Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren

Zeiterfassung als Konfliktthema

Die Arbeitszeiterfassung ist für viele Unternehmen ein leidiges Thema. In einigen Bereichen ist sie vorgeschrieben und ein Urteil des EUGH lässt erwarten, dass die Dokumentation der Arbeitszeiten zukünftig für alle Firmen verpflichtend werden kann. Dennoch erscheint es für Verantwortliche im Unternehmen lästig, Stunden überwachen zu müssen und Stundenkonten zu kontrollieren. Auch Mitarbeiter sehen es oft als ungeliebte Pflicht, ihre genauen Arbeitszeiten aufschreiben zu müssen.

Arbeitszeiterfassung als ungeliebte Arbeit

Gerade weil das Dokumentieren der geleisteten Stunden für Mitarbeiter eine zusätzliche Belastung darstellen kann, werden Stundenzettel oder verwendete Listen oft erst nachträglich ausgefüllt – manchmal mit einigen Tagen Verspätung. Die Mitarbeiter finden diese zusätzliche Aufgabe lästig. Dadurch können Fehler auftreten und die Zeiterfassung ist nicht korrekt. Entscheider berechnen dann vielleicht mehr geleistete Stunden als tatsächlich gearbeitet wurde oder haben keinen guten Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Gründe herausfinden

Unternehmensverantwortliche sollten ihre Mitarbeiter fragen, warum diese die Zeiterfassung nicht nutzen wollen. Sie können gute Gründe haben, die Zeitregistrierung nicht abzuschließen. Wenn sie z.B. zu beschäftigt sind, können Entscheider vielleicht etwas tun, um den Arbeitsdruck zu verringern. Offen für Rückmeldungen zu sein, schafft ein positives Arbeitsklima, in dem man eher bereit ist, auch die „mühsame Arbeit“ zu erledigen.

Einer der wichtigsten Schritte besteht darin, den Wert der Zeiterfassung zu vermitteln, damit das Team versteht, "warum" diese notwendig ist. Die meisten Menschen sind frustriert, wenn sie das Gefühl haben, etwas ohne einen triftigen oder klaren Grund zu tun. Wenn sie Zeit für etwas aufwenden wollen, wollen sie wissen, warum. Das bedeutet, dass der erste und wichtigste Schritt, um Ihr Team ins Boot zu holen, darin besteht, sich im Voraus darüber klar zu werden, warum es wichtig ist, Zeit aufzuwenden, und was Sie mit den Daten tun werden. Hilfreich ist das Aufzeigen eines „warnenden Beispiels“ - etwa eines Projekts in der Vergangenheit, bei dem zeitliche Budgets völlig überschritten wurden. Eine korrekte Zeiterfassung trägt dazu bei, solche Probleme besser zu vermeiden.

Hilfreich ist es auch, die Beziehung zwischen dem Zeitkonto und der Zahlung von Löhnen und Rechnungen herzustellen. Machen Sie also transparent, warum die Zeiterfassung wichtig ist. Viele Mitarbeiter wollen, dass das Unternehmen, indem sie arbeiten, wirklich erfolgreich ist und sind bereit, sich dafür einzusetzen, wenn sie den Sinn hinter einer Aufgabe verstehen.

Darum ist die Arbeitszeiterfassung wichtig

• Wenn Sie stundenweise abrechnen, zeigen Sie Ihrem Team, wie sich die erfasste Zeit in Rechnungen niederschlägt und dass das Einkommen des Unternehmens von der erfassten Arbeitszeit abhängt.
• Wenn Sie das Zeitprotokoll verwenden, zeigen Sie Ihren Kollegen die Berichte, die Sie erstellen werden, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
• Zeigen Sie Mitarbeitern auch, wie die Zeiterfassung dank der Erfahrungen aus den daraus resultierenden Projekten in Zukunft bessere Schätzungen ermöglicht. Damit die Projekte beginnen, Früchte zu tragen.

Mitarbeiter zur Zeiterfassung motivieren

Wenn Angestellte keinen Sinn hinter der Zeiterfassung sehen, sind sie auch wenig motiviert, sich damit zu beschäftigen. Eine hilfreiche Unterstützung ist daher ein digitales System zur Zeiterfassung, das weniger Verwaltungsaufwand erfordert. Die Bedeutung der Zeiterfassung sollte aber nicht nur den Unternehmensverantwortlichen, sondern auch den Mitarbeitern bekannt sein. Neben der Bedeutung der Zeiterfassung müssen Angestellte natürlich auch wissen, wie das System funktioniert. Eine gute Einweisung ist ein wichtiger Anfang. Noch besser ist es, ein intuitives digitales System wie pepito zu wählen, das wenig Anleitung erfordert und auch über das Smartphone genutzt werden kann.

