Die besten Personalplanungssoftware 2026: Vergleich und Empfehlung

Damit der Vergleich alltagstauglich bleibt, orientiert sich die Einordnung vor allem an diesen Punkten:

• Dienst- und Schichtplanung: schnelle Bearbeitung, Konfliktchecks, Vorlagen, Rollen

• Abwesenheiten & Urlaubsplanung: Anträge, Genehmigung, Transparenz im Team

• Zeiterfassung: Soll/Ist-Abgleich, mobile Erfassung, Auswertungen

• Personalakte / Stammdaten: zentrale Datenbasis statt Insellösungen

• Mobile App: Self-Service für Mitarbeiter*innen (Plan sehen, Urlaub beantragen etc.)

• Einsatzgebiet: passt das Tool eher zu Praxen/kleinen Teams oder zu Multi-Standort/Schichtbetrieben?

Warum Platz 1: 

pepito ist eine Personalplanungssoftware, die nicht nur einzelne Funktionen abdeckt, sondern Prozesse wirklich zusammenbringt: Dienst- und Schichtplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalakte greifen ineinander und sorgen dafür, dass im Alltag weniger doppelt gepflegt werden muss. Besonders für Teams, die zuverlässig planen müssen und gleichzeitig flexibel bleiben wollen, ist das ein großer Vorteil: Änderungen landen schnell im Plan, Abwesenheiten sind direkt sichtbar und Arbeitszeitmodelle können sauber berücksichtigt werden.

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist der Support: Bei pepito geht es nicht um „Ticket rein, Standardantwort raus“, sondern um persönliche Begleitung. Kundinnen starten typischerweise mit einem kostenfreien Demo-Termin (ca. 1 Stunde), in dem die Anforderungen gemeinsam angeschaut werden. Danach folgen – je nach Bedarf – strukturiertes Onboarding und laufende Anwenderbetreuung. Wichtig dabei: Der Support erfolgt durch Menschen, nicht durch Bots. Statt Textbausteinen wird individuell auf die Situation geschaut und gemeinsam der beste Weg für den jeweiligen Betrieb gefunden. Das sorgt dafür, dass Kundinnen nicht allein gelassen werden – weder beim Einstieg noch im laufenden Betrieb.

Geeignet für

• Teams, die Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaub und Personalakte in einem System bündeln möchten (5 - 100 Mann)

• Betriebe, die Wert auf persönliche Begleitung und schnelle Antworten legen (statt anonymer Support-Prozesse)

• Organisationen, die eine praxistaugliche Lösung mit klaren Abläufen suchen

Funktionen (Auswahl)

• Dienst- und Schichtplanung mit übersichtlichen Planungsansichten

• Konflikt- und Plausibilitätsprüfungen (z. B. bei Abwesenheiten/Planänderungen)

• Urlaubsplanung mit Anträgen und Genehmigungsprozessen

• Zeiterfassung und Stundenkonten (Soll-/Ist-Transparenz)

• Digitale Personalakte als zentrale Datenbasis

• Mobile App für Mitarbeiter (z. B. Plan einsehen, Urlaub anfragen, Stundenkonto prüfen)

• Auswertungen für Planung und Arbeitszeiten

Support & Einführung (besonders stark)

• Kostenfreier Demo-Termin (ca. 1 Stunde) zur Bedarfsklärung

• Begleitetes Onboarding statt „allein loslegen“

• Laufende Anwenderbetreuung im Alltag

• Persönlicher Support durch Menschen: keine Bots, keine Standardantworten

• Individuelle Lösungen: Fokus darauf, was in der konkreten Kundensituation wirklich sinnvoll ist

shyftplan ist vor allem dann interessant, wenn Personalplanung nicht mehr „mitwachsen“ muss, sondern bereits groß und komplex ist. Die Lösung richtet sich an mittelständische bis sehr große Betriebe und wird besonders häufig dort eingesetzt, wo mehr als 100 Mitarbeitende geplant werden. Im Mittelpunkt stehen Automatisierung und Skalierbarkeit: Schichten sollen möglichst automatisch erstellt werden, Abwesenheiten sollen ohne viel Abstimmung sauber in der Planung landen. Dafür nutzt shyftplan einen Algorithmus, der z. B. Verfügbarkeit, Stundenkonten und Lohnmodelle einbezieht und daraus passende Schichtbesetzungen ableitet. Zusätzlich lassen sich umfangreiche Lohn- und Zuschlagslogiken abbilden – inklusive Auswertungen, die helfen können, Personalkosten planungsseitig zu optimieren. Für große Organisationen hilfreich sind außerdem die vielen Planungsansichten sowie optionale Kommunikationsfunktionen.

