Die häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung
Die Zeiterfassung bietet eine Übersicht und Kontrolle über die Leistungen und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus erleichtert die Zeiterfassung bei Schichtsystemen, flexiblen Arbeitszeiten und Home Office ein agiles und praktikables Arbeiten. Schließlich vereinfacht eine Stundenerfassung die Prozesse für eine effiziente Lohnverwaltung. All dem kann das Zeiterfassungssystem aber nur gerecht werden, wenn keine Fehler passieren. Leider sind manche Methoden zum Protokollieren der Arbeitszeiten aber sehr fehleranfällig. Was sind die fünf häufigsten Probleme beim Protokollieren der Arbeitszeiten?
Eingabefehler und Zahlendreher
Eingabefehler sind die häufigste Quelle von Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung. Zahlendreher und vergessene Pausenzeiten führen schnell dazu, dass die hinterlegten Arbeitszeiten nicht dem entsprechen, was tatsächlich geleistet wurde. Eine verwechselte Ziffer kann sogar die komplette Kalkulation der Zeiten durcheinander bringen und die Ergebnisse völlig verfälschen, wenn der Fehler nicht bemerkt wird. Aus dem Grund müssen Arbeitszeitlisten häufig nochmal von Vorgesetzten kontrolliert werden – ein zusätzlicher Aufwand.
Fehler bei der Berechnung des Urlaubs
Es ist wichtig, nicht nur die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu berücksichtigen, sondern auch die Stunden/ Tage der Abwesenheit der Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass die Erfassung von Urlaub und Abwesenheit auf die gleiche Weise erfolgt wie die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden. Problematisch dabei: Gerade bei Teilzeitstellen und Urlauben, die weniger als eine Woche umfassen, ist die Berechnung der restlichen Urlaubstage nicht einfach, weil hierbei krumme Zahlen resultieren, die ziemlich verwirrend sein können. Die Zeiterfassung muss also die korrekten Berechnungsroutinen beinhalten, damit der Urlaub korrekt kalkuliert wird. Hierfür bieten wir praktische Vorlagen zum Download an!
Überstunden werden nicht erfasst
Es ist wichtig, nicht nur die Stunden zu erfassen, in denen der Mitarbeiter im Büro hätte sein sollen, sondern auch die Stunden, in denen der Mitarbeiter tatsächlich anwesend war. Auf diese Weise können Sie erkennen, ob (zu) viele Überstunden anfallen. Wenn Überstunden bezahlt werden, ist es sehr wichtig, diese korrekt zu erfassen. Dabei zählen auch vor- und nachbereitende Tätigkeiten zur Arbeitszeit, etwa das Aufräumen der Physiotherapie-Praxis nach dem letzten Patienten oder das Hochfahren des PCs am Morgen. Bei der manuellen Zeiterfassung werden solche zusätzlichen Minuten gern vergessen, weil der Mitarbeiter beispielsweise seinen Stundenzettel schon ausfüllt, bevor er kurz vor Feierabend nochmal alles ausräumt. Mit der Zeit können sich hier einige „vergessene“ Überstunden ansammeln.
Zeiterfassung wird zu spät ausgefüllt
Gerade weil die Erfassung der Arbeitszeiten für viele Mitarbeiter eine lästige Zusatzaufgabe darstellt, wird diese Pflicht gern vor sich hergeschoben – bis zum Ende des Monats. Wenn der Mitarbeiter dann versucht, sich zu erinnern, zu welcher Zeit er vor drei Wochen Feierabend hatte oder welche Schicht er Anfang des Monats hatte, kann manches auch falsch erinnert werden. Wenn die Arbeitszeiten immer gleich sind (z.B. kontinuierliche Normalschicht), erscheint das Ausfüllen der Zeiterfassung erst am Monatsende weniger problematisch, aber auch hier können Überstunden oder kurzfristige Änderungen vergessen werden.
Wohin mit Zusatzaufgaben?
Um Verwirrung zu vermeiden, ist es auch immer eine gute Idee, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, zusätzliche Informationen in der Zeiterfassung zu hinterlegen. Die Stunden werden dann sofort vom System umgesetzt und aufsummiert. In vielen Fällen fallen Zusatzaufgaben außer des gewöhnlichen Plans an, etwa die Übernahme eines zusätzlichen Projekts oder die Vorbereitung von Veranstaltung außerhalb der Arbeitszeiten. Dafür müssen der Stundenzettel oder die Excel-Tabelle natürlich Platz bieten, um solche Zusatzaufgaben zu erfassen.
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