Zeiterfassung überall verfügbar machen

Zeiterfassungssysteme wie pepito ermöglichen es, geleistete Stunden zu jeder Zeit und an jedem Ort zu erfassen. Mit einem solchen System werden Mitarbeiter immer in der Lage sein, ihre Stunden zu dokumentieren, auch an Wochenenden und Abenden - unabhängig davon, wo sie sich befinden, also auch zu Hause oder unterwegs über eine mobile Version. Das An- und Abmelden kann sogar automatisiert werden, etwa über die Koppelung mit dem Anmelden am PC.

Es gibt jedoch häufig einen gewissen Widerstand gegen die automatische Erfassung der Arbeitsstunden. Manche Mitarbeiter denken, dass die automatisierten Systeme wie „Big Brother“ alles überwachen. Genau das wird aber nicht passieren! Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie die Zeiterfassung nicht dazu benutzen werden, sie auszuspionieren. Entscheider sollten stattdessen betonen, dass Genauigkeit das Wichtigste ist und dass es keine magische Anzahl von Stunden gibt, die über eine erfolgreiche Woche entscheidet. Am besten gelingt dies im Rahmen eines Kick-off-Meetings zur Einführung des neuen Tools. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über den neuen digitalen Helfer informiert sind. Hier bietet sich auch die Möglichkeit, Fragen und Bedenken zu diskutieren.

Diese 6 Gründe sprechen für eine automatische Zeiterfassung und können kritische Mitarbeiter überzeugen:

Die Mitarbeiter haben mehrere verschiedene Möglichkeiten, ihre Zeit zu erfassen: direkt in der Anwendung, durch manuelles Eintragen, mit Hilfe einer Koppelung an Terminals oder das Anmelden am PC oder sogar via App über das Smartphone.

Die automatische Zeiterfassung ist viel einfacher (und schneller), als viele denken. Eine kleine Demonstration kann Angestellten dabei helfen, das Vorgehen kennenzulernen und diesen Vorteil zu schätzen.

Die Realität sieht so aus, dass die Zeiterfassung manchmal vernachlässigt wird, selbst mit der besten Ausrüstung. Wenn es niemanden gibt, der eine freundliche Erinnerung ausspricht, stagniert die Zeiterfassung. Bei der klassischen Zeiterfassung über Stundenzettel müssen Vorgesetzte das Team oft daran erinnern, wann es an der Zeit ist, die Stundenzettel auszufüllen. Eine automatische Erinnerung schafft Abhilfe. Bei digitalen Tools für die Arbeitszeiterfassung erinnert das Dashboard subtil daran, dass die Zeiterfassung noch nicht vollständig ist.

Die in der automatischen Zeiterfassung gesammelten Daten können auch dazu beitragen, um Überlastung zu vermeiden und die Work-Life-Balance zu verbessern. Wenn sie feststellen, dass einige Mitarbeiter ständig Überstunden leisten oder Pausen „durcharbeiten“, können Entscheider aktiv eingreifen und Entlastungen schaffen. Insbesondere das Nicht-Beachten der Pausenzeiten fällt bei der manuellen Zeiterfassung meist gar nicht auf, sondern wird erst dann offensichtlich, wenn die Zeiterfassung digital unterstützt und automatisiert erfolgt.

Durch die automatische Dokumentation der Arbeitszeit fällt zudem auf, wie viel Zeit Mitarbeiter tatsächlich in Besprechungen, E-Mails oder andere interne Prozesse investieren. Entscheider können diese Daten verwenden, um die Verschwendung interner Arbeitszeit zu vermeiden. Das Team wird mehr Effektivität zu schätzen wissen!

Die automatische Zeiterfassung macht darüber hinaus den Abgleich mit Arbeitszeit- und Urlaubskonten überflüssig. Tools wie pepito überwachen automatisch, ob vertraglich festgelegte Rahmenbedingungen eingehalten werden, dokumentieren Über- oder Minusstunden und übertragen auch Urlaube sowie Fehlzeiten automatisch in die Zeiterfassung.

Dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten pünktlich und genau dokumentieren, kann ziemlich anstrengend sein. Gönnen Sie sich deshalb einen digitalen Helfer, indem Sie das richtige Werkzeug einsetzen!

