Digitale Personalakte: rechtliche Gesichtspunkte berücksichtige
Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet in allen Bereichen voran. Das Personalwesen bildet da keine Ausnahme. Anstelle von Papierdokumenten nutzen Personalverantwortliche die verschiedenen Formen von Mitteilungen, Verträgen, Akten und Korrespondenz in elektronischer Form, um diese zu verteilen, auszutauschen und zu archivieren. Auch wir nutzen digitale Akten und unser Personalmanagement-Tool pepito macht es leicht, die Akten für alle Mitarbeitenden digital zu führen
Warum Personalakten digital führen?
Die Digitalisierung der Personalakten ermöglicht eine Vereinfachung und Rationalisierung der derzeitigen Verwaltungsverfahren (Einstellungszusage, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung usw.), damit sich die Personalabteilung auf ihr Kerngeschäft konzentrieren kann, nämlich Ausbildung, Kompetenzmanagement, Lebensqualität am Arbeitsplatz und Management. Bei dieser Umstellung von Papier auf Digital muss jedoch ein rechtlicher Rahmen beachtet werden, der einerseits die Dauerhaftigkeit und Verfügbarkeit der Dokumente und andererseits ihre Vertraulichkeit und den Schutz der Mitarbeiter gewährleisten soll. Die Digitalisierung von Personaldokumenten unterliegt strengen Regeln: zum einen der Vertraulichkeit, zum anderen der Authentizität und der Haltbarkeit der Dokumente für einen bestimmten Zeitraum.
Was muss in die Personalakte?
Grundsätzlich dürfen nur Informationen in die Personalakte aufgenommen werden, welche der/die Mitarbeiter/in auch einsehen darf. Privates hat in der Personalakte nichts zu suchen. In der Personalakte sollten sich somit alle Unterlagen befinden, die sich auf die Person eines Mitarbeitenden beziehen und einen tatsächlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Dazu gehören:
- Der Arbeitsvertrag und die ehemaligen Bewerbungsunterlagen
- Dokumente im Zusammenhang mit Abwesenheit, Urlaub, Krankheit, Erziehungsurlaub usw,
- Einkommensteuerunterlagen,
- Gesundheits- und Sozialversicherungsunterlagen,
- Dokumente im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis,
- Dokumente im Zusammenhang mit der Vergütung.
Recht auf Einsichtnahme durch Angestellte
All diese Dokumente müssen die Mitarbeitenden auch einsehen dürfen, dieses Recht hat jede/r Arbeitnehmer/in nach § 83 BetrVG, auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Die elektronische Personalakte sollte aus diesem Grund auch erst dann gelöscht werden, wenn alle gegenseitigen Ansprüche aus dem Dienstverhältnis erfüllt sind. Zudem ist eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vorgeschrieben. Für Gehaltsabrechnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen gelten teils längere Fristen (z.B. 6 Jahre). Nach dem Mindestlohngesetz müssen Nachweise über die Zahlung des Mindestlohns bis zu zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Daten in der Personalakte unterliegen der Allgemeinen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass kein psychologisches Profil des Mitarbeitenden entsteht und dessen Tätigkeiten nicht individuell getrackt werden. Dokumente sollten mit einem Zeitstempel versehen werden, um auch Beweiswert bei Streitigkeiten zu haben.
Der Betriebsrat hingegen darf Personalakten nicht generell einsehen, jedoch auf Wunsch von Angestellten hinzugezogen werden. Nach dem § 87 Abs. 11 Nr. 1 BetrVG können Unternehmen die Formalitäten der Einsichtnahme durch Mitarbeitende regeln. Bei der Einsichtnahme müssen Angestellte auch auf Bedingungen des Unternehmens Rücksicht nehmen, etwa im Hinblick auf die Zeit und Häufigkeit der Einsicht. Dass die Personalakte in Kopie herausgegeben wird, können Angestellte nicht verlangen, aber sie dürfen sich Kopien auf eigene Kosten anfertigen.
Was passiert mit den alten Papier-Unterlagen?
Wird eine digitale Personalakte eingeführt, gibt es meistens dennoch Unterlagen aus Papier, etwa Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsverträge und Kündigungen. Diese sollten auch in Papierform aufbewahrt werden. Sie haben Beweiswert vor Gericht. Wollen Unternehmen die Unterlagen einscannen und die Originale vernichten, sollten sie sich dafür das schriftliche Einverständnis der Angestellten einholen.
Löschfristen
Die Datenschutzverordnung regelt, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen als notwendig. Hierbei gelten unter anderem folgende Fristen, nach denen die Einträge aus der digitalen Personalakte gelöscht werden sollten:
- Krankheitsdaten sollten ein Jahr nach Erkrankungsbeginn gelöscht werden, wenn die Krankschreibung nicht länger als sechs Wochen dauerte, ansonsten dürfen die Daten wegen eines eventuellen Kündigungsverfahrens vier Jahre lang aufbewahrt werden
- Daten für das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement sollten nach Absprache mit dem oder der Angestellten nach 5 Jahren gelöscht werden
Die Daten in der digitalen Personalakte müssen zudem vor der Einsichtnahme durch Unberechtigte geschützt werden. Auch müssen falsche Daten auch gelöscht oder korrigiert werden. Hier eignet sich ein Berechtigungskonzept, was den Zugriff nur nach Authentifizierung ermöglicht.
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