welche vorteilhaften Funktionen Ihnen unsere Zeiterfassung bietet, wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.


LINK:


Youtube Kanal:

Sofort Live Test: Wir bieten unseren Interessenten die Möglichkeit, pepito mit allen Funktionen Live zu testen, ohne sich registrieren zu müssen. Was sie in dem Testbereich erwartet und wie sie sich schnell in pepito zurechtfinden, wird Ihnen in diesem Tutorial erklärt.


LINK:

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Ja, können Sie. Die E-Mail-Adresse ist lediglich notwendig, wenn ein Mitarbeiter selbstständig auf seinen Account zugreifen, seine Dienste einsehen, Planungen ausdrucken oder Urlaube beantragen möchte. Ist ein Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse angelegt, erhält dieser z.B. keine Informationen darüber, wenn eine Planung freigegeben wurde oder sich eine Planänderung in pepito ergeben hat.  

Ja, können Sie. Die E-Mail-Adresse ist lediglich notwendig, wenn ein Mitarbeiter selbstständig auf seinen Account zugreifen, ... 

Nach Ablauf des Testaccounts wird der Account inkl. aller Daten archiviert. Sobald Sie pepito in dem für Sie passenden Leistungsumfang verbindlich gebucht haben, stellen wir Ihnen den Account inkl. der bisherig bestehenden Eingaben wieder her, sodass Ihnen der Account mit dem letzten Stand ihrer Eingaben zur Verfügung steht. 

Nach Ablauf des Testaccounts wird der Account inkl. aller Daten archiviert. Sobald Sie pepito in dem für Sie passenden Leistun... 

Ja, wir bieten Neukunden eine Ersteinrichtung an. Wir wissen, wie wichtig es für Unternehmen ist, ein neues System reibungslos und effektiv einzuführen. Die Ersteinrichtung stellt dies für Neukunden sicher, gleichzeitig werden in diesem Zuge, alle zukünftigen pepito Anwender sicher im Umgang mit pepito. Gerade wenn Unternehmen von einem bestehendem System zu pepito wechseln oder mit der Planung mit Excel an Grenzen gestoßen sind, ist die Ersteinführung am wichtigsten, um eine Übergangsphase so kurz wie möglich zu halten. 

Ja, wir bieten Neukunden eine Ersteinrichtung an. Wir wissen, wie wichtig es für Unternehmen ist, ein neues System reibungslos... 

Ja, Sie haben die Möglichkeit die Kontoeinstellungen in der linken Menüleiste unter Einstellungen zu ändern.

(Siehe Screenshot)

Ja, Sie haben die Möglichkeit die Kontoeinstellungen in der linken Menüleiste unter Einstellungen zu ändern. (Siehe S... 

Unter Einstellungen können Grundkonfigurationen eingestellt werden. Darunter zählen zum Beispiel - der Name des Unternehmens und die Tage, die in der Planung angezeigt werden sollen.

Weiterhin kann eingestellt werden, wie pepito Meldungen an Planer bzw. Mitarbeiter versendet sowie Grundeinstellungen zur Zeiterfassung vorgenommen werden.

Auch optisch kann pepito individualisiert werden.

Sie können ihr Unternehmenslogo an dieser Stelle hochladen und somit wird z.B. auf der Loginseite ihr Unternehmeslogo angezeigt.

Weitere Einstellungen die vorgenommen werden können sind das Anlegen von Gruppen, das Anlegen von Einsatzobjekten sowie das Verwalten von Vorlagen sowie das Pflegen von Feiertagen. 

Unter Einstellungen können Grundkonfigurationen eingestellt werden. Darunter zählen zum Beispiel - der Name des Unternehmens ... 

Die Spracheinstellung ist auf Deutsch festgelegt. 

Die Spracheinstellung ist auf Deutsch festgelegt.  

Wie geht der Login bei pepito für ein Mitarbeiter?

  • Der Admin erstellt für den Mitarbeiter eine Personalakte in pepito. Hier wird eine E-Mailadresse des Mitarbeiters hinterlegt und die Zugangsdaten versendet
  • Die Passworterstellung sollte innerhalb von zwei Tagen nach Mailerhalt erfolgen
  • Nach Ablauf dieser zwei Tage ohne Passworterstellung, muss der Planer dem Mitarbeiter erneut eine Mail mit den Zugangsdaten über pepito senden
  • Passwortanforderungen: Mind. 8 Zeichen, ein Groß- und Kleinbuchstabe, ein Sonderzeichen
  • Login über: https://app.pep-ito.de/??????/login
  • Die Fragezeichen sind mit der Domain, die beim Planer erfragt werden kann, auszutauschen
  • Als Benutzername dient die E-Mail-Adresse
  • Das Passwort kann jederzeit über Passwort vergessen in dieser Maske geändert werden

Geht pepito auch für iPhone? 

  • oben genannten Link eingeben
  • über das Rechteck mit dem Pfeil nach oben auf „+ zum Homebildschirm“ klicken und speichern

Geht pepito für auch auf Android?

  • oben genannten Link eingeben
  • über die drei Punkte oben rechts „Zum Startbildschirm hinzufügen“ klicken

Wie geht der Login bei pepito für ein Mitarbeiter? Der Admin erstellt für den Mitarbeiter eine Persona... 

