Wenn Sie pepito nicht mehr nutzen, können Sie Ihre Daten eigenständig über verschiedene Exportfunktionen sichern.

📁 Personalakten exportieren

Falls bereits Mitarbeitende archiviert wurden, empfehlen wir zunächst, diese vorübergehend zu reaktivieren, damit auch deren Daten vollständig exportiert werden können.

Anschließend können Sie die Personalakten exportieren:

1. In den Bereich Personalakte wechseln.
2. Auf den Button „Export“ klicken.
3. Die gewünschten Daten herunterladen.

📊 Stunden- und Urlaubskonten exportieren

Unter „Auswertungen“ stehen verschiedene Exportmöglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel:

• Stundenkonten
• Urlaubskonten

Diese können je nach Bedarf exportiert und lokal gespeichert werden.

⚠️ Achten Sie darauf, dass der Zeitraumfilter korrekt gesetzt ist, um möglichst alle Jahre bzw. Daten vollständig zu exportieren.

🏖️ Abwesenheiten exportieren

Damit Sie auch die Zeiträume von Fehlzeiten dokumentiert haben, empfiehlt sich zusätzlich ein Export der Abwesenheiten.

1. In den Bereich „Abwesenheiten“ wechseln.
2. In die Jahresansicht wechseln.
3. Auf „Export“ klicken.

Erstellen Sie den Export idealerweise für alle relevanten Jahre, damit Urlaube, Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten vollständig dokumentiert sind.

⏱️ Zeiteinträge exportieren

Zur Sicherung der Zeiterfassungsdaten gehen Sie wie folgt vor:

1. In den Bereich „Zeiterfassung“ wechseln.
2. Den gewünschten Zeitraum über die Filter einstellen.
3. Optional einzelne Mitarbeitende auswählen.
4. Die Daten anschließend exportieren.

⚠️ Achten Sie darauf, dass die Filter korrekt gesetzt sind, damit alle benötigten Daten im Export enthalten sind.

⚖️ Aufbewahrungsfristen beachten

Für Personal- und Zeitdaten gelten teilweise gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Wie lange Daten gespeichert werden sollten, hängt von verschiedenen rechtlichen Vorgaben ab.

💡 Bei Rückfragen hierzu sollten Sie sich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer rechtlichen Beratung abstimmen.