Personaleinsatzplanung (PEP)

Eine gute Einsatzplanung sorgt für:

• Kontinuität im Tagesgeschäft

• Optimale Auslastung der personellen Ressourcen

• Reduktion von Leerlaufzeiten und Überstunden

• Vermeidung von Über- oder Unterbesetzung

• Mitarbeiterzufriedenheit durch Planbarkeit und Fairness
  
  

Dabei berücksichtigt sie individuelle Arbeitszeitmodelle, gesetzliche Vorgaben (z. B. aus dem Arbeitszeitgesetz), Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung, Qualifikationen, Vertragsarten sowie persönliche Präferenzen der Mitarbeitenden.

Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung

Die Realität zeigt: Personaleinsatzplanung ist komplex – besonders in dynamischen, dienstleistungsorientierten oder saisonabhängigen Branchen. Zu den größten Herausforderungen zählen:

1. Kurzfristige Ausfälle, etwa durch Krankheit oder spontane Kündigungen

2. Unterschiedliche Qualifikationen und Aufgabenbereiche pro Teammitglied

3. Unübersichtliche Planung auf Papier oder in Excel, ohne automatische Prüfung

4. Nicht berücksichtigte Abwesenheiten, die zu Überplanung führen

5. Hoher Kommunikationsaufwand, z. B. bei Diensttausch oder Rückfragen

6. Unklare rechtliche Rahmenbedingungen, z. B. zu Ruhezeiten oder Pausen

7. Intransparente Planung, die zu Unzufriedenheit im Team führt

8. Saisonale Schwankungen bei Kunden- oder Patientenaufkommen

9. Fehlende Integration mit Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Abwesenheitsmanagement

10. Fehlende Echtzeit-Updates, z. B. bei kurzfristigen Änderungen

Vorteile der digitalen Personaleinsatzplanung

Digitale Tools schaffen hier enorme Vorteile:

• Digitale Dienstplan-Erstellung: Dienstpläne werden auf Knopfdruck erstellt – unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren (Verfügbarkeit, Qualifikation, Urlaub etc.).

• Übersichtlichkeit: Alle Planungen, Abwesenheiten und Änderungen sind zentral einsehbar.

• Fehlervermeidung: Konflikte, Doppelbelegungen oder Fehlplanungen werden automatisch erkannt.

• Integration: Anbindung an Zeiterfassung, Urlaubsanträge, digitale Stechuhr und Lohnbuchhaltung.

• Mitarbeitereinbindung: Mitarbeitende können Verfügbarkeiten angeben, Dienste tauschen oder Wünsche äußern (Selbstplanung).

• Rechtskonformität: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen werden automatisch geprüft.

• Reaktionsschnelligkeit: Änderungen lassen sich sofort umsetzen, betroffene Personen werden automatisch benachrichtigt.

• Auswertungen & Reports: Analyse von Kapazitätsnutzung, Fehlzeiten, Überstunden – wertvoll für strategische Entscheidungen.

Ein durchdachtes Einsatzplanungssystem verbessert nicht nur interne Abläufe – es ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Unternehmen profitieren von:

• Weniger Personalengpässen

• Schnellerer Reaktion bei Ausfällen

• Höherer Produktivität

• Besserer Planbarkeit für Projekte und Kundenaufträge

• Stärkerer Mitarbeiterbindung durch transparente und faire Planung

• Geringeren Verwaltungskosten

• Zuverlässiger Datenbasis für HR-Entscheidungen

1. Frühzeitig planen – schaffe Vorlaufzeit für alle Beteiligten.

2. Transparenz schaffen – alle Planungen und Änderungen sollten jederzeit einsehbar sein.

3. Abwesenheiten integrieren – nutze ein zentrales System zur Verwaltung von Urlaub & Krankheit.

4. Rechtliche Vorgaben beachten – Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeiten sind Pflicht.

5. Mit dem Team kommunizieren – Feedback verbessert die Akzeptanz und Planungsqualität.

6. Auf Qualifikationen achten – nicht jeder Mitarbeitende ist für jede Aufgabe geeignet.

7. Selbstplanung ermöglichen – wenn möglich, Mitarbeitende in die Planung einbinden.

8. Automatisierung nutzen – vermeide manuelle Fehler durch digitale Tools.

9. Regelmäßig evaluieren – ist die Planung effizient? Wo entstehen Engpässe?

10. Flexibilität einplanen – plane Puffer für Krankheitsfälle oder saisonale Spitzen ein.