Einsatzplanung für Ihren Praxisalltag - einfach, digital & effizient
In jeder Zahnarztpraxis gehört die wöchentliche Dienstplanung zum festen Bestandteil der Organisation. Zwar kennen die Mitarbeitenden in der Regel ihre Einsatzzeiten, dennoch sollten die Dienstpläne dokumentiert und für das gesamte Praxisteam zugänglich sein. Zusätzlich sind häufig besondere Umstände zu berücksichtigen – etwa Abwesenheiten durch Krankheit, Urlaub oder Fortbildungen einzelner Teammitglieder. Fällt eine Person im Team kurzfristig aus, muss diese aus dem Dienstplan entfernt und bei Bedarf eine Vertretung organisiert werden. Damit dies reibungslos gelingt, ist ein umfassender Überblick über Qualifikationen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten sowie das Stundenkonto aller Mitarbeitenden erforderlich. Die Erstellung des Dienstplans erfordert somit nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch einen hohen administrativen Aufwand – ein Aufwand, der sich mit einer intelligenten Cloud-Lösung deutlich reduzieren lässt.
Transparente Dienstplanerstellung
Gerade bei steigender Zahl an Mitarbeitenden, mehreren Standorten und wachsenden Praxisstrukturen kann bei der Einsatzplanung schnell der Überblick verloren gehen. Der Einsatz eines digitalen Personalplanungstools kann hier eine wertvolle Unterstützung bieten und viele Prozesse deutlich vereinfachen. Die in der digitalen Personalakte hinterlegten Arbeitszeiten lassen sich direkt für die Planung nutzen, um das Stundenkontingent aller Mitarbeitenden optimal auszuschöpfen. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung werden automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt und den planungsverantwortlichen Personen angezeigt. Unter Einbeziehung der jeweiligen Qualifikationen zeigt eine intelligente Cloud-Lösung auf, wer für eine bestimmte Schicht geeignet ist. Die Suche nach einer passenden Vertretung wird dadurch schnell und unkompliziert gelöst. Zudem müssen viele Praxen bei der Erstellung des Einsatzplans berücksichtigen, dass sich bei einzelnen Mitarbeitenden – etwa bei Auszubildenden oder Teilzeitkräften – die Wochenarbeitszeit in geraden und ungeraden Kalenderwochen unterscheidet. Auch solche individuellen Regelungen können durch eine geeignete Softwarelösung abgebildet und automatisch in die Dienstplanung integriert werden.
Optimierung der Zeiterfassung mit Hilfe des Dienstplanes
Geplante Zeiten optimal nutzen
Optimalerweise arbeiten Mitarbeitende ausschließlich zu den Zeiten, die im Dienstplan vorgesehen sind – so kann das Stundenkontingent voll ausgeschöpft werden, ohne dass unnötige Unter- oder Überstunden entstehen. Bei einigen Zeiterfassungssystemen wird jedoch jede Minute gezählt, die jemand in der Praxis verbringt. Kommt also eine Person (z. B. angestellte*r Zahnarzt oder Zahnärztin, Prophylaxefachkraft, Assistenz) vor Beginn der geplanten Schicht, sammelt sie Überstunden – selbst wenn das im konkreten Fall nicht erforderlich ist. Wird die Zeiterfassung mit dem Dienstplan verknüpft, so wird zwar die gestempelte Zeit dokumentiert, gezählt werden jedoch nur die Stunden, die mit der geplanten Arbeitszeit übereinstimmen – unabhängig davon, ob jemand früher erscheint oder länger bleibt. Wird eine nachvollziehbare Begründung angegeben, etwa für ein längeres Verbleiben oder ein früheres Kommen, kann diese Zeit selbstverständlich trotz Abweichung vom Plan gutgeschrieben werden. Dieses Modell hilft dabei, unnötige Überstunden zu vermeiden und schafft eine faire und transparente Basis für alle Beteiligten.
Volle Transparenz für das gesamte Team
Ist der Dienstplan erstellt, sollte jedes Teammitglied eine Übersicht erhalten, aus der hervorgeht, wann und in welchem Bereich es eingesetzt ist. Darüber hinaus ist es sinnvoll, allen Mitarbeitenden Einsicht in den vollständigen Dienstplan zu gewähren. So kann beispielsweise auch die Assistenz direkt sehen, mit welcher Zahnärztin oder welchem Zahnarzt sie heute zusammenarbeitet.
Ein klar strukturierter Dienstplan beugt Missverständnissen und Spannungen im Team vor – und trägt aktiv zu einer harmonischen und gut organisierten Praxisatmosphäre bei.
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