Mehrbehandlerpraxis organisieren – Effizienzsteigerung in der Zahnarztpraxis durch digitale Personalplanung

Der Trend zu Mehrbehandlerpraxen setzt sich in der Zahnmedizin seit Jahren fort. Viele Zahnarztpraxen wachsen – sei es durch zusätzliche Zahnärzt:innen, Spezialist:innen oder durch die Eröffnung weiterer Standorte. Mit dem Wachstum steigen aber auch die Herausforderungen: Wer arbeitet wann, in welchem Behandlungszimmer, mit welchem Team? Ohne ein strukturiertes System drohen schnell Terminüberschneidungen, Leerlaufzeiten oder Frust im Team. Die Lösung: eine intelligente Personalplanungssoftware, die speziell auf die Anforderungen von Mehrbehandlerpraxen zugeschnitten ist.

Eine Zahnarztpraxis mit mehreren Behandler*innen und ggf. mehreren Standorten muss komplexe Abläufe koordinieren. Dazu gehören u. a.:

• Dienst- und Raumplanung: Welche Behandler*in arbeitet wann in welchem Zimmer? Welche Assistenz ist eingeteilt?

• Urlaubs- und Abwesenheitskoordination: Wie bleiben alle Räume durchgängig besetzt, auch bei Fortbildungen oder Elternzeiten?

• Standortübergreifende Planung: Wer arbeitet heute in Praxis A, wer in Praxis B? 

• Fairer Personaleinsatz: Wie lässt sich die Arbeitslast gleichmäßig aufteilen, ohne dass es zu Überlastung kommt?
  
  

All diese Fragen lassen sich nicht mehr effizient mit Excel-Listen oder Whiteboards beantworten – erst recht nicht bei kurzfristigen Änderungen.

Digitale Tools bieten eine zentrale, übersichtliche und flexible Möglichkeit, Mehrbehandlerpraxen effizient zu organisieren. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

1. Transparente Einsatzplanung

Alle Teammitglieder sehen auf einen Blick, wann und wo sie eingeteilt sind. Auch kurzfristige Änderungen können sofort kommuniziert und dokumentiert werden – ohne Zettelwirtschaft.

2. Automatische Berücksichtigung von Verfügbarkeiten

Urlaub, Fortbildung, Krankheit oder Teilzeit – eine gute Software berücksichtigt alle Abwesenheiten automatisch und schlägt verfügbare Alternativen vor.

3. Standortübergreifende Organisation

Ob Behandler*innen an wechselnden Standorten arbeiten oder Teams auf verschiedene Praxen verteilt sind: Die Software zeigt tagesaktuell, wer wo gebraucht wird – inklusive Zeitzonen, Wegezeiten oder Schichtwechsel.

4. Ressourcenschonung & Effizienz

Ein durchdachter Personaleinsatz spart Kosten – etwa durch Vermeidung von Überstunden, Leerzeiten oder Mehrfachbesetzungen. Gleichzeitig erhöht sich die Zufriedenheit im Team, weil alle fair eingeplant und transparent informiert sind.

Der Wechsel zu einer Personalplanungssoftware bringt spürbare Entlastung – besonders wenn die Lösung:

• intuitiv bedienbar ist (auch für das Praxispersonal)

• Schichtsysteme, Räume, Behandler*innen und Teams flexibel abbildet

• mobile Zugänge für alle Mitarbeitenden bietet

• mit anderen Praxis-Tools (z. B. Terminsoftware oder Lohnsystem) kombinierbar ist
  
  

Wichtig: Die Einführung sollte gemeinsam mit dem Team erfolgen. Schulungen und eine klare Kommunikation sorgen dafür, dass die neue Lösung von allen akzeptiert und genutzt wird.

Sie betreiben eine Zahnarztpraxis mit mehreren Behandler*innen – eventuell sogar mit mehreren Standorten? Dann benötigen Sie eine Lösung, die mitdenkt, flexibel ist und die Anforderungen Ihres Praxisalltags zuverlässig abbildet. pepito bildet notwendige, praxisnahe Funktionalitäten ab, die es Ihnen ermöglichen, mehrere Behandler*innen und mehrere Praxen effizient zu planen. 

Allgemeine Anforderungen

• die Software ist speziell für medizinische Einrichtungen geeignet

• pepito lässt lässt sich intuitiv und ohne lange Schulung bedienen

• Nutzer*innen können über eigene Zugänge (auch mobil) darauf zugreifen

Behandler*innen & Teamplanung

• mehrere Behandler*innen lassen sich gleichzeitig planen – inkl. Räume und Zeiten

• Assistenzkräfte, Prophylaxe-Fachkräfte und Verwaltung können in die Planung integriert werden

• es gibt die Möglichkeit, feste Teams oder Schichten anzulegen
  
  

Standortübergreifende Planung

• mehrere Praxisstandorte können in einem System abgebildet werden

• es ist ersichtlich, wer wann an welchem Standort arbeitet
  
  

Abwesenheiten & Flexibilität

• Urlaube, Fortbildungen, Krankheit oder Elternzeit lassen sich direkt mit einplanen

• Verfügbarkeiten und Teilzeitmodelle werden automatisch berücksichtigt

• Es gibt eine Übersicht, wer heute oder in Zukunft verfügbar ist

Dynamik & Kommunikation

• Änderungen werden direkt an betroffene Mitarbeiter*innen kommuniziert

Auswertung & Schnittstellen

• Arbeitszeiten und Abwesenheiten lassen sich auswerten 

• Es gibt eine Exportfunktion für die Zeiterfassung, Dienstpläne, Abwesenheiten

• eine Schnittstelle zu medikit ist möglich