Faire Dienstplanung - Vorteile für Arbeitgeber
Das Erstellen eines Dienstplans ist für viele Unternehmen eine schwierige Aufgabe. In einer sehr kleinen Organisation ist es oft einfach, einen Arbeitsplan auf Papier oder in Excel zu erstellen. In einem größeren oder wachsenden Unternehmen wird diese Methode jedoch immer zeitaufwendiger, gerade wenn individuelle Wünsche von Mitarbeitern berücksichtigt werden müssen. Die Automatisierung der Dienstplanung mit einem Tool wie pepito hilft, diese schmerzhaften Punkte zu überwinden und die Gestaltung der Dienstpläne für alle Beteiligten fair zu gestalten.
Was macht Dienstplanung kompliziert?
Im Prinzip ist die Teamplanung keine extrem schwierige Aufgabe. Wichtig ist, dass jedem Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe für eine bestimmte Anzahl von Stunden zugewiesen wird. In der Regel wird der Plan für einen festen Zeitraum erstellt und danach wiederholt. Ein Arbeitszeitplan ist jedoch nicht statisch. Die Mitarbeiter können einen freien Tag beantragen, Urlaub nehmen, sich krank melden usw. Es kann auch Zeiten geben, in denen die Arbeit plötzlich zunimmt und mehr Personal pro Schicht benötigt wird. All diese Änderungen haben große Auswirkungen auf die Personalplanung und sind manuell kaum zu bewältigen.
Das beste Schichtsystem
Auch die Art des Schichtsystems beeinflusst die Planung. Schichtsysteme existieren in vielen verschiedenen Formen. Je nach System müssen Änderungen sehr unterschiedlich geplant werden. Ein Zwei- oder Dreischichtsystem, in dem von Montag bis Freitag gearbeitet wird, ist noch einfacher zu planen als ein rotierendes Schichtsystem, in dem auch Ruhetage nicht festgelegt sind.
Ein Schichtsystem impliziert, dass die Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Mehr als ein fester Arbeitszeitplan ist eine gute Schichtplanung in diesem System wesentlich für die Produktivität und Gesundheit der Mitarbeiter. Wenn eine Person z.B. in einer Woche immer nachts arbeitet und in der nächsten Woche die Frühschicht übernehmen muss, kann sich dies negativ auf ihren Biorhythmus, ihre Stimmung, ihren Appetit usw. auswirken. Diese Folgen sind für den Arbeitnehmer auf persönlicher und familiärer Ebene wahrnehmbar, durchdringen aber auch die Qualität der Arbeit. Auch aus diesem Grund ist ein Unternehmen gut beraten, einen Teamarbeitsplan aufzustellen, der im Einklang mit der physischen und psychischen Gesundheit seiner Mitarbeiter steht.
Verschiedene Schichten einplanen
Um eine optimale Planung der Rotationen im Arbeitsplan zu erreichen, muss zunächst ein bestimmtes Schichtsystem gewählt werden. Ein Unternehmen, das beispielsweise Reinigungsdienste anbietet, benötigt in der Regel ein Zwei- oder Dreischichtsystem von Montag bis Freitag, da die meisten Büros auch am Wochenende geschlossen sind. Ein Sicherheitsunternehmen hingegen entscheidet sich eher für ein vollkontinuierliches System. Die meisten Unternehmen arbeiten schon seit langem an einem festen System, aber eine (neue) Software wie pepito kann der ideale Zeitpunkt sein, um auch über eine Optimierung des Schichtsystems nachzudenken.
Änderungen als Stressfaktoren
Das Ersetzen oder Einsetzen zusätzlicher Mitarbeiter (weil es mehr Arbeit gibt) erfordert immer viel Zeit und Mühe. Es sollte darüber nachgedacht werden, wer zur Verfügung steht und wann diese Person Ruhezeiten nachholen kann. Ein Mitarbeiter, der z.B. einen Kollegen in der Frühschicht ersetzt, kann nicht am selben Tag in der Abendschicht arbeiten. Um eine proportionale Verteilung aufrechtzuerhalten, muss dieser Mitarbeiter unter Umständen seine Frühschicht in dieser Woche durch eine Tagesschicht ersetzen. Schließlich muss der Planer den Mitarbeiter auch persönlich fragen, ob er oder sie bereit ist, Schichten zu tauschen. Beim Einpflegen aller Änderungen hilft ein smartes Personalplanungs-Tool!
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