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Zeiterfassung

Neun Tipps für effektives Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement gibt Ihnen die Möglichkeit, sich um das Wesentliche im Unternehmen zu kümmern, Wichtiges schneller zu bearbeiten und den Arbeitsstress deutlich zu reduzieren. Erfahren Sie, wie Sie Ressourcen zur Optimierung Ihrer Arbeitszeiten und des Arbeitsplans Ihres Teams nutzen können!

1. Erstellen Sie einen Tagesplan

Notieren Sie die täglich anfallenden Aufgaben. Die Erstellung eines Tagesplans kostet Sie nur eine Minute und spart Ihnen letztendlich mindestens 10 Minuten Zeit. Dies hilft nicht nur, Wichtiges im Kopf zu behalten. Sie können die Aufgaben auch gleich strukturieren und entscheiden, wann was am besten erledigt werden sollte.

2. Kernaufgaben und Nebenaufgaben

Es ist auch wichtig, Ihre Kernaufgaben von Ihren Nebenaufgaben zu trennen. Ihre Kernaufgaben sind die Aufgaben, in denen Sie sich auszeichnen und die niemand so gut erledigen kann wie Sie. Die Nebenaufgaben sind weniger wichtig und tragen nicht direkt zu Ihrem Erfolg am durchschnittlichen Arbeitstag bei. Dies sind die Aufgaben, die Sie auslagern können, damit Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben haben.

3. Aufgaben prüfen

Überprüfen Sie Ihre Notizen kritisch und suchen Sie nach Aufgaben, von denen Sie denken, dass diese Ihre Zeit verschwenden oder jeden Tag mehr Minuten in Anspruch nehmen. Gibt es zum Beispiel viele zeitliche Lücken? Das bedeutet, dass Sie regelmäßig abgelenkt werden. Verbringen Sie viel Zeit mit E-Mails? Dann müssen Sie dafür täglich mehr Zeit einplanen. Sind Sie ständig in Meetings? Dann müssen Sie Ihre Arbeit auch daran anpassen.

4. Einen realistischen Zeitplan erstellen

Lernen Sie aus dem vorherigen Schritt und ziehen Sie hier Ihre Schlussfolgerungen. Denn wenn Sie klarsehen können, womit Sie Zeit verbringen, dann können Sie proaktiv reagieren! Legen Sie zum Beispiel jeden Tag ein bestimmtes Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails fest.

5. Nachsichtig sein

Sie wissen nun, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden - und wie viel Arbeit Sie an einem normalen Arbeitstag erledigen können. Vergessen Sie nicht, eine Pause zu machen - und stellen Sie sicher, dass Sie hier und da 10 Minuten lang nichts tun. Sie können diese "freie" Zeit als zusätzliche Arbeitszeit nutzen, falls es doch einmal mehr zu tun gibt.

6. Perfektionismus überwinden

Perfektionismus und Zeitmanagement passen nicht zusammen. Wenn Sie wirklich effektiv arbeiten wollen, müssen Sie daran arbeiten, den Perfektionismus zu überwinden. Weniger wichtige Aufgaben brauchen nicht so viel Aufmerksamkeit wie wichtige Aufgaben. Verbringen Sie deshalb weniger Zeit mit den unwichtigsten Aufgaben des Tages, damit Sie mehr Raum für alles Wichtige haben.

7. Das Ende einer Aufgabe bestimmen

Zeitmanagement wird nur dann erfolgreich sein, wenn Sie einen Anfang und ein Ende für Ihre Aufgaben festlegen. Viele Menschen wissen genau, wann sie mit der Arbeit beginnen. Das kann 08.00 Uhr oder vielleicht eine halbe Stunde später sein. Sie wissen, wann Ihr Arbeitstag beginnt. Auf der anderen Seite wissen viele Menschen nicht im Voraus, wann sie ihre Arbeit beenden werden. Das führt dazu, dass Aufgaben aufgrund von Verzögerungen oder Ablenkungen am Arbeitsplatz liegen bleiben. Bestimmen Sie immer die Zeit, zu der Sie Ihre Arbeit oder bestimmte Aufgaben beenden. Dienstplanungs-Tools wie pepito unterstützen Sie dabei, Anfangs- und Endzeiten vorauszuplanen. Wenn Sie sich daran halten, arbeiten Sie effektiver und konzentrierter.

8. Monats- und Wochenpläne erstellen

Mit pepito planen Sie nicht nur Ihren aktuellen Arbeitstag, sondern können Wochen oder Monate vorausplanen. Alle Ihre Aufgaben stehen auf Ihrer To-do-Liste. Auch die vorrangigen Aufgaben sind definiert. Diese können nun mit einem Wochen- und Monatsplan verknüpft werden. Durch eine gute Planung über den aktuellen Tag hinaus geben Sie Ihrer Arbeit Struktur und verhindern, dass Sie Aufgaben verschieben.

9. Ungeplantes zulassen

Versuchen Sie nicht, sich selbst vollständig zu „verplanen“. Berücksichtigen Sie mögliche Arbeitsverzögerungen, unerwartete Aufträge und Aufgaben. Diese Puffer-Zeiten verhindern, dass Sie bei zusätzlichen Aufgaben in Stress geraten und dann entweder hastig arbeiten oder Überstunden leisten müssen. Wenn Sie auf den Input anderer angewiesen sind, ist es sinnvoll, auch dafür Zeit einzuplanen. Achten Sie darauf, dass Sie das Feedback rechtzeitig anfordern, damit die andere Person ebenfalls die Möglichkeit hat, es zu planen oder es möglicherweise auf einen anderen Tag zu verschieben.

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