Wenn ein Mitarbeitender die Praxis verlässt, sollten einige Schritte beachtet werden, um den Zugang zu pepito korrekt zu beenden und die Daten ordnungsgemäß zu archivieren.

📝 1. Vertrag beenden

In der Personalakte unter dem Reiter „Vertragsdaten“ den bestehenden Arbeitsvertrag beenden.

• Nach der Beendigung kann sich die Person nicht mehr in pepito einloggen, da ein gültiger Vertrag Voraussetzung für den Login ist.

📁 2. Personalakte archivieren

Nach Vertragsende empfiehlt es sich, die Personalakte zu archivieren.

• Dabei werden die Zugangsdaten automatisch gelöscht.

• Dadurch ist kein Login mehr möglich, auch wenn versehentlich noch ein Vertrag aktiv wäre.

🔒 3. Zugang vorzeitig sperren (optional)

Soll der Zugang vor Vertragsende deaktiviert werden, kann in der Personalakte im Bereich „Login“ die E-Mail-Adresse gelöscht werden.
→ Damit wird der Zugriff sofort gesperrt.

⚖️ 4. Datenaufbewahrung

Archivierte Mitarbeitende nicht löschen!
Die Daten müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden und sollten daher ausschließlich archiviert, nicht entfernt werden.