Krankenstand in der Zahnarztpraxis: Daten zeigen, welche Mitarbeitenden besonders häufig ausfallen

Krankmeldungen gehören zum Praxisalltag – aber wer fällt eigentlich besonders häufig aus?

Kaum ist der Dienstplan geschrieben, kommt die nächste Krankmeldung. Termine müssen verschoben, Kolleginnen und Kollegen umgeplant und Patienten informiert werden. Für viele Zahnarztpraxen gehören solche Situationen inzwischen zum Alltag.

Doch wer steckt eigentlich hinter den Fehlzeiten? Gibt es bestimmte Mitarbeitergruppen, die häufiger ausfallen als andere? Und welche Rolle spielen Alter, Arbeitszeit oder Berufserfahrung?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir anonymisierte Daten aus Zahnarztpraxen ausgewertet, die mit pepito arbeiten. Die Ergebnisse zeigen einige spannende Muster – und räumen gleichzeitig mit manchen Annahmen auf.

Datengrundlage: Woher stammen die Daten?

Die folgenden Auswertungen basieren auf den anonymisierten Personal- und Zeitwirtschaftsdaten von mehr als 600 Zahnarztpraxen, die pepito für Zeiterfassung, Dienstplanung und Personalmanagement nutzen – mit insgesamt rund 18.000 Mitarbeitenden und über 340.000 ausgewerteten Mitarbeiter-Monaten.

Für die hier gezeigten Krankenstands-Kennzahlen haben wir den Zeitraum 2023 bis 2025 sowie die Funktionen des Praxisteams betrachtet – also Assistenz, Prophylaxe, Empfang, Verwaltung, Abrechnung, Auszubildende und Praxismanagement. Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie Labor- und Zahntechnik sind ausgenommen, da sie anderen Beschäftigungsmustern folgen. Das entspricht über 160.000 ausgewerteten Mitarbeiter-Monaten. Für die langfristige Einordnung wurden zusätzlich Vergleichswerte bis ins Jahr 2019 herangezogen.

Die Krankheitstage werden auf Basis einer Fünf-Tage-Woche mit Arbeitstagen à acht Stunden berechnet und auf Vollzeitäquivalente (VZÄ) normiert, um Teilzeiteffekte herauszurechnen. Ausreißer (z. B. fehlerhafte Einzelwerte) werden vor der Auswertung bereinigt.

Wichtig: Die Auswertung ist nicht repräsentativ für alle Zahnarztpraxen in Deutschland, bietet aber einen belastbaren Einblick in die Fehlzeitenstruktur der ausgewerteten pepito-Nutzerpraxen. Ziel ist nicht, einzelne Mitarbeitergruppen zu bewerten, sondern Muster sichtbar zu machen und Praxen eine bessere Einordnung der eigenen Situation zu ermöglichen.

In welchen Monaten ist der Krankenstand am höchsten?

Wer das Gefühl hat, dass sich Krankmeldungen vor allem im Winter häufen, liegt mit diesem Eindruck nicht falsch.

Die höchsten Krankenquoten wurden im Februar gemessen. Durchschnittlich waren hier 8,2 % der Mitarbeitenden krankheitsbedingt ausgefallen. Im August lag die Krankenquote dagegen nur bei 4,5 %.

Die Daten bestätigen damit, was viele Praxen aus dem Alltag kennen: Infektwellen und Erkältungssaisons wirken sich spürbar auf die Personalplanung aus.

Warum liegt der Krankenstand weiterhin über dem Vor-Pandemie-Niveau?

Ein Blick auf die vergangenen Jahre zeigt, dass sich die Situation zwar etwas entspannt hat, aber noch nicht wieder auf dem Niveau vor der Pandemie angekommen ist.

2019 lag der Krankenstand durchschnittlich bei rund 13 Krankheitstagen pro Mitarbeiter und Jahr. Im Jahr 2022 wurde mit 18,2 Tagen der bisherige Höchstwert erreicht. Aktuell pendeln sich die Werte bei knapp 15 Krankheitstagen pro Jahr ein.

Dabei lohnt sich ein genauerer Blick auf die Zahlen. Denn die Fehlzeiten verteilen sich nicht gleichmäßig auf alle Mitarbeitenden. Während einige Teammitglieder über Jahre hinweg keinen einzigen Krankheitstag aufweisen, gibt es andere mit deutlich höheren Ausfallzeiten.

Interessant ist außerdem, dass sich erhöhte Krankenstände einzelner Mitarbeitender häufig auch in den Folgemonaten wiederfinden. Natürlich gibt es dafür oftmals medizinische oder persönliche Gründe. Die Daten zeigen jedoch, dass Fehlzeiten häufig nicht zufällig auftreten, sondern über einen gewissen Zeitraum stabil bleiben können. Gerade deshalb sind regelmäßige und strukturierte Auswertungen so wertvoll.

Hinzu kommt eine enorme Streuung zwischen den Praxen selbst: Während die 25 % der Praxen mit den niedrigsten Krankenständen bei durchschnittlich 2,2 % liegen, erreichen die 25 % mit den höchsten Krankenständen durchschnittlich 10,2 %. Damit ist der Krankenstand in den am stärksten betroffenen Praxen nahezu fünfmal so hoch wie in den Praxen mit den niedrigsten Fehlzeiten.

