Arbeitsverträge werden in pepito in der Personalakte unter „Vertragsdaten“ verwaltet.

Wichtig: Änderungen an Arbeitszeit, Urlaub oder Arbeitstagen sollten in der Regel über einen neuen Vertrag abgebildet werden – nicht durch Anpassung eines bestehenden Vertrags, da dies rückwirkend das Stundenkonto des Mitarbeitenden verändern kann.

🛑 Arbeitsvertrag beenden

Wenn sich Rahmenbedingungen ändern (z. B. Wochenarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Arbeitstage oder auch die Verteilung der Arbeitszeit), sollte der bestehende Vertrag beendet werden:

1. Personalakte öffnen.
2. In den Bereich „Vertragsdaten“ wechseln.
3. Beim aktuellen Vertrag ein Datum bei „gültig bis“ eintragen.
4. Speichern.

Damit ist der Vertrag sauber abgeschlossen.

➕ Neuen Arbeitsvertrag anlegen

Nach Beendigung des alten Vertrags:

1. Auf „Neuen Arbeitsvertrag einstellen“ klicken.
2. Die neuen Vertragsdaten hinterlegen.
3. Kein „gültig bis“-Datum eintragen, außer es handelt sich um einen befristeten Vertrag.

So bleiben Stunden- und Urlaubskonten nachvollziehbar und korrekt.

🏖️ Urlaubsanspruch richtig hinterlegen

Im Vertrag muss immer der volle Jahresurlaubsanspruch für ein Kalenderjahr eingetragen werden – abhängig von den tatsächlichen Arbeitstagen der Person.

Beispiel:

Arbeitet eine Person an 3 Tagen pro Woche, muss der Jahresurlaubsanspruch auf diese Arbeitstage angepasst sein.

⏱️ Arbeitszeiten im Vertrag hinterlegen – Durchschnitt oder tatsächliche Verteilung?

Bei den täglichen Arbeitszeiten gibt es zwei Möglichkeiten:

1️⃣ Durchschnittswerte pro Tag

• Einfacher zu pflegen
• Kann jedoch bei Abwesenheiten oder auch Feiertagen zu falschen Über- oder Unterstunden führen

2️⃣ Tatsächliche Arbeitszeitverteilung

• Transparenter und genauer
• In der Praxis häufig die fairste Lösung

Beispiel:

Fällt ein Feiertag auf einen Montag, erhält die Person entweder:

• die durchschnittliche Stundenanzahl oder
• die tatsächlich geplante Arbeitszeit dieses Tages gutgeschrieben.

Bei Durchschnittswerten entstehen in solchen Fällen häufig Über- oder Unterstunden, auf die der Mitarbeitende keinen Einfluss hat.

💡 Empfehlung

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, die tatsächliche Verteilung der Arbeitszeit im Vertrag zu hinterlegen.

Das sorgt für mehr Transparenz, Fairness und eine korrekte Berechnung im Stundenkonto. Arbeitet der Mitarbeitenden jeden Montag unterschiedlich lang, sollten die Durchschnittswerte hinterlegt werden.