Über den Button Urlaub kann das Urlaubskonto eingesehen und Urlaubsanträge gestellt werden. In der Webversion kann man zudem die Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen.

Über den Button Urlaub kann das Urlaubskonto eingesehen und Urlaubsanträge gestellt werden. In der Webversion kann ma... 

Im Stundenkonto kann der Mitarbeiter die von Ihm geleisteten Über- und Unterstunden sehen sowie eine PDF-Datei seines Stundenkontos von abgeschlossenen Monaten erstellen.

Im Stundenkonto kann der Mitarbeiter die von Ihm geleisteten Über- und Unterstunden sehen sowie eine PDF-Datei seines Stun... 

Bei Aktivierung der Zeiterfassung kann über folgenden Link gestempelt werden:

https://app.pep-ito.de/chronology. Es ist nur möglich diesen Link aufzurufen, wenn die Zeiterfassung auf dem entsprechenden Gerät durch einen Administrator aktiviert wurde.

Wichtig: es darf nur ein Check-in und Check-out pro Tag erfolgen. Es können über den Tag hinweg mehrere Pausen gestempelt werden. 

Bei Aktivierung der Zeiterfassung kann über folgenden Link gestempelt werden:  

Über den Krankmelden-Button hat der Mitarbeiter die Möglichkeit sich direkt über das System krank zu melden und den Planer und Admin darüber zu informieren.

Über den Krankmelden-Button hat der Mitarbeiter die Möglichkeit sich direkt über das System krank zu melden und ... 

Wie wird der Mitarbeiter über Dienstpläne oder genehmigte/abgelehnte Urlaube in pepito informiert?

Kann ich E-Mails-Weiterleitung?

Mit Hilfe einer E-Mail-Weiterleitung auf eine gewünschte E-Mail-Adresse, kann der Mitarbeiter direkt per Mail über freigegebene Dienstpläne sowie auch genehmigte/abgelehnte Urlaube informiert werden.

Wie wird der Mitarbeiter über Dienstpläne oder genehmigte/abgelehnte Urlaube in pepito informiert? 

Nach Login kann der Mitarbeiter zunächst sehen wie er selbst zu arbeiten hat. Möchte er den Dienstplan eines anderen Mitarbeiters oder von seinem eigenen Bereich oder der gesamten Praxis sehen, kann er über das Drucksymbol eine PDF des Wochendienstplans erzeugen.

Nach Login kann der Mitarbeiter zunächst sehen wie er selbst zu arbeiten hat. Möchte er den Dienstplan eines anderen ... 

Für jedes Unternehmen und jede Praxis, die pepito nutzt, wird eine eigene Domain erstellt. Über diese Domain kann sich jeder Mitarbeiter mit Hilfe der in der Personalakte hinterlegten Emailadresse und einem selbst erstellten Passwort in das Programm einloggen.

Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie über Passwort vergessen einen Link zur Erstellung eines neuen Passwortes erhalten. 

Für jedes Unternehmen und jede Praxis, die pepito nutzt, wird eine eigene Domain erstellt. Über diese Domain kann sic... 

Auf dem Dashboard sehen Sie, wer laut dem Dienstplan heute im Einsatz ist.

Weiterhin erscheinen hier noch nicht bearbeitete eingereichte Urlaubsanträge und eingereichte Krankmeldungen. Sobald ein Urlaubsantrag bearbeitet wurde, wird dieser nicht mehr in der Liste der unbearbeiteten Anträge angezeigt, sondern unter Aktuelles. Krankmeldungen können zur Kenntnis genommen werden und erscheinen im Anschluss ebenfalls unter Aktuelles.

Auf dem Dashboard sehen Sie, wer laut dem Dienstplan heute im Einsatz ist. Weiterhin erschein... 

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage für die Einsatzplanung. Hier wird definiert, welchen Personalbedarf das Unternehmen in den jeweiligen Bereichen sieht. Es werden vorerst leere Stellen erstellt. Mitarbeiter werden noch nicht zugeordnet.

Über +leeren Schichtplan anlegen wird zunächst definiert, in welchem Zeitraum der Bereich allgemein verplant werden darf.

Über das + können Sie nun eine leere Stelle anlegen. Hier werden die konkreten Zeiten eingepflegt, in denen dieser Bereich von einem Mitarbeiter besetzt sein soll. 

So legen Sie alle leeren Stellen für die jeweiligen Bereiche an, bevor Sie in der Einsatzplanung das Personal mit einbeziehen.

Die Bedarfsplanung dient als Grundlage für die Einsatzplanung. Hier wird definiert, welchen Personalbedarf das... 

In der Einsatzplanung erfolgt die Planung des Personals. Die im Bedarfsplan erstellten leeren Stellen werden nun per Drag & Drop mit den Mitarbeitern befüllt.
Grün hinterlegte Stellen sind schon besetzte Stellen. Ist die Stelle rot eingefärbt, so ist diese noch nicht verplant. Stellen, die gelb markiert sind, sind teilweise schon besetzt aber noch nicht vollständig.
Links sehen Sie alle Mitarbeiter aufgelistet, die einen gültigen Arbeitsvertrag hinterlegt haben und mind. einer Gruppe bzw. Einsatzobjekt zugeordnet sind. Durch einen einfachen Klick auf einen Mitarbeiter sehen Sie die Differenz aus der im Arbeitsvertrag angegebenen Arbeitszeit und der verplanten Zeit im Dienstplan. So können Sie stets überprüfen, ob alle Mitarbeiter vollständig verplant wurden.

