Digitale Personalakte für Arzt- und Zahnarztpraxen
Erstellt am: 22.04.2025, 12:13 Uhr von Olivia
Digitale Personalakte für Arzt- und Zahnarztpraxen
Das Anlegen und Verwalten einer Personalakte ist in jeder Zahnarztpraxis und Arztpraxis unverzichtbar – unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelpraxis, eine Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) oder ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) handelt. Die Personalakte kann in analoger oder digitaler Form geführt werden – zunehmend entscheiden sich Praxen jedoch für den digitalen Weg.
Was gehört in die Personalakte?
Eine vollständige Personalakte enthält:
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Personalstammdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum
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Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
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Zeugnisse, Zertifikate & Qualifikationen
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Leistungsbeurteilungen & Zielvereinbarungen
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Abwesenheitsnachweise (Urlaub, Krankheit, Elternzeit etc.)
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Stundennachweise & Arbeitszeitkonten
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Kommunikationsdokumente und ggf. Abmahnungen
Diese Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – z. B. bis zu 10 Jahre für Entgeltunterlagen gemäß § 147 AO.
Digitalisierung der Personaldaten für mehr Effizienz und Transparenz
Mit wachsender Teamgröße steigt der Verwaltungsaufwand. Wer noch mit Papierakten arbeitet, kennt das Problem: Informationen sind schwer auffindbar, veraltet oder versehentlich unvollständig. Eine digitale Personalakte schafft Abhilfe und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten an einem Ort – vollständig, aktuell und revisionssicher.
Gerade im medizinischen Umfeld – mit wechselnden Arbeitszeiten, Fortbildungen und Vertretungsregelungen – ist die digitale Personalakte ein wertvolles Werkzeug für die tägliche Praxisorganisation.
Datenschutz & Zugriffsrechte: DSGVO-konform und sicher
Ein besonders wichtiger Aspekt in jeder Arzt- oder Zahnarztpraxis ist der Datenschutz. Die digitale Personalakte muss den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen – insbesondere in Bezug auf:
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Zugriffssteuerung: Wer darf was sehen und bearbeiten
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Sichere Aufbewahrung und Archivierung
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Löschkonzepte nach Ausscheiden der Mitarbeitenden
Moderne Personalplanungssoftware bietet ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement, mit dem z. B. Praxisinhaber:innen andere Rechte erhalten als Assistenz oder externe Lohnbuchhaltung. So lassen sich sensible Informationen schützen, ohne den Arbeitsfluss zu behindern.
Praxisprozesse miteinander verknüpfen und ausbauen
Bessere Teamkommunikation & eigenverantwortliches Handeln
Wenn Mitarbeitende ihre Stundennachweise, Urlaubskonten, Qualifikationen oder Schichtpläne selbst einsehen können, fördert das nicht nur die Transparenz, sondern auch das Vertrauen und die Selbstorganisation im Team. Gerade in Zahnarztpraxen, in denen viele Teilzeitmodelle und unterschiedliche Rollen bestehen, ist dieser Aspekt besonders wichtig.
Archivierung ausgeschiedener Mitarbeitender
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden gilt weiterhin die gesetzliche Pflicht zur Archivierung personalbezogener Daten. In digitalen Systemen können solche Akten automatisch ins Archiv verschoben, gegen Änderungen geschützt und bei Bedarf wieder eingesehen werden. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Zeit – und hilft dabei, Ordnung zu bewahren.
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Personal- und Stammdaten digitalisieren
Dienstplanung effizient erstellen
Urlaubs- & Fehlzeiten einfach verwalten
Überstunden transparent und nachvollziehbar erfassen
Lohnrelevante Informationen exportierbar bereitstellen
Zugriffsrechte individuell steuerbar
Praxisalltag durch klare Prozesse entlasten
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