Dienstplan in der Zahnarztpraxis: Was ist in Ausnahmesituationen erlaubt?

Auch in einer gut organisierten Zahnarztpraxis gerät der Dienstplan manchmal ins Wanken: Krankheitsausfälle, spontane Terminlücken oder Technikprobleme kommen selten gelegen – aber sie kommen. Dann stellt sich schnell die Frage: Was dürfen Praxisinhaber:innen kurzfristig anordnen – und wo sind arbeitsrechtliche Grenzen?
In diesem Beitrag (Teil 3 der Blogserie „Dienstplan-Wissen für die Zahnarztpraxis“) ordnen wir typische Ausnahmesituationen rechtlich ein – mit Antworten der Fachanwältin Jennifer Jessie.

Wenn jemand kurzfristig krank wird, liegt es nahe, Ersatz aus dem freien Team anzufragen. Doch wie verbindlich ist so eine Bitte? Und dürfen Arbeitgeber:innen auf spontane Verfügbarkeit bestehen?

Frage: Können Praxisinhaber bei Personalausfall Mitarbeiter aus der Freizeit zurückholen?

Jessie:
"Praxisinhaber können natürlich freundlich nachfragen, ob jemand bereit und in der Lage ist, bei einem Personalausfall kurzfristig einzuspringen. Gleichzeitig müssen sie aber auch akzeptieren, wenn kein:e Mitarbeiter:in so kurzfristig einspringen kann. Denn Arbeitgeber:innen müssen stets für eine ausreichende Personaldecke sorgen und Arbeitnehmer:innen sind nicht ohne weiteres dazu verpflichtet, Krankenstände in jedem Fall auszugleichen. Hier muss man im Einzelfall also schon sehr genau schauen, welche vertraglichen Vereinbarungen bestehen und welche organisatorischen Maßnahmen und Weisungen vor diesem Hintergrund möglich sind, um den Personalausfall zu kompensieren. Denkbar ist auch die vorübergehende Umverteilung der anfallenden Arbeiten, wenn dies im Team zumutbar ist und nötigenfalls sogar die Verschiebung von einzelnen Terminen."

Praxis-Impuls:
Für die Dienstplanung bedeutet das: Anfragen ja, Verpflichten nein – und im Zweifel sind gute Vertretungs- und Kommunikationsprozesse die wichtigste Absicherung.

Überstunden in der Zahnarztpraxis: Kurzfristig anordnen – aber nur mit Basis

Gerade bei Patientenspitzen oder unvorhergesehenem Mehraufwand greifen viele Praxen auf Überstunden zurück. Entscheidend ist hier: Was ist vertraglich geregelt – und liegt ein Notfall im Sinne des Arbeitszeitgesetzes vor?

Frage: Kann eine Zahnarztpraxis kurzfristig Überstunden anordnen?

Jessie:
"Es kommt drauf an. Sofern im Arbeitsvertrag geregelt ist, dass im Falle des betrieblichen Erfordernisses zumutbare Überstunden oder Mehrarbeit zu leisten sind, sind Arbeitgeber:innen auch berechtigt, dies kurzfristig anzuordnen. Findet sich eine solche Regelung im Arbeitsvertrag nicht oder sind Überstunden und Mehrarbeit sogar ausgeschlossen, dürfen sie auch nicht angeordnet werden, es sei denn es liegt ein außergewöhnlicher Notfall vor. Gemäß § 14 Arbeitszeitgesetz (ArbzG) darf von der üblichen Arbeitszeit vorübergehend in Notfällen und in außergewöhnlichen Fällen, die unabhängig vom Willen der Betroffenen eintreten und deren Folgen nicht auf andere Weise zu beseitigen sind, abgewichen werden. Auch im Falle, dass die Nichterledigung der Arbeit ein bestimmtes Arbeitsergebnis gefährden oder einen unverhältnismäßigen Schaden zur Folge haben würde oder bei unaufschiebbaren Arbeiten zur Behandlung von Personen, kann eine vorübergehende Anordnung von Überstunden rechtfertigen. Es ist also auch hier stets eine Wertung im Einzelfall erforderlich und im Grunde ist das Thema Überstunden vor allem ein Managementthema. Arbeitgeber haben wie bereits gesagt einerseits für eine ausreichende Personaldecke zu sorgen und die Arbeit so zu organisieren, dass im Normalfall Überstunden vermieden werden. Andererseits ist es wichtig, vorausschauend konkrete Regelungen zur Ableistung von Überstunden im Arbeitsvertrag zu vereinbaren, um hier überhaupt handlungsfähig zu sein."

Praxis-Impuls:
Überstunden werden in der Zahnarztpraxis dann rechtssicher, wenn Arbeitsverträge klare Regeln enthalten (Umfang, Ausgleich, Anordnung) und die Organisation so aufgestellt ist, dass Überstunden nicht zum Dauerzustand werden.

Leerlauf & Terminlücken: Mitarbeitende nach Hause schicken – geht das?