Möchten Sie einen Mitarbeiter aus der Planung entfernen, so müssen Sie nur auf den Namen in der entsprechenden Stelle klicken und die Stelle wird wieder frei.

Wenn Sie bei einer freien Stelle nicht auf Anhieb wissen, wen Sie hier verplanen können, so kann Ihnen ein einfacher Klick auf die betroffene Stelle Abhilfe verschaffen. Nun werden in der rechten Spalte alle Mitarbeiter aufgelistet, die die Berechtigung besitzen, in dieser Stelle zu arbeiten. Das kann beispielsweise bei der Suche nach einer Vertretung hilfreich sein.

Wenn Sie die Planung abgeschlossen haben und keine Konflikte mehr bestehen, so können Sie oben rechts die Woche freigeben. Nun können auch die Mitarbeiter den Dienstplan sehen.
Sollten sich nach der Freigabe Änderungen ergeben, so können Sie die Freigabe zurückziehen und Anpassungen machen.

In der Einsatzplanung erfolgt die Planung des Personals. Die im Bedarfsplan erstellten leeren Stellen werden n... 

Wenn Sie bereits Vorlagen des Einsatzplanes erstellt haben, so können Sie über den Button Wochen-Vorlage einlesen eine passende Vorlage auswählen und diese entweder mit Hilfe des in grün hinterlegtes Pluszeichen an die vorhandene Planung anhängen oder durch die in Gelb hinterlegten Pfeile die vorhandene Planung überschreiben.

Wenn Sie bereits Vorlagen des Einsatzplanes erstellt haben, so können Sie über den Button Wochen-Vorlage... 

Wenn Sie einen Dienstplan erstellt haben, der für die kommende Zeit dupliziert werden soll, können Sie die Woche fortschreiben. Hier können Sie festlegen in welchem Turnus und bis wann die Woche dupliziert werden soll.

Wenn Sie einen Dienstplan erstellt haben, der für die kommende Zeit dupliziert werden soll, können Sie die  

Wenn Sie Ihren Einsatzplan drucken oder als PDF angezeigt bekommen möchten, dann können Sie oben rechts auf Druck vorbereiten klicken. Nun können Sie auswählen, ob der Einsatzplan nach Einsatzobjekt oder nach Mitarbeiter angezeigt werden soll.

Wenn Sie auf Einsatzplan drucken klicken, dann wird eine PDF generiert.

Wenn Sie Ihren Einsatzplan drucken oder als PDF angezeigt bekommen möchten, dann können Sie oben rechts auf  

In der Navigation Abwesenheiten finden Sie eine Übersicht über alle Urlaube und Fehlzeiten die für die Mitarbeiter hinterlegt sind. Um welche Abwesenheit es sich handelt, können Sie anhand der unterschiedlichen Symbole erkennen.

Urlaub,Fortbildung,Elternzeit,sonstiges,Krankmeldung,Überstunden,Kurzarbeit

Die unterschiedlichen Farben in der Übersicht kennzeichnen die verschiedenen Bereiche, in denen die Mitarbeiter verplant sind. Die Farben der Bereiche können Sie in den Einstellungen unter Einsatzobjekte ändern.
Ist eine Abwesenheit farbig hinterlegt und mit einem Ausrufzeichen versehen, so ist das ein Hinweis darauf, dass hier noch ein Konflikt besteht. Beispielsweise wenn der Mitarbeiter trotz Abwesenheit noch im Dienstplan verplant ist.

Blau eingefärbte Sonnenschirmchen stehen für genehmigte Urlaube und schwarze Sonnenschirmchen weisen auf einen noch nicht bearbeiteten Urlaubsantrag hin. Ein halber Tag Urlaub wird durch einen Sonnenschirm gekennzeichnet, der nur die Hälfte des Feldes einnimmt.

In der Navigation Abwesenheiten finden Sie eine Übersicht über alle Urlaube&n... 

Befinden Sie sich in der Navigation Abwesenheiten, so können Sie über den Aktionsbutton +Abwesenheit eine neue Abwesenheit erstellen. Hier können Sie entweder einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen sowie einer ganzen Gruppe oder über alle Mitarbeiter hinweg eine Abwesenheit hinzufügen.

Alternativ können Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das des entsprechenden Tages klicken und die Abwesenheit direkt für den betroffenen Mitarbeiter eintragen. In der Maske, die sich nach dem Klick auf das + öffnet, sehen Sie als Planungshilfe rechts das Urlaubskonto des Mitarbeiters.

Wenn ein Urlaub bei Eintragung nicht direkt genehmigt werden soll, klicken Sie einfach auf Speichern ungenehmigt.

Wählen Sie einen Tag aus, für den schon eine Abwesenheit existiert, so kann diese bearbeitet werden.

