pepito - Software für Personaleinsatzplanung

Zeiterfassung

Dienstplan in 5 Minuten – so geht’s!

Damit alle wichtigen Aufgaben erledigt, Arbeitszeitfenster besetzt und auch Schichten optimal organisiert sind, ist ein Dienstplan in vielen Branchen unerlässlich. Diesen zu erstellen ist jedoch oft eine ungeliebte Aufgabe, denn die Verwaltungsarbeit kostet Zeit und Mühe. Dass es auch anders geht, beweist der moderne Personalplaner pepito. Das smarte Tool unterstützt Entscheider mit praktischen Schnellplanungs-Funktionen und der Möglichkeit, fertige Pläne zu speichern und immer wieder zu verwenden. 

Einsatzobjekte für den Dienstplan erstellen

Zunächst werden Einsatzobjekte erstellt. Einsatzobjekte können nicht nur Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen oder Tätigkeitsbereichen sein, sondern auch Geräte oder Fahrzeuge - eben Ressourcen, die benötigt werden.

  1. In pepito wählen Sie unter "Einstellungen" den Punkt "Einsatzobjekte".
  2. Dort können Sie oben rechts Einsatzobjekte hinzufügen (grüner Button)
  3. und für diese eine Bezeichnung, eine Farbe und ein Symbol festlegen.

Beispiel: Eine Apotheke hat kaufmännische Angestellte und pharmazeutische Angestellte sowie einen Lieferdienst für Arzneimittel. Daher ist es sinnvoll, drei Einsatzobjekte zu erstellen:

  • Kaufmännischer Bereich
  • Pharmazeutischer Bereich
  • Transport

Mitarbeiter zu Einsatzbereichen zuweisen

Diesen Einsatzobjekten werden dann konkrete Mitarbeiter zugewiesen. Hierfür rufen Sie die Personalakte auf.

  1. Im Menü "Personalakte" sind alle Mitarbeiter aufgelistet, Sie können über den grünen Button "Mitarbeiter hinzufügen" aber auch neue Mitarbeiter erstellen.
  2. Klicken Sie einen der Mitarbeiter an, können Sie über den Punkt "Zuordnung" festlegen, welchem Einsatzobjekt der Mitarbeiter zugeordnet werden soll.
  3. Sie können hier zusätzlich unter "Vertrag" die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten der Mitarbeiter hinterlegen oder Notizen zu den Mitarbeitern erstellen.

Beispiel: Herr Müller übernimmt in der Apotheke den Transport und arbeitet im kaufmännischen Bereich mit. Frau Meier ist nur im pharmazeutischen Bereich tätig. Für Herrn Müller können somit die Einsatzobjekte "Transport" und "Kaufmännischer Bereich" angeklickt werden, für Frau Meier das Einsatzobjekt "Pharmazeutischer Bereich".

Den Dienstplan fertigstellen

Nun geht es zur eigentlichen Planung - dem "Bedarfsplan". Mit dem blauen Button "neuen Schichtplan anlegen" gelangen Sie zu einer Kalenderübersicht, in welcher Sie einen Arbeitszeitraum definieren - Arbeitstage oder Wochen, die mit Mitarbeitern besetzt werden sollen. Dazu können Sie eine entsprechende Stelle anlegen (über das + in der Kalenderübersicht).

Beispiel: Für den Bereich Transport wurden tägliche Arbeitszeiten von 8.00 Uhr bis 12.00 Uhr festgelegt. Hierfür wird die Stelle "Transportfahrer" angelegt und diese soll mit Herrn Müller besetzt werden.

Weiter geht es bei der Einsatzplanung. Hier sind nun die bereits definierten Zeitfenster zu sehen und per Drag & Drop können Sie die in einer Liste angeordneten Mitarbeiter auf die jeweiligen Zeiträume ziehen. Der nun fertige Einsatzplan kann dann als Vorlage gespeichert und auch für die folgenden Wochen angewandt werden.

Wenn Sie noch nicht genau wissen wie Sie Ihren Anwendungsfall am besten in pepito abbilden können, dann wenden Sie sich gerne an uns, schauen Sie unser Video zur Schnellplanung oder toben Sie sich in unserer Demo mit Beispieldaten aus diversen Branchen aus. 

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