Blogserie Teil 2: Bis wann muss der Dienstplan stehen?

Ein gut funktionierender Praxisbetrieb braucht Verlässlichkeit – und das beginnt mit einem rechtzeitig erstellten Dienstplan. Doch gerade in Zahnarztpraxen herrscht Unsicherheit: Gibt es gesetzliche Fristen? Reicht es, wenn der Plan ein paar Tage vorher kommt? Und was ist eigentlich angemessen?

In Teil 2 unserer Serie „Dienstplan-Wissen für die Zahnarztpraxis“ sprechen wir über die zeitliche Festlegung des Dienstplans – und haben wieder die Expertise von Fachanwältin Jennifer Jessie eingeholt.

Dienstplan-Fristen: Was sagt das Gesetz?

Ein Blick in Gesetzestexte liefert zunächst keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wann ein Dienstplan fertig sein muss. Manche Branchen sind durch Tarifverträge geregelt – die Zahnmedizin hingegen nicht. Deshalb ist es umso wichtiger, als Praxis selbst klare Regelungen zu schaffen.

Frage: Frau Jessie, bis wann muss der Dienstplan fertig sein?

Jessie: "Gesetzlich ist nicht allgemeingültig festgelegt, bis wann ein Dienstplan festgelegt sein muss. In einigen Branchen legen Tarifverträge bestimmte Fristen fest. Der Tarifvertrag für Ärzt:innen in kommunalen Krankenhäusern zum Beispiel schreibt vor, dass der Dienstplan spätestens einen Monat vor Beginn des Planungszeitraums erstellt sein muss. In der Zahnarztbranche fehlt es allerdings an einer solchen verbindlichen Vorgabe.

Aus der Rechtsprechung lässt sich auch keine eindeutig verbindliche Vorgabe entnehmen. Das Arbeitsgericht Berlin hat zwar in einem Einzelfall in einer älteren Entscheidung eine 4-tägige Ankündigungsfrist als angemessen erachtet (Urteil vom 05.10.2012, AZ: 28 Ca 10243/12). Das Gericht orientierte sich hier an der Regelung des § 12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), wonach Arbeitgeber die Arbeitszeiten mindestens vier Tage vorher ankündigen müssen. Diese Regelung betrifft aber originär Abrufarbeitsverhältnisse, bei denen von vorneherein vertraglich vereinbart ist, dass Arbeitnehmer:innen die Arbeitsleistung nur bei entsprechendem Arbeitsanfall, also auf Abruf, zu erbringen haben. Bei den Arbeitsverhältnissen in Zahnarztpraxen handelt es sich üblicherweise nicht um solche Abrufarbeitsverhältnisse, sondern um Arbeitsverhältnisse mit festgelegten Wochenarbeitszeiten. Ein pauschaler Rückgriff auf diese 4-tägige Ankündigungsfrist nach § 12 Abs. 3 TzBfG halte ich für Zahnarztpraxen daher für ungeeignet.

Praxisinhaber:innen haben es also in erster Linie selbst in der Hand, ein für sie praxistaugliches System zur Dienstplangestaltung zu entwickeln und festzulegen, bis wann ein Dienstplan vor einem gewissen Planungszeitraum feststehen sollte. Aufgrund ihres Weisungsrechts können Arbeitgeber:innen Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen festlegen (§ 106 GewO i.V.m. § 611a Abs. 1 S. 2 BGB), sofern die Arbeitsbedingungen nicht schon durch Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Gesetz festgelegt sind. Billiges Ermessen bedeutet dabei, dass sie nicht nur die eigenen betrieblichen Interessen zu berücksichtigen haben, sondern sie müssen auch die Interessen der Mitarbeiter:innen angemessen mitberücksichtigen. Insgesamt sollte sich nach diesen Kriterien eine angemessene Vorlauffrist zur Erstellung von Dienstplänen etablieren lassen."

Empfehlungen aus der Praxis – für die Praxis

Wieviel Vorlauf ist also realistisch und sinnvoll? Die gute Nachricht: Sie können das selbst bestimmen – im Rahmen fairer und transparenter Regeln.

Frage: Welche Frist können Sie für die Festlegung des Dienstplans empfehlen?

Jessie: "Auch wenn es keine gesetzliche Vorgabe gibt, ist es ratsam, den Dienstplan so früh wie möglich zu erstellen. Dies dient einer vorausschauenden Planung des Praxisbetriebs und der Patiententermine einerseits und gibt andererseits auch den Mitarbeitenden ausreichend Planungssicherheit auch für ihr Privatleben. Die Festlegung des Dienstplans spätestens ein Monat im Voraus halte ich in jedem Fall für angemessen und geeignet. Gleichwohl: Was für die eine Praxis gilt, muss nicht für die andere Praxis genauso gelten. Möglicherweise besteht auf Seiten der Praxis und der Mitarbeitenden gleichermaßen der Wunsch nach mehr Flexibilität, so dass auch kürzer Vorlaufzeiten reichen und entsprechend vereinbart werden könnten. Insofern könnte man die Mitarbeitenden auch einfach mal fragen, bis wann der Dienstplan feststehen sollte und gemeinsam eine Lösung hierzu entwickeln. Wie auch immer man es macht, letztlich ist es wichtig, dass man hier eine einheitliche und klare Regelung schafft, die man in Textform bereits im Arbeitsvertrag verankert oder als gesonderte Arbeitsanweisung z.B. im Praxishandbuch hinterlegt."

Mitarbeitende mitnehmen – Dienstplan im Dialog

Der beste Dienstplan nützt wenig, wenn er nicht transparent kommuniziert und gemeinsam getragen wird. Eine kurze Umfrage im Team kann hier ebenso helfen wie ein regelmäßiger Austausch in den Teambesprechungen. Denn wer frühzeitig involviert ist, akzeptiert Planung eher – und kann eigene Bedürfnisse besser einbringen.

Tipp: Legen Sie Fristen und Zuständigkeiten für die Dienstplanung idealerweise schriftlich fest:

• im Arbeitsvertrag
• in einer Betriebsvereinbarung (sofern vorhanden)
• oder im Praxishandbuch
  

pepito macht Planung sichtbar

Mit der digitalen Dienstplanfunktion von pepito lässt sich nicht nur die Planung selbst vereinfachen, sondern auch deren Transparenz erhöhen. Mitarbeitende erhalten Zugriff auf aktuelle Planungen – unabhängig von Ort und Zeit. So lassen sich frühzeitige Abstimmungen effizient gestalten und Planungssicherheit gewährleisten.

Ein Dienstplan ist dann erfolgreich, wenn er rechtssicher, frühzeitig und teamgerecht erstellt wird. Gesetzlich gibt es keine festen Fristen, doch eine monatliche Vorlaufzeit ist in vielen Praxen ein sinnvoller Standard. Entscheidend ist, dass Praxisinhaber:innen gemeinsam mit ihrem Team eine klare, einheitliche Regelung treffen – und dabei auch individuelle Flexibilität mitdenken.