Befinden Sie sich in der Navigation Abwesenheiten, so können Sie über den Aktionsbutton +Abwesenheit&nbs... 

Klicken Sie auf die Navigation Abwesenheiten, erscheint Ihnen vorerst eine Monatsübersicht der Abwesenheiten. Möchten Sie nun eine Jahresübersicht erhalten, dann wählen Sie oben rechts die Kacheln aus.

Hier erhalten Sie eine Übersicht der Abwesenheiten aller Mitarbeiter über das komplette Jahr hinweg. Durch das Auswählen eines bestimmten Tages können auch hier Abwesenheiten hinzugefügt oder bearbeitet werden.

Klicken Sie auf die Navigation Abwesenheiten, erscheint Ihnen vorerst eine Monatsübersicht der Abwesenhe... 

Wenn Sie nur ausgewählte Mitarbeiter angezeigt bekommen möchten, weil Sie beispielsweise die Abwesenheiten abgleichen möchten, so können Sie das über die Filterfunktion im Rahmen der Abwesenheitsübersicht machen.

Hier können Sie nach Gruppen bzw. Einsatzobjekten filtern. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise vor Genehmigung eines Urlaubes abgleichen müssen, ob eine Vertretung verfügbar wäre.

Wenn Sie nur ausgewählte Mitarbeiter angezeigt bekommen möchten, weil Sie beispielsweise die Abwesenheiten abgleichen... 

Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan

In pepito gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan und die Zeiterfassung ohne Planung.

Wenn Sie die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan wählen, so werden die gestempelten Zeiten mit den im Dienstplan geplanten Zeiten gegenübergestellt und abgeglichen.
Schließlich werden nur die Stempelzeiten gezählt, die mit dem Plan übereinstimmen.
Kommt ein Mitarbeiter also beispielsweise früher als im Plan vorgesehen, so bekommt der Mitarbeiter diese frühere zusätzliche Zeit nicht im Stundenkonto angerechnet. Die Zeiterfassung läuft in diesem Beispiel erst zum Startzeitpunkt im Dienstplan. Kommt der Mitarbeiter hingegen später, als im Plan hinterlegt, so startet die Zeiterfassung zu diesem späteren Zeitpunkt.

Die originalen Stempelzeiten können vom Administrator oder vom Planer rückwirkend immer nachvollzogen und verändert werden. Ist das Länger bleiben eines Mitarbeiters beabsichtigt, so kann der Zeiteintrag bearbeitet und die Überstunden angerechnet werden.
Mit dieser Art der Zeiterfassung können keine ungewollten Überstunden generiert werden.

Zeiterfassung ohne Planung

In pepito gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung. Die Zeiterfassung ohne Planung und die Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan.

Wählen Sie die Zeiterfassung ohne Planung, so wird jede über die Zeiterfassung gestempelte Minute Arbeitszeit im Stundenkonto des Mitarbeiters vermerkt. Die Zeiterfassung ist unabhängig von der Dienstplanung.

Zeiterfassung mit Orientierung am Dienstplan In pepito gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeit... 

Über die Navigation Zeiterfassung erhalten Sie eine Übersicht aller Zeiteinträge, die in pepito generiert wurden.

Hier können Sie über + Zeiteintrag hinzufügen manuell neue Zeiteinträge erstellen oder schon bestehende Einträge bearbeiten. Möchten Sie den Stempel bearbeiten, so klicken Sie einfach auf das Stempelsymbol. Soll die Ist-Zeit bearbeitet werden, können Sie das über das Symbol mit dem Stift machen.

Bearbeitete Einträge sind mit einem gekennzeichnet, so dass Sie diese direkt identifizieren können. Wenn Sie auf einen bearbeiteten Eintrag klicken, öffnet sich eine Maske mit Informationen bezüglich dieses Eintrages. In dieser Maske können Sie über die zwei nach unten gerichteten Pfeilen die originalen Stempelzeiten jederzeit wieder abrufen.

Über die Filterfunktion oben rechts können Sie sich bestimmte Mitarbeiter und einen ausgewählten Zeitraum anzeigen lassen.

Über die Navigation Zeiterfassung erhalten Sie eine Übersicht aller Zeiteinträge, die... 

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Personalakte oben rechts auf + Mitarbeiter hinzufügen. Nun öffnet sich eine neue Maske, in der die relevanten Daten des Mitarbeiters eingegeben werden können. Klicken Sie nach der Eingabe dieser Daten auf Speichern, so öffnen sich innerhalb dieser Maske weitere Navigationspunkte, die nacheinander bearbeitet werden können.

Wichtig: Nur wenn für den Mitarbeiter ein gültiger Arbeitsvertrag in der Personalakte hinterlegt ist, gilt der Mitarbeiter als aktiv und kann sich in pepito einloggen.

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Personalakte oben rechts auf + Mitarbeiter hinzufüge... 

Über die Personalakte eines Mitarbeiters kann über den Navigationspunkt Vertrag ein Arbeitsvertrag hinterlegt werden, in dem Sie auf den Button neuen Arbeitsvertrag einstellen klicken.

Nur Mitarbeiter, die einen gültigen Arbeitsvertrag im Programm hinterlegt haben, können im Dienstplan geplant werden und sich in pepito einloggen.

