pepito - Software für Personaleinsatzplanung

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6 Gründe gegen die Excel Dienstplanung

Viele Unternehmen setzen Excel als Lösung für die Dienstplanung ein, weil es kostenlos, vertraut und flexibel ist. Der größte Vorteil der Erstellung eines Arbeitsplans in Excel ist tatsächlich, dass hier keine zusätzlichen Kosten anfallen, dann viele Firmen nutzen Excel bereits für andere Zwecke. Die meisten Anwender haben Zugang zu Microsoft Office und sind die Handhabung des Tabellenprogramms gewohnt. Excel ist auch sehr anpassungsfähig und je mehr Erfahrung Sie mit Excel haben, desto leichter fällt es, damit selbst komplexe Aufgaben auszuführen. Ist Excel also auch die ideale Software für den Dienstplan? Einiges spricht dagegen!

1.Excel wurde nicht erstellt, um einen Arbeitszeitplan damit aufzusetzen.

Das bedeutet, dass Sie selbst sehr darauf achten müssen, dass alles weiterhin reibungslos abläuft: Sind die Formeln korrekt? Sind alle Mitarbeiter, die eingeplant werden müssen, korrekt? Gibt es Überschneidungen? Ist die Verfügbarkeit der Mitarbeiter berücksichtigt worden? Das alles müssen Sie selbst überprüfen, und das kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

2.Die Erstellung eines Arbeitsplanes in Excel ist fehleranfällig.

Es ist leicht, Fehler bei Berechnungen, Arbeitszeiten und Tagen zu machen. Feiertage müssen selbst hinzugefügt werden und alle Unregelmäßigkeiten der Arbeitszeiten müssen ebenso manuell eingegeben werden.

3.Die gemeinsame Nutzung eines in Excel erstellten Arbeitszeitplans ist möglicherweise nicht für alle Mitarbeiter optimal.

Mitarbeiter, die mit Excel nicht vertraut sind, überprüfen ihren Arbeitszeitplan weniger häufig. Denn auch, wenn das Office-Paket in vielen Büros bestens bekannt ist, sind Mitarbeiter in der Produktion oder in anderen Bereichen mit solchen Anwendungen weniger versiert. Eine gute Zeitplanmanagement-Anwendung wie pepito mit Push-Benachrichtigungen kann hier eine bessere Lösung sein.

4.Excel braucht Zeit.

Je mehr Sie dem System abverlangen, desto mehr Zeit verbringen Sie mit Berechnungen, dem Finden von Formeln und dem Korrigieren von Fehlern. Diese Zeit kann wertvoll sein und anderswo fehlen.

5.Aufgrund der mangelnden Prozesskontrolle und der Komplexität der Planung in Excel können nicht nur häufig Fehler auftreten.

Diese Fehler wirken sich dann auch noch auf die Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung und Management-Berichterstattung aus. Jeder Mitarbeiter möchte, dass sein Gehalt korrekt ist, und natürlich möchten Sie keine Diskussionen mit Kunden über falsche Rechnungsstellung.

6.Da in einem Kalender häufig Änderungen stattfinden, werden mehrere Versionen erstellt.

Dies ist für die Mitarbeiter ärgerlich, da es oft schwierig ist, zu wissen, welche Version die richtige ist. Dies kann zu großer Verwirrung führen, und Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise nicht zur richtigen Zeit oder am richtigen Ort.

Dienstplanung mit Excel kann funktionieren. Dies gilt vor allem für Kleinstunternehmen. Je mehr Mitarbeiter eine Firma beschäftigt, desto komplizierter wird es aber, Arbeitspläne in Excel zu erstellen. Eine spezielle Software wie pepito ist hier eine clevere Alternative!

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