Korrekte Zeitregistrierung belohnen

Ihr Team zu motivieren ist harte Arbeit. Es kann verlockend sein, dabei streng zu sein und negative Konsequenzen für das Nicht-Aufzeichnen von Zeit aufzuerlegen. Aber Sie können viel effektiver motivieren, wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich auf eine positive Kommunikation zu konzentrieren und darauf bestehen, wie wichtig es ist, die geleisteten Stunden zu dokumentieren.

Etwas positiv hervorzuheben oder zu belohnen funktioniert viel besser als Bestrafen oder „Meckern“, auch wenn es um die Zeiterfassung geht. Es beginnt mit Komplimenten an Mitarbeiter, Dokumentation gut pflegen. Führungskräfte können Mitarbeiter, welche die Arbeitszeiterfassung ernst nehmen, zum Beispiel auch finanziell oder anderweitig belohnen. Sie können aber auch noch weiter gehen. Wie wäre es mit einem Wettbewerbselement in der Zeiterfassung, indem Entscheider z.B. ein Punktesystem einführen und dem Gewinner am Ende des Jahres einen Preis verleihen?

Welches Zeiterfassungssystem ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie die beste Möglichkeit der Zeiterfassung für Ihre Firma finden möchten, sollten Sie zunächst klären, welche Anforderungen Sie an die Dokumentation der Arbeitsstunden richten. Bedenken Sie auch, welche Tools und Möglichkeiten (z.B. Terminals, Kassensysteme) im Unternehmen bereits vorhanden sind und wie die Arbeitstätigkeiten typischerweise organisiert sind (z.B. Home Office, ambulante Dienste, feste Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter oder komplexe Schichtsysteme).

Einer der größten Vorteile der automatischen Zeiterfassung ist das Verständnis der Arbeitsbelastung des Teams. Angenommen, ein neuer Kunde fragt nach Kapazitäten für ein Projekt an. Haben Sie noch die zeitlichen Spielräume, um sein Projekt durchzuführen? Es gibt viele Manager, Teamleiter oder andere Verantwortliche, die es nicht wissen und die Mitarbeiter dann mit Überstunden belasten müssen, weil sie das Projekt pünktlich abliefern wollen. Wenn in einem Unternehmen immer wieder solche zusätzlichen Projekte anfallen oder die Arbeitszeiten schwanken, dann eignet sich eine digitale und automatisierte Zeiterfassung besonders. Diese gibt einen zeitnahen Überblick über die aktuelle Auslastung und erlaubt somit zukünftige Planungen, auch unter Berücksichtigung zukünftiger Urlaube.

Ein modernes Zeiterfassungssystem zeigt in den Terminkalendern alle Aufgaben und Schritte eines Projektes an, die bereits geplant sind, geplant werden sollen oder bereits abgeschlossen sind. In Verbindung mit einem Fakturierungssystem werden Zwischenrechnungen auf der Grundlage der erledigten Aufgaben, Zeiträume oder Fristen sehr einfach versandt. Automatische Zahlungserinnerungen verbessern auch die Geschwindigkeit, mit der Ihre Kunden bezahlen. Hier sind also Systeme wichtig, die sich problemlos mit der Buchhaltung koppeln lassen und entsprechende Schnittstellen bieten.

Ankunfts- und Abfahrtszeiten können ebenso erfasst werden. Wichtig ist dies gerade für Unternehmen, die Dienste bei Kunden vor Ort erbringen, aber auch für ambulante Dienste oder bei Mitarbeitern, die lange Strecken bis zum Einsatzort zurücklegen müssen (Zeitarbeit, Montagefachkräfte, Pendler usw.). Tools zur Zeiterfassung, die auch von unterwegs aus genutzt werden können, etwa via Smartphone, werden diesen Anforderungen gerecht, weil sie solche Fahrzeiten zuverlässig dokumentieren.

Je komplexer ein Unternehmen aufgebaut ist und je mehr Mitarbeiter beschäftigt sind, desto eher eignen sich digitale Tools für die Stundenerfassung. Hier geraten klassische Stundenzettel oder Excel-Listen schnell an ihre Grenzen. Solche traditionellen Wege der Zeiterfassung sind dennoch nicht völlig obsolet. In kleinen Firmen mit wenigen Mitarbeitern, die zu den immer gleichen Zeiten arbeiten, kann eine per Hand auszufüllende Liste durchaus genügen. Auch hier spart die digitale Stundenerfassung aber etwas Zeit.