Über die Angabe des Jahresurlaubsanspruches im Vertrag, kann pepito die Errechnung des Urlaubskontos eines Mitarbeiters stets transparent und korrekt darstellen.

Im Vertrag werden die täglichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters hinterlegt. Aufgrund dieser Angaben, weiß pepito, an welchen Wochentagen der Mitarbeiter wie lange im Optimalfall im Dienstplan verplant werden soll. 

Über die Aktivierung des Wochenwechsels entsteht die Möglichkeit für gerade Wochen andere Arbeitszeiten einzustellen, als in ungeraden Wochen. Dies wird ebenfalls im Stundenkonto und in der Dienstplanung automatisch berücksichtigt.

Über die Personalakte eines Mitarbeiters kann über den Navigationspunkt Vertr... 

Unter dem Navigationspunkt Urlaub in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtlicher Urlaubsanträge, die in pepito für den Mitarbeiter angelegt wurden.
Wenn Sie auf die Jahreszahl unter Urlaubsanträge klicken, so können Sie sich auch die Anträge der vergangenen Jahre anzeigen lassen.

Möchten Sie für den Mitarbeiter einen neuen Urlaub eintragen, so können Sie dies über + Urlaub eintragen erledigen.

Rechts wird Ihnen das Urlaubskonto des Mitarbeiters angezeigt. Der verfügbare Urlaub errechnet sich folgendermaßen:
Urlaubsanspruch + Resturlaub - verfallen - bereits genommen = verfügbarer Urlaub

Unter dem Navigationspunkt Urlaub in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtliche... 

Im Stundenkonto finden Sie eine Übersicht der aufgelaufenen Über- bzw. Unterstunden des Mitarbeiters.

Über den Button + Neue manuelle Zeiteinträge können manuelle Zeiteinträge hinzugefügt werden. Hier können Sie sowohl Über- als auch Unterstunden für den Mitarbeiter anlegen, die dann im Stundenkonto mit einbezogen werden.

Über die Filterfunktion des Zeitraums können Sie einstellen, in welchem zeitlichen Rahmen das Stundenkonto ausgewiesen werden soll.

Über die Monatsübersicht der Arbeitszeiten können Sie nachvollziehen, wie sich das Stundenkonto des Mitarbeiters für den ausgewählten Monat zusammenstellt.

Im Stundenkonto finden Sie eine Übersicht der aufgelaufenen Über- bzw. Unterstunden des Mitarbeiters. Übe... 

Über die Monatsübersicht der Arbeitszeiten im Stundenkonto können Sie nachvollziehen, wie sich das Stundenkonto des Mitarbeiters für den ausgewählten Monat zusammenstellt.

Diese Ansicht, kann sich der Mitarbeiter selbst in seinem Account über das Stundenkonto ebenfalls anzeigen lassen.

Über die Spalte In und Out können Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit des Mitarbeiters entnehmen und in der Spalte Pause sehen Sie, wie viel Pause der Mitarbeiter in Summe an dem Tag gemacht hat.
Die Spalte Ist gibt die reine Arbeitszeit des Mitarbeiters wieder. Die Pause ist hier bereits abgezogen.
In der Spalte Soll wird die im Arbeitsvertrag hinterlegte Arbeitszeit abzüglich einer eventuellen Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder einer sonstigen Fehlzeit ausgewiesen.
Über Tag+/- wird schließlich die Differenz aus Ist und Soll dargestellt.

Weiterhin werden in der Monatsübersicht die Anzahl der Tage in Abwesenheit für den entsprechenden Monat angezeigt.

Über die Monatsübersicht der Arbeitszeiten im St... 

Unter dem Navigationspunkt Fehlzeit in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtlicher Fehlzeiten, die in pepito für den Mitarbeiter angelegt wurden.
Wenn Sie auf die Jahreszahl unter Fehlzeit klicken, so können Sie sich auch die Fehlzeiten der vergangenen Jahre anzeigen lassen.

Über + neue Fehlzeit kann eine neue Fehlzeit für den Mitarbeiter hinzugefügt werden.
pepito kann unter folgenden Fehlzeiten unterscheiden:

  • Krankmeldung (mit und ohne AU)
  • Kind krank (mit und ohne AU)
  • Fortbildung
  • Überstundenabbau
  • Elternzeit
  • Kurzarbeit
  • sonstiges

Unter dem Navigationspunkt Fehlzeit in der Personalakte, finden Sie eine Übersicht sämtlicher Fehlzeiten, die in... 

Im Bereich Zuordnung in der Personalakte werden dem Mitarbeiter die Gruppe und die Einsatzobjekte zugeordnet.

Unter Hauptregion für Feiertage wird die Region ausgewählt, in der der Standort des Unternehmens liegt, für die der Mitarbeiter arbeitet. So kann sichergestellt werden, dass pepito dem Mitarbeiter die richtigen Feiertage zuordnet.

Über die Gruppenzugehörigkeit wird die Qualifikation des Mitarbeiters definiert. 

Einsatzobjekte beschreiben die Bereiche, in denen der Mitarbeiter arbeiten darf. Grundsätzlich kann der Mitarbeiter in der Dienstplanung nur in den Objekten verplant werden, denen er zugeordnet wurde.

