Eine präzise Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis ist weit mehr als ein bürokratischer Pflichtakt: Sie bildet die Grundlage für faire Löhne, eine gerechte Behandlung von Überstunden, eine saubere Urlaubsverwaltung – und nicht zuletzt für eine funktionierende Personalplanung. Doch immer wieder treten in der Praxis typische Fehler auf, die sich leicht vermeiden ließen – insbesondere mit der richtigen Zeiterfassungssoftware.
Wir zeigen Ihnen die fünf häufigsten Probleme – und wie Sie sie mit modernen digitalen Tools in den Griff bekommen.
1. Zahlendreher, vergessene Pausen & fehlerhafte Eingaben
Manuelle Zeiterfassung – etwa per Excel, Papier oder schlichten Tabellen – ist fehleranfällig. Zahlendreher, vergessene Pausenzeiten oder falsch eingetragene Uhrzeiten führen schnell zu verfälschten Arbeitszeitkonten. Oft fallen solche Fehler erst Wochen später bei der Lohnabrechnung auf, was Korrekturen mühsam und zeitintensiv macht. Hinzu kommt: Jede notwendige Nachkontrolle durch das Praxismanagement bindet unnötig Ressourcen.
👉 So vermeiden Sie den Fehler:
Moderne Zeiterfassungsprogramme bieten automatische Eingabehilfen, Plausibilitätsprüfungen und visuelle Rückmeldungen. So können fehlerhafte Einträge gar nicht erst abgespeichert werden – oder werden sofort zur Korrektur markiert.
2. Falsche oder unklare Urlaubsberechnung – besonders bei Teilzeitkräften
Urlaubstage richtig zu berechnen kann komplizierter sein, als es zunächst scheint – vor allem, wenn Mitarbeiter*innen in Teilzeit arbeiten, flexible Schichten haben oder nur einzelne Tage Urlaub nehmen. Ohne eine saubere Berechnungslogik entstehen schnell Ungerechtigkeiten oder falsche Resturlaubswerte. Besonders fehleranfällig ist dies bei Tabellen, in denen keine Verbindung zwischen geplanten Arbeitstagen und Urlaubszeiten besteht.
👉 So vermeiden Sie den Fehler:
Eine gute Zeiterfassungssoftware verknüpft Urlaube direkt mit dem Arbeitszeitmodell der jeweiligen Person. Dadurch wird automatisch der richtige Wert ermittelt – ganz gleich, ob es sich um einen halben Tag, einen zusammenhängenden Block oder kurzfristige Änderungen handelt.
3. Nicht erfasste Überstunden – und was das langfristig bedeutet
Oft beginnen Ärzt:innen oder Mitarbeiter:innen der Anmeldung bereits vor dem offiziellen Dienst mit organisatorischen Aufgaben oder beenden ihren Tag erst nach dem letzten Patienten. Diese unsichtbaren Minuten summieren sich schnell zu echten Überstunden, gehen aber häufig unter – insbesondere bei papierbasierten oder nachträglich ausgefüllten Erfassungen. Für die betroffenen Mitarbeitenden entsteht dabei nicht nur ein Gefühl der Ungerechtigkeit, sondern langfristig auch eine Ungleichverteilung im Team.
👉 So vermeiden Sie den Fehler:
Ein digitales Zeiterfassungsprogramm sollte die tatsächliche Anwesenheit abbilden – idealerweise durch terminal- oder appgestützte Ein- und Ausbuchung in Echtzeit. Außerdem können Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung oder kurzfristige Zusatzaufgaben direkt dokumentiert und bewertet werden.
4. Zeiterfassung wird zu spät oder unvollständig ausgefüllt
Gerade in kleineren Praxen übernehmen Mitarbeiter:innen oft Aufgaben außerhalb ihres regulären Einsatzplans – etwa das Vorbereiten eines Events, die Organisation von Schulungen oder das kurzfristige Einspringen für Kolleg:innen. Fehlt in der Zeiterfassung die Möglichkeit, solche Zusatzaufgaben zu dokumentieren, wird die Leistung unsichtbar – und im schlimmsten Fall nicht vergütet oder ausgeglichen.
👉 So vermeiden Sie den Fehler:
Eine gutes Tool zur Arbeitszeiterfassung bietet die Option, Zusatzleistungen oder Sonderzeiten gesondert zu erfassen, z. B. durch Auswahlfelder für Tätigkeiten, individuelle Kommentare oder spezielle Zeitzonen im System. So bleiben diese Leistungen sichtbar und nachvollziehbar.
Fazit: Weniger Fehler, mehr Fairness – mit der richtigen Zeiterfassung
Die Anforderungen an eine Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis sind hoch – besonders bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, Teilzeit, Schichtsystemen oder hoher Flexibilität. Umso wichtiger ist es, sich nicht länger auf fehleranfällige Tabellen zu verlassen, sondern auf ein professionelles Zeiterfassungsprogramm zu setzen, das mitdenkt, erinnert, prüft – und sich an die Bedürfnisse des Praxisalltags anpassen lässt.
Moderne Arbeitszeiterfassungssoftware sorgt nicht nur für fehlerfreie Daten, sondern auch für zufriedenere Teams, gerechte Abrechnung und ein Stück mehr Ordnung im oft hektischen Praxisbetrieb.
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