Geeignet für

• Unternehmen ab ca. 100 Mitarbeitenden

• Großbetriebe mit komplexen Zuschlägen/Lohnregeln

• Teams, die Planung und Abwesenheiten stark automatisieren möchten

Funktionen (Auswahl)

• Automatische Schichtplanung auf Basis von Regeln/Algorithmus

• Abwesenheiten automatisiert in der Planung berücksichtigt

• Einbezug von Verfügbarkeit, Stundenkonten und Stundenlöhnen

• Lohn- und Zuschlagsregeln hinterlegen und auswerten

• Unterstützung bei kostenoptimierter Personaleinsatzplanung

• Verschiedene Ansichten für große, skalierbare Planungen

• Zeiterfassung integriert

• Urlaubsplanung integriert

• Optional: Chat-Modul für interne Abstimmungen

Smartplan ist eher die „unkomplizierte“ Kategorie: wenig Schnickschnack, schneller Einstieg und passend für kleine Teams. Wer eine günstige Lösung sucht, um Dienstpläne digital zu organisieren und dabei die wichtigsten Begleitfunktionen mitzunehmen, findet hier ein solides Paket. Smartplan deckt die klassischen Basics wie Schichtplanung, Abwesenheiten und Zeiterfassung ab und ergänzt das Ganze um praktische Teamfunktionen wie Schichttausch, Chat und Benachrichtigungen. Besonders angenehm ist die mobile Nutzung: Neben Browser und Tablet steht eine Smartphone-App zur Verfügung, in der sich die meisten Funktionen der Weboberfläche ebenfalls nutzen lassen. Dadurch eignet sich Smartplan gut für Teams, die ohne lange Einführung direkt loslegen wollen.

Geeignet für

• Kleine Teams (häufig um ca. 10 Mitarbeitende)

• Betriebe, die eine einfache, kostengünstige Planungslösung suchen

• Teams, die Planung auch mobil erledigen möchten

Funktionen (Auswahl)

• Dienst-/Schichtplanung

• Zeiterfassung

• Abwesenheiten

• Stundenübersichten / Stundenauszüge

• Schichttausch

• Team-Chat

• Benachrichtigungen

• Mobile App mit breitem Funktionsumfang

• Nutzung per Browser, Tablet und Smartphone

• Schnelle Einarbeitung

ShiftJuggler ist eine Online-Software, die Personalplanung über Regeln und Stammdaten stabil macht: Qualifikationen, Schichtlängen, Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Vorgaben werden im System hinterlegt, damit die Planung nicht jedes Mal bei null beginnt. Besonders stark ist das Tool in der Hotellerie und Gastronomie, wo wechselnde Verfügbarkeiten und Regeln schnell zu Fehlern führen können. ShiftJuggler prüft Planungsregeln automatisch, warnt bei Konflikten (zum Beispiel mit Urlaub oder anderen Abwesenheiten) und weist auf Regelverstöße hin. Zusätzlich werden Über- und Minusstunden direkt im Dienstplan sichtbar, sodass die Stundenkonten bei der Einteilung direkt mitgedacht werden. Auch Ruhezeiten und Pausen lassen sich berücksichtigen – inklusive Warnhinweisen, wenn Grenzwerte unterschritten werden.

Geeignet für

• Hotellerie und Gastronomie

• Betriebe mit vielen Regeln, Qualifikationen und wechselnden Schichten

Funktionen (Auswahl)

• Online-Dienstplanung

• Automatische Regelprüfungen (inkl. Warnungen bei Verstößen)