Die Gruppen und Einsatzobjekte können in den Einstellungen individuell angelegt und definiert werden.

Im Bereich Zuordnung in der Personalakte werden dem Mitarbeiter die Gruppe und die Einsatzobjekte zu... 

Über den Login Bereich in der Personalakte wird eine E-Mailadresse des Mitarbeiters hinterlegt. Diese E-Mailadresse dient dem Mitarbeiter als Benutzername um sich in pepito einzuloggen.
Wenn Sie die Logindaten an Nutzer senden klicken, dann bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Aufforderung, sich ein Passwort zu setzen. Dieser Link ist in der Regel zwei Tage gültig. Wird innerhalb dieser zwei Tage kein Passwort gesetzt, müssen die Logindaten erneut an den Nutzer gesendet werden.

Weiterhin kann im Login Bereich der Personalakte die Rolle des Mitarbeiters definiert werden. Hier kann zwischen einem normalen Mitarbeiter, einem Planer und einem Administrator unterschieden werden.

Über den Login Bereich in der Personalakte wird eine E-Mailadresse des Mitarbeiters hinterlegt.... 

Im Login Bereich in der Personalakte gibt es die Möglichkeit eine Rolle für den Mitarbeiter festzulegen. pepito kann hier zwischen dem Mitarbeiter, einem Planer und einem Administrator unterscheiden.

Der Mitarbeiter hat die eingeschränktesten Rechte im Programm. Dieser bekommt einen eigenen Mitarbeiterzugang, über welchen er sein Stundenkonto, sein Urlaubskonto und den Dienstplan stets im Blick behalten kann. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen und Nachrichten innerhalb der Software verschicken.

Der Planer hat grundsätzlich die gleichen Funktionen wie ein normaler Mitarbeiter. Darüber hinaus lassen sich für den Planer individuell verschiedene Lese- und Schreiberechte definieren. Über den zusätzlichen Navigationspunkt Rechte, der erscheint, sobald man die Rolle Planer auswählt und auf speichern klickt, kann man diese festlegen.

Als Administrator haben Sie den vollen Umfang aller Funktionen im Programm. 

Im Login Bereich in der Personalakte ... 

Wenn Sie in der Personalakte eines Mitarbeiters im Login-Bereich die Rolle Planer auswählen, dann erscheint ein zusätzlicher Navigationspunkt: Rechte.

Hier können Sie sehr genau definieren, was der Mitarbeiter im Programm sehen (linke Spalte) und was er bearbeiten darf (rechte Spalte). Rechte können Sie für die Bereiche Personalakte, Planung, Abwesenheitsübersicht und Zeiterfassung vergeben.
Diese Rechte können auch im Nachgang noch jederzeit wieder bearbeitet und geändert werden.

Wenn Sie in der Personalakte eines Mitarbeiters im  

Im Punkt Interne Notizen in der Personalakte können Sie über neue Notiz erstellen Bemerkungen und Notizen bezüglich des Mitarbeiters hinterlegen. Des Weiteren haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit Dokumente hochzuladen.

Im Punkt Interne Notizen in der Personalakte können Sie über neue Notiz erste... 

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und somit keinen gültigen Arbeitsvertrag mehr haben, können archiviert werden. Hierfür muss die Personalakte des Mitarbeiters aufgerufen werden. Unten rechts finden Sie den Knopf Archivieren.

Archivierte Mitarbeiter finden Sie, wenn Sie in der Übersicht der Personalakte oben rechts auf die Box klicken: 

Wenn Sie hier auf einen Mitarbeiter klicken, haben Sie die Optionen, diesen zu reaktivieren oder zu löschen.

Reaktivierung einer Personalakte: Wenn Sie eine Personalakte im Archiv reaktivieren, so werden alle in dieser Personalakte hinterlegten Daten wiederhergestellt und die Personalakte erscheint wieder in der normalen Übersicht des Navigationspunktes Personalakte.

Löschen einer Personalakte: Wenn Sie eine Personalakte mitsamt aller Daten, die für den betroffenen Mitarbeiter hinterlegt sind, löschen möchten, so kann diese Personalakte nicht mehr reaktiviert und die Daten nicht mehr abgerufen werden. Bitte informieren Sie sich über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten personenbezogener Daten, bevor Sie diesen Schritt umsetzen.

Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und somit keinen gültigen Arbeitsvertrag mehr haben, können archiviert wer... 

In der Navigation Kalender finden Sie eine weitere Übersicht über Abwesenheiten. Zusätzlich sehen Sie hier die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter, Feiertage und sonstige Ereignisse.

Über +Eintrag erstellen können Sie neue Ereignisse wie beispielsweise Teamausflüge oder Firmenfeiern hinzufügen. Hier können Sie auswählen, welche Mitarbeiter teilnehmen sollen sowie den zeitlichen Rahmen. Weiterhin können Sie darüber entscheiden, ob das Ereignis den betroffenen Mitarbeitern im Einsatzplan angezeigt werden soll. 

Die dem Programm bekannten Abwesenheiten wie Krankheiten, Urlaube, Fortbildung etc. können nicht über den Kalender erfasst werden, sondern sollten über die Abwesenheiten oder die Personalakte eingetragen werden.

