Zusammenfassung
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit. Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist sie in Deutschland verpflichtend. Eine digitale Zeiterfassung hilft Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Prozesse zu automatisieren und die Übersicht zu behalten – ob im Büro, in der Produktion oder im Homeoffice. Lösungen wie pepito bieten alles aus einer Hand: Zeiterfassungssystem, App, optionales Terminal – und das komplett DSGVO-konform.
Aktueller Stand 2025: Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Diese Entscheidung basiert auf der Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes, das Unternehmen dazu anhält, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich dokumentiert wird. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten elektronisch aufgezeichnet wird. Allerdings können Tarifparteien Ausnahmen vereinbaren, und Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Die Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage für transparente, gerechte und gesetzeskonforme Arbeitsprozesse. Sie umfasst:
Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten
Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden
Kontrolle gesetzlicher Vorschriften (z. B. Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten)
Sie ist nicht nur wichtig für die Personalplanung, sondern auch für die korrekte Vergütung von Überstunden, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und den Schutz der Mitarbeitenden vor Überlastung
Wichtig: Die Erfassung muss verlässlich, vollständig und manipulationssicher erfolgen – das gelingt am besten mit einer digitalen Zeiterfassung.
Transparenz und Fairness: Genaue Arbeitszeiterfassung stellt sicher, dass Überstunden korrekt dokumentiert und vergütet werden, was zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Unternehmen können sicherstellen, dass Arbeitszeitgesetze eingehalten werden, wodurch rechtliche Risiken minimiert werden.
Effiziente Personalplanung: Durch genaue Daten können Personalressourcen optimal eingesetzt und Engpässe vermieden werden.
Administrativer Aufwand: Die Einführung und Pflege eines Zeiterfassungssystems kann mit erhöhtem Verwaltungsaufwand verbunden sein.
Kosten: Anschaffung und Implementierung elektronischer Zeiterfassungssysteme können initial kostenintensiv sein.
Vertrauensproblematik: Einige Mitarbeiter könnten die Zeiterfassung als Misstrauensvotum empfinden, insbesondere wenn zuvor Vertrauensarbeitszeit praktiziert wurde.
Manuelle Erfassung (z. B. per Excel oder Papier) – fehleranfällig, nicht revisionssicher
Stempeluhr oder Terminal – stationär, oft im Eingangsbereich
Digitale Zeiterfassungssysteme – z. B. als Cloud-Software mit Webzugang
Mobile Arbeitszeiterfassung per App – ideal für Außendienst, mobile Teams und Homeoffice
Ein professionelles Zeiterfassungssystem sollte:
Beginn, Ende und Pausen erfassen
Überstunden, Fehlzeiten und Arbeitszeitkonten automatisch berechnen
gesetzliche Vorgaben (z. B. Ruhezeiten) überwachen
mobil, standortunabhängig und benutzerfreundlich funktionieren
DSGVO-konform arbeiten
Überzeugen Sie sich selbst! Lassen Sie sich live zeigen, wie pepito Ihre Personalplanung vereinfacht. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Demotermin und erleben Sie, wie effizient moderne Personalplanung sein kann.
Kostenlosen Demotermin buchen