• Konfliktprüfung mit Urlaub und Abwesenheiten

• Qualifikationen und Mitarbeiterdaten in der Planung nutzbar

• Vertragliche Arbeitszeiten und gesetzliche Vorgaben abbildbar

• Anzeige von Über- und Minusstunden im Schichtplan

• Arbeitszeitkonten

• Berücksichtigung von Ruhezeiten und Pausen

• Urlaubsverwaltung

• Zeiterfassung

• Automatisierte Dienstplanerstellung

Shiftbase ist eine umfangreiche Plattform für Personaleinsatzplanung, die ihren Ursprung in den Niederlanden hat und inzwischen auch in Deutschland breit eingesetzt wird. Auffällig ist der starke Fokus auf eine strukturierte, moderne Anwendung mit vielen Integrationsmöglichkeiten: Wer Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt, findet hier oft passende Anbindungen (unter anderem zu Datafox, DATEV und EasySecure). Zusätzlich gibt es eine App für mobile Nutzung, was für Teams im operativen Alltag wichtig sein kann. Weil Shiftbase sehr viele Funktionen mitbringt, kann die Einstiegshürde anfangs höher sein – dafür hilft das detaillierte Help-Center, das mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Erklärungen arbeitet.

Geeignet für

• Betriebe verschiedener Größenordnungen und Branchen

• Teams mit Bedarf an Schnittstellen (z. B. DATEV)

• Organisationen, die ein sehr funktionsreiches System suchen

Funktionen / Merkmale (Auswahl)

• Personaleinsatzplanung mit klarer Struktur

• Viele Integrationen/Schnittstellen (u. a. Datafox, DATEV, EasySecure)

• Mobile App

• Sehr umfangreiches Help-Center mit detaillierten Anleitungen

• Breiter Branchenfokus

• Großer Funktionsumfang (ggf. höhere Einarbeitung)

Crewmeister ist die Lösung aus dem ATOSS-Umfeld und wird häufig in Bereichen eingesetzt, in denen operative Teams organisiert werden müssen – beispielsweise Gebäudereinigung, Bau, Handwerk oder auch Vereine. Ziel ist, Schichten nicht nur zu planen, sondern möglichst effizient zu besetzen: Das System unterstützt automatisierte Schichtzuweisungen und arbeitet mit Wochenplan-Vorlagen, um wiederkehrende Muster schneller abzubilden. Ein zentrales Thema ist die Arbeitszeiterfassung: Sie kann entweder über stationäre Terminals oder mobil erfolgen, inklusive Standortbezug per GPS. Für Abwesenheiten gibt es einen integrierten Urlaubsplaner mit Antragstellung, Berechnung und Übersicht über den aktuellen Urlaubsstand der Mitarbeitenden.

Geeignet für

• Gebäudereinigung, Bau, Handwerk

• Vereine/Organisationen mit Einsatz- und Schichtbetrieb

• Teams mit Bedarf an Terminal- oder GPS-gestützter Zeiterfassung

Funktionen (Auswahl)

• Schichtplanung

• Automatische Schichtbesetzung / automatische Schichtplanerstellung

• Wochenplan-Vorlagen

• Zeiterfassung (Terminal oder mobil per GPS)

• Urlaubsplanung inkl. Urlaubsanträge

• Urlaubsrechner und Urlaubsstand-Übersicht

Planovo setzt auf ein sehr klares, reduziertes Bedienkonzept: Dienstpläne sollen schnell erstellt werden können, ohne dass man sich durch viele Menüs arbeiten muss. In der Planung lassen sich unterschiedliche Zeiträume und Darstellungen wählen, außerdem können Pläne sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch für Arbeitsbereiche erstellt werden. Sobald der Plan steht, kann er veröffentlicht und bei Bedarf auch ausgedruckt werden; Mitarbeitende greifen anschließend über den Browser darauf zu. Ein spürbarer Unterschied zu vielen anderen Tools ist die fehlende App: Auf dem Smartphone läuft Planovo über den mobilen Browser, was je nach Gerät und Nutzung weniger flüssig wirken kann. Auch Push-Mitteilungen an Mitarbeitende entfallen, weil diese typischerweise an eine App gekoppelt sind. Für kleine Teams, die eine simple Lösung ohne App-Pflicht suchen, ist Planovo dennoch eine verlässliche Option.

Geeignet für

• Kleine Teams, die eine übersichtliche Browser-Lösung bevorzugen

• Betriebe, bei denen eine App nicht zwingend notwendig ist

Funktionen (Auswahl)

• Dienstplanung

• Urlaubsplanung

• Zeiterfassung

• Personalbedarfsplanung

• Verschiedene Ansichten und Planungszeiträume

• Mitarbeiter- und arbeitsbereichsbezogene Pläne

• Pläne veröffentlichen und drucken

• Zugriff für Mitarbeitende im Browser

• Keine App, keine Push-Benachrichtigungen