In der Navigation Kalender finden Sie eine weitere Übersicht über Abwesenheiten. Zusä... 

In den Auswertungen der Stundenkonten erhalten Sie eine Übersicht der Über- und Unterstunden aller Mitarbeiter.
Diese ergeben sich durch: Ist Soll abzgl. Abwesenheiten + manuelle Zeiteinträge

Soll ist immer die im Arbeitsvertrag hinterlegte Arbeitszeit.
Ist gibt die tatsächliche Arbeitszeit wieder. Diese kommt bei Aktivierung der Zeiterfassung über pepito aus den Zeiteinträgen, bzw. bei Accounts ohne Zeiterfassung aus den Planzeiten im Dienstplan.
Manuelle Zeiteinträge sind die manuell hinzugefügten Zeiteinträge in der Personalakte.

Über den Button Export werden Ihnen die Auswertungen in eine Excel-Datei exportiert.

Über Analyse filtern können Zeitraum und Mitarbeiter gefiltert werden.

In den Auswertungen der Stundenkonten erhalten Sie eine Übersicht der Über- und Unterstunden aller Mitarbeiter.... 

In den Auswertungen über die Abwesenheiten erhalten Sie die Information, wie viele Tage ein Mitarbeiter für den gefilterten Zeitraum je Abwesenheit gefehlt hat.

Über den Button Export können Sie sich die Auswertungen in eine Excel-Datei exportieren lassen.

In den Auswertungen über die Abwesenheiten erhalten Sie die Information, wie viele Tage ein Mitarbeiter für den gefil... 

In den Auswertungen über den Jahresurlaub erhalten Sie eine Übersicht der Urlaubskonten der Mitarbeiter auf Jahresbasis.

Über den Export-Button können Sie sich die Auswertungen in eine Excel-Datei exportieren lassen.

Über Analyse filtern kann die Auswertung nach ausgewählten Mitarbeitern gefiltert werden.

In den Auswertungen über den Jahresurlaub erhalten Sie eine Übersicht der Urlaubskonten der Mitarbeiter auf Jahresbas... 

In der Konfiguration können Sie die grundlegenden Einstellungen bezüglich AbwesenheitenDienstplanStundenkonto und Allgemeines in pepito verwalten. 

In der Konfiguration können Sie die grundlegenden Einstellungen bezüglich  

In den Einstellungen unter Gruppen können Sie die Gruppen verwalten, die die Qualifikation der Mitarbeiter kennzeichnen. Hier können Sie die vorhandene Gruppe bearbeiten und löschen, aber auch jederzeit neue Gruppen hinzufügen.

Hinweis: Gruppen können nur gelöscht werden, wenn kein Mitarbeiter mehr dieser Gruppe zugeordnet ist.

In den Einstellungen unter Gruppen können Sie die Gruppen verwalten,... 

Einsatzobjekte definieren die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens und können in den Einstellungen bearbeitet und verwaltet werden.

Über +Einsatzobjekt erstellen können neue Einsatzobjekte angelegt werden. Hier können eine Bezeichnung, Farbe und Icon gewählt werden. Darüber hinaus muss angegeben werden, ob das Einsatzobjekt planbar sein soll. Nur für planbare Einsatzobjekte können Stellen angelegt und Mitarbeiter verplant werden.
Über den Regler Standort können Sie angeben, ob es sich bei dem Einsatzobjekt um einen Standort handelt. Ein Standort ist in der Regel nicht planbar.

Über das kleine Kreuz mit den Pfeilen links neben der Bezeichnung können Sie die Reihenfolge der Einsatzobjekte verändern. Halten Sie das Symbol mit der Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Einsatzobjekt an die gewünschte Stelle.

Einsatzobjekte definieren die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens und können in den  

In den Einstellungen unter Feiertage finden Sie eine Übersicht aller in pepito hinterlegten Feiertage.
In der Spalte Bundesländer sehen Sie, für welche Bundesländer die Feiertage ihre Gültigkeit haben. Damit jedem Mitarbeiter die richtigen Feiertage zugeordnet werden können, ist die Angabe der Region in der Personalakte sehr wichtig.

Über +Feiertag hinzufügen kann ein neuer Feiertag angelegt werden. Wenn die Praxis beispielsweise am 24.12. geschlossen hat und die Mitarbeiter den freien Tag "geschenkt" bekommen, könnte für dieses Datum ein neuer Feiertag angelegt werden.

In den Einstellungen unter Feiertage finden Sie eine Übersicht aller... 

Der Vertrag ist auf ein Jahr festgelegt, wobei er monatlich kündbar ist sowie monatlich abgerechnet wird.

Erzähl mir mehr:--> https://pep-ito.de/preise

Der Vertrag ist auf ein Jahr festgelegt, wobei er monatlich kündbar ist sowie monatlich abgerechnet wird. Erzä... 

Pepito ist für Ihr Unternehmen geeignet welche sich mit dem Umgang des eigenen Personals in Hinblick auf den demographischen Wandel und des Fachkräftemangels beschäftigen und somit in diversen Branchen einsetzbar.

