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Zeiterfassung

Aufbau von Vertrauen in die Technologie/ Automatisierung

Wir werden von allen Seiten mit digitalen Innovationen bombardiert. Die Evolution vollzieht sich in rasantem Tempo. Von neuen Smartphones bis hin zu künstlicher Intelligenz und Robotik. Alle digitalen Innovationen werden entwickelt, um ein Problem zu lösen oder um bestimmte Handlungen zu automatisieren. Viele Geräte sind miteinander verbunden und gemeinsam sorgen die Geräte für Entlastung und mehr Kontrolle. In vielen Unternehmen wird ein Teil der Arbeit in den nächsten Jahren automatisiert. Führungskräfte sehen die Neugestaltung von Arbeitsplätzen als Gewinnchance, Mitarbeitern bereitet genau das manchmal Sorgen. 

Digitalisierung in Unternehmen

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von digitalen Tools und Systemen, von Excel-Listen bis hin zu eigenständigen Softwarelösungen. Aber Daten werden oft nicht miteinander verknüpft, Prozesse sind nicht aufeinander abgestimmt. Das ist schade, denn die Daten sollen für das Unternehmen arbeiten und nicht umgekehrt. Tatsächlich ist das Sammeln von Daten nicht das Ziel. Sie ist eine logische Konsequenz der täglichen Arbeit. Der Zweck der Datenerfassung ist es, Führungskräften zu helfen, die Prozesse besser zu verstehen und zu steuern, die letztendlich das Unternehmen verbessern.

Für junge Unternehmen ist digitales Arbeiten die normalste Sache der Welt. Sie erledigen ihre Buchhaltung selbstverständlich digital und so weit wie möglich automatisiert. Unternehmen, die es erst seit ein paar Jahren gibt, kennen es nicht anders. Sie haben alle Möglichkeiten zur Hand und nutzen die neueste Technologie. Ein häufiger Fallstrick für junge Unternehmen ist, dass sie zwar ein Werkzeug für alle möglichen Aktivitäten haben, aber nicht alle diese Werkzeuge miteinander verknüpft sind. Für viele Unternehmen, die in der analogen Ära begonnen haben, ist es weniger selbstverständlich, digital zu arbeiten. Es ist ein seltsames Gefühl, dass ihre Papierakten in schweren Aktenschränken jetzt auf eine briefmarkengroße Speicherkarte passen.

In einer Organisation müssen alle Prozesse, mit denen man jahrelang gearbeitet hat, plötzlich auf den Kopf gestellt werden. Die Mitarbeiter müssen über den Tellerrand hinausschauen und anfangen, völlig anders zu denken. Sie mögen es sicher, vertraut und einfach, also ist Veränderung bedrohlich. So entsteht Widerstand, wenn Verantwortliche sich entscheiden, ihre bestehenden Prozesse zu öffnen und zu digitalisieren. Zusätzlich zu der allgemeinen Angst vor Veränderungen werden sich einige Mitarbeiter angegriffen fühlen oder Angst haben, dass ihre Arbeit von einem Computer übernommen wird. Andere Mitarbeiter werden Angst haben, dass sie die Veränderung nicht verstehen und nicht damit umgehen können.

Widerstand gegen Digitalisierung und Automatisierung

Zunächst müssen Entscheider feststellen, warum sich etwas ändern muss. Mögliche Ausgangspunkte können sein:

- aktuelle Kunden (Was muss sich ändern, um unsere Kunden besser zu bedienen?)

- potenzielle Kunden (Was muss sich ändern, um neue Kunden zu gewinnen?)

-  die Organisationskultur (Was muss sich ändern, damit es für unsere Mitarbeiter einfacher wird, mit bestehenden und potenziellen Kunden gut umzugehen?).

Das bedeutet nicht, dass jede Veränderung unbedingt zu einem besseren Service, mehr neuen Kunden und einer neuen Organisationskultur führen muss, aber in der Praxis führt eine gut organisierte Veränderung zu Verbesserungen an vielen Fronten und zufriedenen Mitarbeitern.

Veränderung leiten

Bei jeder Veränderung gibt es einen großen Bedarf an Führung. Führungskräfte bereiten sich auf den Wandel vor, indem sie sich in der Organisation umsehen und viel mit den Verantwortlichen sprechen. Wer sind die Mitarbeiter und wie nehmen sie die Veränderung wahr? Es gibt einige Stereotypen. Zum Beispiel gibt es Opfer, die jede Veränderung als persönlichen Angriff sehen, und Zuschauer, die weder für noch gegen die Veränderung sind, aber unter allem leiden. Schließlich gibt es die Gruppe, mit der Entscheider am besten arbeiten können: Befürworter. Das sind die Personen, welche die Wichtigkeit der Veränderung verstehen, die von ihren Projekten begeistert sind und die eine positive Atmosphäre in der Organisation verbreiten können. Wenn Führungskräfte ein wenig Zeit investieren, um diese Menschen zu informieren und auf ihre Seite zu bringen, können sie zu Botschaftern der Veränderung werden.

Durch viele Gespräche müssen Entscheider dafür sorgen, dass alle Betroffenen gut vorbereitet sind. Dazu setzen sie Unterstützer ein, aber auch ihr gesamtes Führungsteam, um alle Mitarbeiter zu mobilisieren oder zumindest deren Widerstand zu neutralisieren. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Führungskräfte ausreichend Verantwortung erhalten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

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