Blogserie Teil 3: Flexibilität bei Ausfällen, Überstunden und Leerlauf

Der Alltag in Zahnarztpraxen ist gut durchgeplant – aber nicht immer vorhersehbar. Krankheitsausfälle, leere Terminkalender oder technische Störungen werfen schnell die Frage auf: Was dürfen Praxisinhaber:innen spontan anordnen?

In Teil 3 unserer Blogserie „Dienstplan-Wissen für die Zahnarztpraxis“ beleuchten wir rechtliche Spielräume in Ausnahmesituationen. Fachanwältin Jennifer Jessie erklärt, was möglich und was tabu ist.

Personalausfall: Darf ich Mitarbeitende aus der Freizeit holen?

Wenn jemand kurzfristig krank wird, liegt es nahe, Ersatz aus dem freien Team anzufragen. Doch wie verbindlich ist so eine Bitte? Und dürfen Arbeitgebende auf spontane Verfügbarkeit bestehen?

Frage: Können Praxisinhaber bei Personalausfall Mitarbeiter aus der Freizeit zurückholen?

Jessie: "Praxisinhaber können natürlich freundlich nachfragen, ob jemand bereit und in der Lage ist, bei einem Personalausfall kurzfristig einzuspringen. Gleichzeitig müssen sie aber auch akzeptieren, wenn kein:e Mitarbeiter:in so kurzfristig einspringen kann. Denn Arbeitgeber:innen müssen stets für eine ausreichende Personaldecke sorgen und Arbeitnehmer:innen sind nicht ohne weiteres dazu verpflichtet, Krankenstände in jedem Fall auszugleichen. Hier muss man im Einzelfall also schon sehr genau schauen, welche vertraglichen Vereinbarungen bestehen und welche organisatorischen Maßnahmen und Weisungen vor diesem Hintergrund möglich sind, um den Personalausfall zu kompensieren. Denkbar ist auch die vorübergehende Umverteilung der anfallenden Arbeiten, wenn dies im Team zumutbar ist und nötigenfalls sogar die Verschiebung von einzelnen Terminen."

Überstunden anordnen – aber bitte mit Vertrag

Gerade bei unvorhergesehenem Arbeitsanfall oder Patientenspitzen greifen viele Praxen auf Überstunden zurück. Doch das ist nicht automatisch erlaubt.

Frage: Kann eine Zahnarztpraxis kurzfristig Überstunden anordnen?

Jessie: "Es kommt drauf an. Sofern im Arbeitsvertrag geregelt ist, dass im Falle des betrieblichen Erfordernisses zumutbare Überstunden oder Mehrarbeit zu leisten sind, sind Arbeitgeber:innen auch berechtigt, dies kurzfristig anzuordnen. Findet sich eine solche Regelung im Arbeitsvertrag nicht oder sind Überstunden und Mehrarbeit sogar ausgeschlossen, dürfen sie auch nicht angeordnet werden, es sei denn es liegt ein außergewöhnlicher Notfall vor. Gemäß § 14 Arbeitszeitgesetz (ArbzG) darf von der üblichen Arbeitszeit vorübergehend in Notfällen und in außergewöhnlichen Fällen, die unabhängig vom Willen der Betroffenen eintreten und deren Folgen nicht auf andere Weise zu beseitigen sind, abgewichen werden. Auch im Falle, dass die Nichterledigung der Arbeit ein bestimmtes Arbeitsergebnis gefährden oder einen unverhältnismäßigen Schaden zur Folge haben würde oder bei unaufschiebbaren Arbeiten zur Behandlung von Personen, kann eine vorübergehende Anordnung von Überstunden rechtfertigen. Es ist also auch hier stets eine Wertung im Einzelfall erforderlich und im Grunde ist das Thema Überstunden vor allem ein Managementthema. Arbeitgeber haben wie bereits gesagt einerseits für eine ausreichende Personaldecke zu sorgen und die Arbeit so zu organisieren, dass im Normalfall Überstunden vermieden werden. Andererseits ist es wichtig, vorausschauend konkrete Regelungen zur Ableistung von Überstunden im Arbeitsvertrag zu vereinbaren, um hier überhaupt handlungsfähig zu sein."

„Nichts zu tun“ – nach Hause schicken erlaubt?

Wenige Patient:innen, spontane Ausfälle im Terminbuch oder ein Technikdefekt – es kann passieren, dass Mitarbeitende „nichts zu tun“ haben. Aber dürfen sie einfach nach Hause geschickt werden?

Frage: Können Praxisinhaber Mitarbeiter:innen kurzfristig heimschicken, wenn nichts zu tun ist?

Jessie: "Rein praktisch können Praxis:inhaberinnen Mitarbeiter:innen natürlich nach Hause schicken, wenn es nichts zu tun gibt. Sie müssen allerdings trotzdem die Vergütung vollständig zahlen und können auch nicht einfach verlangen, dass die Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit an einem anderen Arbeitstag nachholen. Denn aus rechtlicher Sicht haben Arbeitnehmer:innen nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Recht auf eine vertragsgemäße Beschäftigung. Es obliegt daher auch den Arbeitgeber:innen, die Arbeit so zu organisieren, dass eine vertragsgemäße Beschäftigung zu den vereinbarten Arbeitszeiten stets möglich ist. Das wirtschaftliche Risiko, dass Arbeitnehmer:innen doch einmal nicht im vertraglich vereinbarten Umfang beschäftigten werden können, trägt die Arbeitgeberseite (§ 615 BGB). Schicken Arbeitgebende ihre Mitarbeiter:innen also an einem Tag früher nach Hause, befinden sie sich rechtlich gesehen im Annahmeverzug für die angebotenen Arbeitsleistung der Mitarbeiter:innen. Sie müssen die ausgefallene Zeit also genauso vergüten, als hätten die Mitarbeiter:innen gearbeitet."

Handlungsspielräume klug nutzen

Was bedeutet das für die Praxis?

• Anfragen ja – verpflichten nein: Mitarbeitende dürfen gefragt, aber nicht gedrängt werden, bei Ausfällen einzuspringen.
• Vertragliche Absicherung: Ohne Überstundenregelung im Arbeitsvertrag sind kurzfristige Anordnungen kaum rechtssicher.
• Vergütung bleibt Pflicht: Auch bei Leerlauf tragen Arbeitgeber:innen das wirtschaftliche Risiko (§ 615 BGB).
  
  

Mit pepito flexibel bleiben und rechtssicher planen

Gerade in Ausnahmesituationen ist eine digitale Dienstplanung wie mit pepito hilfreich:

• Übersichtliche Schichtpläne
• Echtzeit-Kommunikation bei Änderungen
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• Planbarkeit trotz kurzfristiger Herausforderungen
  

So bleibt das Team informiert und die Planung transparent.

Unvorhergesehene Ereignisse gehören zum Praxisalltag. Doch auch in turbulenten Situationen gilt: Arbeitgeber:innen müssen vorausschauend planen und arbeitsrechtliche Spielräume respektieren. Klare vertragliche Regelungen und digitale Tools wie pepito schaffen die Grundlage für faire, flexible und rechtssichere Lösungen.