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Zeiterfassung

Arbeitszeit: das müssen Arbeitgeber bei ihrer Planung unbedingt beachten

Um die Abläufe im Unternehmen zu organisieren und die Tätigkeiten der Mitarbeiter zu strukturieren nutzen Firmen Arbeitszeitmodelle. Diese regeln die Verteilung der Arbeit und deren zeitliche Lage. Tarifverträge und auch die Arbeitsverträge der Mitarbeiter geben hierfür die Rahmenbedingungen vor - natürlich auch gesetzliche Bestimmungen wie das Arbeitszeitgesetz. Wie genau Firmen die zu leistenden Arbeitszeiten festlegen, kann aber ganz unterschiedlich ausgestaltet werden.

Die beliebtesten und häufigsten Arbeitszeitmodelle sind...

  1. Flexible Arbeitszeitmodelle
  2. Gleitzeit
  3. Home-Office oder Telearbeit
  4. Vertrauensarbeitszeit
  5. Normalarbeitszeit

1. Flexible Arbeitszeitmodelle

Wie in anderen europäischen Ländern sind auch in Deutschland in den letzten Jahren die traditionellen Arbeitszeiten in vielen Unternehmen durch flexible Arbeitszeitmodelle ersetzt worden. Vereinbarungen für flexible Arbeitszeitmodelle werden in der Regel auf Weisung der Unternehmensleitung getroffen, zumindest soweit kein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden ist. Bei der Anwendung der Weisungen der Unternehmensleitung und beim Abschluss von Vereinbarungen mit Betriebsräten sind das Arbeitszeitgesetz und die geltenden Tarifverträge zu beachten. Im Rahmen flexibler Arbeitszeitmodelle kann z.B. die Einrichtung von Arbeitszeitkonten in Betracht gezogen werden. Neben Wochen- und Monatskonten sind sogar Jahreskonten möglich. Bei diesen wird eine im Jahr zu leistende Stundenzahl festgelegt, nicht jedoch, wie viel oder wenig ein Angestellter an einem bestimmten Tag arbeitet.

2. Gleitzeit

Flexible Arbeitszeitmodelle können auch als Gleitzeit konzipiert werden. Bei der Gleitzeit-Regelung hat jeder Arbeitnehmer die Autonomie, seinen Arbeitsbeginn und das Arbeitsende zu verschieben, um den Arbeitszeitplan mit seinen eigenen Verpflichtungen in Einklang zu bringen - und zwar täglich innerhalb eines vom Arbeitgeber festgelegten Zeitrahmens. Flexible Arbeitszeiten sind dabei häufig durch die obligatorische Anwesenheit des Arbeitnehmers an seinem Arbeitsplatz zu bestimmten, vom Arbeitgeber festgelegten Zeiten gekennzeichnet. Es gelten also Kernarbeitszeiten, zu denen die Mitarbeiter im Unternehmen sein müssen. Diese neue Perspektive ermöglichte es den Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeiten selbst zu verwalten und so ihre Zeit zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern.

3. Home-Office oder Telearbeit

Was heute vor allem als Home-Office bekannt ist und ein Arbeiten von zu Hause aus meint, ist eigentlich Telearbeit – also eine Arbeit, die durch das Vorhandensein von Telekommunikationsverbindungen (oft eine Internetverbindung) mit der Außenwelt ermöglicht wird. Vorteilhaft ist hierbei, dass kein Weg zur Arbeit zurückgelegt werden muss, eine erhöhte Flexibilität für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ermöglicht wird und vielen Studien nach auch die Fehlzeiten geringer sind. Nachteilig ist hingegen, dass in der häuslichen Umgebung die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen können. Verfahrensvorschriften und das Vier-Augen-Prinzip sind schwieriger zu erfüllen. Zudem müssen sich die Mitarbeiter hier stärker selbst organisieren und motivieren.

4. Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit oder Vertrauensgleitzeit erfolgt keine Kontrolle der geleisteten Stunden. Im Vordergrund stehen die Aufgaben des Arbeitnehmers und ob dieser alle Tätigkeiten ausführt. Die zeitliche Präsenz ist weniger relevant. Der Arbeitgeber muss zwar dennoch sicherstellen, dass tarifliche Bestimmungen eingehalten werden. Das Unternehmen setzt mit der Vertrauensarbeitszeit aber ein Signal dafür, dass keine Überstunden mehr angesammelt werden sollen bzw. dass entstandene Mehrarbeit vom Mitarbeiter selbst auch wieder ausgeglichen werden soll. Hierbei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich selbst organisieren können und nicht ständig mehr arbeiten, um ein Ziel zu schaffen. Angestellte sollten Entscheidern daher trotz Vertrauensarbeitszeit zurückmelden, ob die gesetzten Ziele im Rahmen der veranschlagten Projektzeiten umsetzbar sind.

5. Normalarbeitszeit

Trotz einiger innovativer Arbeitszeitmodelle gilt in den meisten Unternehmen noch die Normalarbeitszeit. Bei dieser sind die Beschäftigten in Vollzeit oder Teilzeit tätig und es gibt einen definierten Arbeitsbeginn sowie ein festgeschriebenes Ende. Die Arbeitszeit kann nur auf eine Tagschicht verteilt werden oder auf verschiedene, auch wechselnde Schichten. Angeordnete Überstunden werden genau erfasst und dann entweder bei der Gehaltszahlung berücksichtigt oder in einen Freizeitausgleich umgewandelt.

Übrigens ist die Erfassung der Arbeitszeiten und der geleisteten Stunden nicht nur bei der Normalarbeitszeit vorgesehen. Auch wenn hier typischerweise das Unternehmen Systeme zur Zeiterfassung bereitstellt, muss die Arbeitszeit ebenso bei anderen Modellen dokumentiert werden – selbst bei der Vertrauensarbeitszeit. Zwar ist nicht genau vorgeschrieben, auf welche Weise die Dokumentation erfolgen muss, aber digitale Systeme zur Zeiterfassung wie pepito erleichtern beiden Seiten – Arbeitgebern und Arbeitnehmern – den genauen Überblick über die geleisteten Stunden, auch um diesbezüglichen gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden.

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