pepito Hilfe - Onboarding Prozess
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pepito onboarding ToDos
- Zeiterfassung auf den gewünschten Geräten aktivieren
- Login pepito über https://app.pep-ito.de/
- Unter Einstellungen > Konfigurationen: Zeiterfassung auf diesem Endgerät erlauben aktivieren > Speichern klicken
- Oben rechts neben dem Logout Knopf auf die Uhr klicken, dann öffnet sich die Stempelmaske. Diese bitte als Schnellzugriff ablegen
- Personalakte vervollständigen
- Mitarbeiter hinzufügen klicken und von oben nach unten in der Personalakte durcharbeiten (Vertrag anlegen, Urlaubsanspruch anpassen, Zeiterfassung (optional) aktivieren, Zuordnung und E-Mail Adresse im Bereich Login eintragen)
- Logindaten/Zugangsdaten an Mitarbeiter senden und Checkliste an Mitarbeiter aushändigen
- optional kann auch schon der PIN (über die Personalakte > Zeiterfassung) zur Erfassung der Arbeitszeiten an die Mitarbeiter verschickt werden
- Mitarbeiter bitten, das Urlaubskonto zu prüfen und bevorstehende oder vergangen Urlaube einzureichen
- Dienstplanung/Einsatzplanung erstellen
- Erstellen Sie einen Standardplan in der besprochenen Woche, der dem Idealzustand, wenn alle da sind, entspricht
- Wenn Sie soweit sind, klicken Sie auf Vorlage speichern und geben Ihrer Standardwoche einen Namen
- Über Woche fortschreiben können Sie den Standardplan für die nächsten Monate oder einen längeren Zeitraum je Woche, oder auch in einem anderen Rhythmus fortschreiben. Über Wochenvorlage einlesen, können einzelne Wochen eingelesen werden.
- Erst mit der Wochenfreigabe können die Mitarbeiter sehen wie sie zu arbeiten haben.
- Zeiteinträge bearbeiten/ PINs verschicken (optional)
- Zeiteinträge können über die Zeiterfassung bearbeitet werden, über das + können Zeiteinträge hinzugefügt werden.
- Zur Bearbeitung der Zeiteinträge muss zunächst der Filter (oben rechts) für den gewünschten Zeitraum gesetzt werden.
- Die Differenz zeigt an wie viel der Mitarbeiter lt. Arbeitsvertrag hätte arbeiten müssen abzgl. der Ist Zeit. Hier werden nur Soll und Ist-Zeiten verglichen. Abwesenheiten (wie bspw. Urlaube, Krankheit oder auch Feiertage) werden erst im Stundenkonto beachtet.
- über die Personalakte > Zeiterfassung können Sie die PINs an die Mitarbeiter verschicken