Dienstreise
Erfahren Sie, was als Dienstreise gilt, welche Genehmigungen und Dokumentationen erforderlich sind und wie Reisezeiten arbeitsrechtlich bewertet werden.
Zusammenfassung
Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Sie unterliegt bestimmten arbeits- und steuerrechtlichen Regelungen – etwa bei der Erfassung von Arbeitszeit, Spesen oder der Genehmigung. Mit einer Personalplanungssoftware lassen sich Dienstreisen einfach in der Einsatzplanung berücksichtigen und als Abwesenheiten im Dienstplan online verwalten.
Definition: Was zählt als Dienstreise?
Eine Dienstreise bezeichnet eine vorübergehende, beruflich veranlasste Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte. Typische Anlässe für Dienstreisen sind:
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Kundentermine
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Teilnahme an Messen, Schulungen oder Seminaren
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Projektarbeit in Außenstellen oder anderen Niederlassungen
Wichtig
Wichtig ist, dass es sich um eine vorübergehende Tätigkeit handelt. Bei Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Einsatzorten, wie beispielsweise Monteuren auf verschiedenen Baustellen, liegt keine Dienstreise im klassischen Sinne vor, da der wechselnde Arbeitsort Bestandteil ihrer regelmäßigen Tätigkeit ist.
Genehmigung & Dokumentation von Dienstreisen
In der Regel müssen Dienstreisen vorab beantragt und vom Arbeitgeber genehmigt werden. Dies dient der rechtlichen Absicherung und der organisatorischen Planung. Ein formeller Reiseantrag sollte folgende Informationen enthalten:
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Zeitraum und Zielort der Reise
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Geplante Reisekosten und deren Übernahme
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Regelungen zu Spesen, wie Verpflegungspauschalen
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Versicherungsschutz während der Reise
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Erfassung der Reisezeit im Hinblick auf Arbeitszeitregelungen
Eine sorgfältige Dokumentation stellt sicher, dass alle relevanten Informationen festgehalten werden und dient als Nachweis für steuerliche und versicherungsrechtliche Zwecke.
Zählt die Dienstreise als Arbeitszeit?
Die Anrechnung von Reisezeiten auf die Arbeitszeit hängt von verschiedenen Faktoren ab:
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Aktive Arbeitsleistung während der Reise: Wenn der Arbeitnehmer während der Reise arbeitet, beispielsweise E-Mails beantwortet oder Berichte erstellt, gilt diese Zeit als Arbeitszeit.
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Passive Reisezeit: Zeiten, in denen der Arbeitnehmer reist, ohne Arbeitsleistungen zu erbringen, werden unterschiedlich bewertet. Reisezeiten innerhalb der regulären Arbeitszeit gelten als Arbeitszeit. Außerhalb der regulären Arbeitszeit erfolgt keine Anrechnung, es sei denn, es liegen besondere Vereinbarungen vor.
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Reisen mit dem Dienstfahrzeug: Wenn der Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers ein Fahrzeug selbst steuert, wird diese Zeit in der Regel als Arbeitszeit gewertet, da das Fahren eine aktive Tätigkeit darstellt.
Es ist wichtig, die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen und geltenden Tarifverträge zu berücksichtigen, da diese spezifische Regelungen zur Anrechnung von Reisezeiten enthalten können.
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