Damit der Urlaubsanspruch in pepito korrekt ist, müssen Vertragsdaten und der Anspruch im laufenden Kalenderjahr sauber auseinandergehalten und bei Änderungen immer gegengeprüft werden.

⚙️ Hinterlegung in pepito

• In der Personalakte wird unter „Vertragsdaten“ der volle Jahresurlaubsanspruch des jeweiligen Vertrags eingetragen.

• Der Jahresanspruch muss passend zu den tatsächlichen Arbeitstagen hinterlegt werden (z. B. 5-Tage- oder 3-Tage-Woche).

• Ändert sich der Urlaubsanspruch, wird der alte Vertrag beendet und ein neuer Vertrag mit neuem Jahresanspruch angelegt.

🧮 Berechnung bei Änderungen im laufenden Jahr

Wenn sich ein Vertrag unterjährig ändert, sollte der Urlaubsanspruch für das Kalenderjahr immer manuell geprüft und ggf. angepasst werden.
Das erfolgt in der Personalakte unter „Urlaub“. Dort sind auch manuelle Korrekturen möglich.

💡 Wichtig

• Beginnt ein Mitarbeitender im laufenden Jahr, wird der anteilige Urlaubsanspruch in der Personalakte unter „Urlaub“ eingetragen.
  Im Vertrag steht trotzdem immer der volle Jahresanspruch.

• Nach Vertragsänderungen den Anspruch für das gesamte Kalenderjahr einmal prüfen.

• Urlaubstage sollten im Zweifel aufgerundet werden. Alternativ kann ein anderer Freizeitausgleich gewährt werden.

📅 Beispielrechnung

Ein Mitarbeitender hat bei einer 5-Tage-Woche 29 Tage Urlaub.
Nach 7 Monaten reduziert er auf eine 3-Tage-Woche und vereinbart 17 Tage Jahresurlaub.

Berechnung:

• 29 / 12 × 7 = 16,33 Tage

• 17 / 12 × 5 = 7,1 Tage
  ➡️ Gesamtanspruch = 23,43 Tage
  
  

Empfehlung: auf 23,5 oder 24 Tage aufrunden, da auch anteilige Urlaubstage (z. B. 0,4 Tage) zustehen.