Wenige Patient:innen, kurzfristige Absagen oder ein Technikdefekt: Manchmal ist „nichts zu tun“. Aber dürfen Mitarbeitende einfach nach Hause geschickt werden – und müssen sie die Zeit später nacharbeiten?

Frage: Können Praxisinhaber Mitarbeiter:innen kurzfristig heimschicken, wenn nichts zu tun ist?

Jessie:
"Rein praktisch können Praxis:inhaberinnen Mitarbeiter:innen natürlich nach Hause schicken, wenn es nichts zu tun gibt. Sie müssen allerdings trotzdem die Vergütung vollständig zahlen und können auch nicht einfach verlangen, dass die Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit an einem anderen Arbeitstag nachholen. Denn aus rechtlicher Sicht haben Arbeitnehmer:innen nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Recht auf eine vertragsgemäße Beschäftigung. Es obliegt daher auch den Arbeitgeber:innen, die Arbeit so zu organisieren, dass eine vertragsgemäße Beschäftigung zu den vereinbarten Arbeitszeiten stets möglich ist. Das wirtschaftliche Risiko, dass Arbeitnehmer:innen doch einmal nicht im vertraglich vereinbarten Umfang beschäftigten werden können, trägt die Arbeitgeberseite (§ 615 BGB). Schicken Arbeitgebende ihre Mitarbeiter:innen also an einem Tag früher nach Hause, befinden sie sich rechtlich gesehen im Annahmeverzug für die angebotenen Arbeitsleistung der Mitarbeiter:innen. Sie müssen die ausgefallene Zeit also genauso vergüten, als hätten die Mitarbeiter:innen gearbeitet."

Praxis-Impuls:
Für Praxisinhaber:innen ist das die wichtigste Botschaft: Leerlauf ist Arbeitgeberrisiko – und sollte organisatorisch (z. B. Aufgabenpuffer, Fortbildung, Qualitätsmanagement, Material/Prozesse) sinnvoll genutzt werden.

Handlungsspielräume klug nutzen: Das Wichtigste auf einen Blick

• Anfragen ja – verpflichten nein: Mitarbeitende dürfen gefragt, aber nicht gedrängt werden, bei Ausfällen einzuspringen.
• Vertragliche Absicherung: Ohne Überstundenregelung im Arbeitsvertrag sind kurzfristige Anordnungen kaum rechtssicher.
• Vergütung bleibt Pflicht: Auch bei Leerlauf tragen Arbeitgeber:innen das wirtschaftliche Risiko (§ 615 BGB).

Gerade in Ausnahmesituationen hilft eine digitale Dienstplanung, um schneller reagieren zu können – ohne Chaos im Team:

• übersichtliche Schicht- und Dienstpläne
• Änderungen mit klarer Kommunikation (statt Flurfunk)
• Dokumentation von Plananpassungen
• bessere Planbarkeit trotz kurzfristiger Herausforderungen

So bleibt das Team informiert, und die Planung wird transparent und nachvollziehbar.

Mini-Checkliste für die Zahnarztpraxis

Schnell prüfen: Sind Sie für Ausnahmesituationen gut aufgestellt?

• Gibt es klare Vertretungslogik bei Krankheit (wer kann was, wann)?
• Sind Überstunden im Arbeitsvertrag geregelt (inkl. Ausgleich)?
• Sind Zuständigkeiten bei Technikproblemen definiert (Plan B)?
• Gibt es Aufgabenpuffer für Leerlauf (QM, Recall, Material, Doku)?
• Können Planänderungen schnell und nachvollziehbar kommuniziert werden?

FAQ

Darf ich Mitarbeitende in der Zahnarztpraxis verpflichten, spontan einzuspringen?
In der Regel nein – anfragen ist möglich, verpflichten nur in engen Grenzen und abhängig von vertraglichen Regelungen.

Kann ich Überstunden kurzfristig anordnen?
Das hängt stark vom Arbeitsvertrag ab. Ohne Regelung geht es grundsätzlich nicht – außer in außergewöhnlichen Notfällen (§ 14 ArbZG).

Darf ich Mitarbeitende bei Terminlücken nach Hause schicken?
Praktisch ja, aber die Vergütung bleibt bestehen. Nacharbeiten können Sie nicht einfach einseitig verlangen.

Was bedeutet Annahmeverzug nach § 615 BGB für die Praxis?
Wenn keine Arbeit zugewiesen werden kann, trägt die Arbeitgeberseite das wirtschaftliche Risiko – die Bezahlung läuft weiter.

Wie kann ich mich organisatorisch absichern?
Durch klare Verträge, vorausschauende Personalplanung und eine transparente (idealerweise digitale) Dienstplanung.

Unvorhergesehenes gehört zum Praxisalltag – aber rechtlich ist nicht alles „spontan machbar“. Wer Dienstpläne, Arbeitsverträge und Kommunikationswege sauber aufsetzt, bleibt handlungsfähig, ohne Grenzen zu überschreiten.

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