Assistenz, Prophylaxe oder Verwaltung: Wo fallen die meisten Krankheitstage an?

Nicht jeder Tätigkeitsbereich ist gleichermaßen von Fehlzeiten betroffen.

Die höchsten Krankenquoten zeigen sich in den folgenden Bereichen:

• Auszubildende: 6,8 %
• Assistenz: 6,4 %
• Prophylaxe: 5,9 %

Deutlich niedriger fallen die Werte in verwaltungsnahen Bereichen aus. Dazu zählen beispielsweise Abrechnung, Verwaltung oder Empfang.

In der Verwaltung lag die Krankenquote bei 3,9 %, in der Abrechnung bei 4,3 %. Damit zählen diese Bereiche zu den Gruppen mit den niedrigsten Fehlzeiten.

Die Unterschiede können viele Ursachen haben. Körperliche Belastungen, direkter Patientenkontakt oder ein höheres Arbeitspensum spielen je nach Tätigkeitsbereich vermutlich eine wichtige Rolle.

Sind jüngere Mitarbeitende häufiger krank?

Auch beim Alter zeigen sich deutliche Unterschiede.

Die höchste Krankenquote hatten Mitarbeitende unter 25 Jahren mit durchschnittlich 7,0 %. Die niedrigsten Werte wurden bei den 45- bis 54-Jährigen mit 5,1 % gemessen.

Auch die Betriebszugehörigkeit scheint einen Einfluss zu haben. Bei Mitarbeitenden unter 25 Jahren mit weniger als sechs Monaten Betriebszugehörigkeit lag die Krankenquote bei rund 6,7 %. Bei den 45- bis 54-Jährigen mit mehr als 25 Monaten Betriebszugehörigkeit lag sie bei rund 4,9 %.

Die Zahlen deuten darauf hin, dass die ersten Monate in einer Praxis eine besondere Rolle spielen könnten. Einarbeitung, neue Abläufe und fehlende Routine können zusätzliche Belastungen mit sich bringen.

Haben Teilzeitkräfte weniger Fehlzeiten als Vollzeitkräfte?

Oft wird angenommen, dass Teilzeitkräfte automatisch geringere Fehlzeiten haben. Die Auswertungen aus pepito zeigen jedoch ein differenzierteres Bild.

Den niedrigsten Krankenstand hatten Mitarbeitende mit weniger als 20 Wochenstunden (4,7 %).

Die höchsten Werte zeigten sich dagegen bei einer Wochenarbeitszeit von 20 bis 30 Stunden mit durchschnittlich 6,3 %. Vollzeitbeschäftigte lagen mit durchschnittlich 6,1 % nur leicht darunter. Der Unterschied zwischen Teilzeit- und Vollzeitkräften fällt damit insgesamt geringer aus als häufig angenommen.

Besonders auffällig war innerhalb der Gruppe mit 20 bis 30 Wochenstunden die Altersklasse der 25- bis 34-Jährigen. Hier lag die Krankenquote bei 7,7 %.

Die Daten selbst liefern keine eindeutigen Ursachen. Mögliche Zusammenhänge könnten jedoch familiäre Verpflichtungen, organisatorische Belastungen oder verdichtete Arbeitszeiten sein.

Was können Praxisinhaber konkret aus den Daten ableiten?

Die Auswertung zeigt, dass Krankenstände nicht rein zufällig verteilt sind. Vielmehr lassen sich Muster erkennen, die Praxen für ihre Personalplanung nutzen können.

Dazu gehören insbesondere:

• Krankenstände nicht nur insgesamt, sondern nach Tätigkeitsbereich, Alter, Arbeitszeit und Betriebszugehörigkeit auswerten.
• Die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeitender als mögliche Risikophase ernst nehmen und eng begleiten.
• Belastungen in Assistenz und Prophylaxe regelmäßig überprüfen.
• Wintermonate bei der Dienst- und Urlaubsplanung gesondert berücksichtigen.
• Teilzeit nicht automatisch mit geringerer Belastung oder weniger Fehlzeiten gleichsetzen – insbesondere bei Mitarbeitenden mit 20 bis 30 Wochenstunden lohnt sich ein genauer Blick.

Wer seine eigenen Daten kennt, kann Entwicklungen frühzeitig erkennen und gezielter gegensteuern.

Fazit: Hinter Krankenständen stecken erkennbare Muster

Die Auswertung der pepito-Daten zeigt deutlich, dass Fehlzeiten in Zahnarztpraxen nicht zufällig verteilt sind.

Alter, Tätigkeitsbereich, Arbeitszeit und Betriebszugehörigkeit stehen erkennbar mit dem Krankenstand in Zusammenhang ebenso wie saisonale Faktoren. Gleichzeitig unterscheiden sich die Krankenstände zwischen einzelnen Praxen erheblich.

Wer diese Muster kennt und regelmäßig analysiert, schafft die Grundlage für eine bessere Personalplanung und kann Belastungen im Team frühzeitig erkennen.

Wer Krankenstände nicht nur aus dem Bauchgefühl heraus bewerten möchte, braucht belastbare Daten. Mit pepito lassen sich Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Personaleinsatz strukturiert auswerten und für die Personalplanung nutzbar machen.