Dank pepito werden die richtigen Mitarbeiter zur passenden Zeit eingesetzt. Das Herzstück des Tools sind die Bedarfs- und Einsatzplanung als Grundlage der Absicherung aller Schichten und Arbeitszeitfenster. Dienstzeiten werden transparent für Planer und Mitarbeiter dargestellt, Fehlzeiten übersichtlich hinterlegt und Ist- sowie Soll-Arbeitszeiten automatisch abgeglichen.

Pepito ist für Ihr Unternehmen geeignet welche sich mit dem Umgang des eigenen Personals in Hinblick auf den demographisch... 

Wenn Sie nur allein für Ihr eigenes Unternehmen arbeiten.

Wenn Sie nur allein für Ihr eigenes Unternehmen arbeiten. 

Es kann jeder Zeit und von überallher auf pepito zugegriffen werden.

Es kann jeder Zeit und von überallher auf pepito zugegriffen werden. 

Da jeder neue Mitarbeiter gleich zu Beginn eingepflegt wird, dauert die Eingabe nicht länger als würde man eine WhatsApp schreiben. 

Pepito hat ein Gedächtnis d.h.:

Neben der expliziten Erstellung einer Einsatz- und Bedarfsplanung bietet pepito auch die Möglichkeit, die Bedarfsplanung automatisch zu generieren. Planer weisen die Mitarbeiter per Drag & Drop zu und hinterlegen damit im Programm, wann Fachkräfte und Assistenten wo zum Einsatz kommen sollen. Durch die Rückkopplung mit der Einsatzplanung erstellt pepito im Hintergrund die Bedarfsplanung, die nachfolgend durch weitere Planungsaktivitäten angepasst wird. Diese kann natürlich manuell geändert werden, um später beispielsweise von anderen Planern als praktische Vorlage genutzt zu werden.

Da jeder neue Mitarbeiter gleich zu Beginn eingepflegt wird, dauert die Eingabe nicht länger als würde man eine Whats... 

pepito ist intuitiv und einfach zu bedienen. Jeder der ein Mobiltelefon benutzten kann ist auch in der Lage pepito zu benutzen.

Natürlich ist es sinnvoll einen Hauptverantwortlichen als Planer festzulegen, welcher dann auch die Einsicht auf alle Bereiche und Mitarbeiter hat.

pepito ist intuitiv und einfach zu bedienen. Jeder der ein Mobiltelefon benutzten kann ist auch in der Lage pepito zu benu... 

Technisches

pepito ist eine Webanwendung, die mit jedem aktuellen Browser aufrufbar und somit an jedem PC, Tablet, Smartphone, Mac und iPad verwendbar ist.

pepito ist eine Webanwendung, die mit jedem aktuellen Browser aufrufbar und somit an jedem PC, Tablet, Smartphone, Mac und iPad... 

Um pepito zu verwenden, gibt es dafür keine Notwendigkeit. Um die pepito Zeiterfassung mit einem externen Zeiterfassungsterminal zu verwenden, welches z. B. über Lan oder Wlan in ihrem Netzwerk mit pepito kommuniziert, sodass Stempelzeiten in die Anwendung übertragen werden können, sind ggf. individuelle Netzwerkeinstellungen im externen Zeiterfassungsterminal notwendig. Diese Einstellungen machen jedoch in der Regel keine Modifizierung ihres bestehenden Netzwerkes nötig. 

Um pepito zu verwenden, gibt es dafür keine Notwendigkeit. Um die pepito Zeiterfassung mit einem externen Zeiterfassungstermin... 

Der Navigationspunkt Zeiterfassung in der Personalakte wird nur angezeigt, wenn Sie die Zeiterfassung in pepito aktiviert haben.

Hier können Sie festlegen, ob der Mitarbeiter über das Programm seine Arbeitszeiten erfassen soll oder nicht. Wählen Sie Zeiterfassung aktivieren, so wird eine 4-stellige PIN erzeugt, mit der der Mitarbeiter sich in pepito ein- und auschecken kann. Klicken Sie auf PIN an Nutzer senden, so wird die Zahlenkombination an die im Login Bereich hinterlegte E-Mailadresse des Mitarbeiters verschickt.
Über den Knopf Neue PIN vergeben, wird eine neue vierstellige Pin erzeugt, die die vorherige PIN ersetzt.

Der Navigationspunkt Zeiterfassung in der Personalakte wird nur angezeigt, wenn Sie die Zeiterfassun... 

Nein Pepito muss nicht Installiert werden, wir empfehlen die Einrichtung von pepito sowie die Schulung für die verantwortliche Person.

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Durchaus können wir auch individuelle Schnittstellen für andere Systeme schaffen.
Kontaktieren Sie uns!--> https://pep-ito.de/kontakt

Durchaus können wir auch individuelle Schnittstellen für andere Systeme schaffen.Kontaktieren Sie uns!--> ht... 

Sie haben sich für pepito entschieden und möchten jetzt alle Mitarbeiter einpflegen? Nur woher die Zeit nehmen? Kein Problem, wir importieren Ihre Stammdaten gerne für Sie.

Sie haben sich für pepito entschieden und möchten jetzt alle Mitarbeiter einpflegen? Nur woher die Zeit nehmen? Kein ...