pepito - Software für Personaleinsatzplanung

Zeiterfassung

pepitos 5 Tipps für dauerhaft erfolgreiches Homeoffice

Bei pepito sind die ersten Wochen Homeoffice vergangen und wir dachten, es wäre hilfreich unsere Erfahrungen und ein paar allgemeine Tipps weiterzugeben. Manche Hinweise dienen auch als Ermahnung an uns selbst, denn obwohl wir uns bei pepito viel mit Arbeitsorganisation und -planung beschäftigen, gelingt es uns auch nicht immer alle guten Ratschläge zu beherzigen.

Ein gelungener Start in den Tag

Wenn der Arbeitstag um 8:00 Uhr beginnt, ist es verführerisch ganz knapp davor aufzustehen und sich schnell an den Rechner/Laptop zu setzen. Wer Kinder hat braucht sich zum Glück über das zu späte Aufstehen keine Sorgen machen. Bewahren Sie die Struktur eines geordneten Tagesanfangs. Struktur wird sich durch alle unsere Tipps wie ein roter Faden ziehen. Rituale und klare Abläufe helfen dabei Arbeits- und Freizeit klar zu trennen und sowohl die Produktivität während der Arbeit und den Erholungseffekt in der Freizeit zu verbessern. Schauen Sie nach Möglichkeit nicht vorzeitig in den Laptop, um schon mal die ersten Mails zu checken. 

Es kann hilfreich sein, sich wie gewohnt auf die Arbeit vorzubereiten. Nur wird die Fahrt zur Arbeit durch den Gang an den Laptop ersetzt. Wir raten dazu auch weiterhin bürotaugliche Arbeitskleidung anzuziehen. Sicherlich wird in diesen Tagen auch in der Videokonferenz ein bisschen mehr casual als üblich akzeptiert, wenn man von daheim arbeitet. Jedoch achten Sie darauf, dass Sie sich wohl fühlen und wie gewohnt sicher auftreten können. Ihre äußere Erscheinung oder Kleidung sollte Sie nicht in Ihrer Tätigkeit einschränken.


Klare Regeln für das Homeoffice

Dort wo Homeoffice bisher nicht zum Alltag gehörte, kann die Umstellung eine Herausforderung sein. Homeoffice kann bereichernd sein, wenn die durch dieses moderne Arbeitsmodell mögliche Freiheit sich in einem sicheren Rahmen entfalten kann. Wenn Erwartungen und Ansprüche klar sind, können Konflikte vermieden werden.

Von wann bis wann muss ich erreichbar sein? Welche Antwortzeiten bei E-Mails sind einzuhalten? Wie wird Rufbereitschaft auf die Arbeitszeit angerechnet? Wie sollen Arbeitszeiten erfasst und Tätigkeiten dokumentiert werden? Diese und ähnliche Fragen sollten geklärt sein. Hier kommt auch pepito ins Spiel. Mit unserer flexiblen Zeiterfassung können Mitarbeiter auch zu Hause auf freigegebenen Geräten Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren. Der Mitarbeiter loggt sich mit seinen Zugangsdaten ein und legt Zeiteinträge für Arbeitsbeginn und -ende sowie für Pausen an.

Durch das Fehlen physischer Präsenz kann leicht ein Gefühl des Kontrollverlustes oder der Unsicherheit bei Vorgesetzten und Angestellten entstehen. Durch transparente Dokumentation und klar kommunizierte Erwartungen kann dem vorgebeugt werden. Wir beraten Sie gern, wenn Sie mit pepito Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung digitalisieren möchten.


Struktur schaffen während der Arbeitszeit

Gewohnte Strukturen zu bewahren und neue zu schaffen ist ein Schlüssel für dauerhaft gelingendes Homeoffice. Wenn es in Ihrer Firma wöchentliche Meetings gibt, halten Sie daran fest. Schalten Sie Kollegen aus dem Homeoffice zu oder halten Sie gleich das ganze Meeting digital ab. Kooperationstools wie Microsoft Teams oder Cisco WebEx helfen dabei. Wie Sie mit Hilfe von Sophos sichere Netzwerkverbindungen über VPN zu den Mitarbeitern zu Hause aufbauen, erklärt gerne unser Partner UTMshop.

Das Einhalten von Pausen ist genauso wichtig wie auch im üblichen Büroalltag. Aufstehen, den Raum wechseln und nicht auf einen Bildschirm schauen. Stecken Sie sich klare Pausenzeiten ab. Hier kann man in Absprache mit den Kollegen sicher auch flexibel sein. Vielleicht hat man sein kreatives Hoch gerade um 12 Uhr mit leerem Magen. Nutzen Sie diese Phasen. Wir empfehlen jedoch zumindest die Mittagspause zu einem festen Zeitpunkt zu setzen und auch einzuhalten.


Bleiben Sie in Kontakt

Kontaktpflege im Büroalltag ist das Öl einer kooperativen Arbeitsumgebung. Das kleine "Hallo" und der Schwatz beim Kaffeeautomaten erleichtern die Zusammenarbeit und setzen einen freundlichen Grundton. Diese Art beiläufige Kommunikation entfällt im Homeoffice. Wenn nur noch schriftlich und fernmündlich über Sachthemen kommuniziert wird, kann sich der Ton leicht verhärten. Achten Sie gerade in der Kommunikation mit Kollegen im Homeoffice besonders auf den ein oder anderen auferbauenden Satz. Auch bei einem Telefonat sind 3 Minuten für eine kleines „Wie geht’s dir“ nicht verschwendet. Bleibt der Grundton offen, freundlich und kooperativ wird das im Homeoffice dringend benötigte Vertrauen gestärkt. Denn auch das beste Zeiterfassungssystem ist auf die Ehrlichkeit seiner Benutzer angewiesen.


Abschalten nach dem Homeoffice

So, auch mein Feierabend nähert sich und das bringt uns auch schon zu unserem letzten Tipp für ein dauerhaft erfolgreiches Homeoffice. Schaffen Sie sich ein Feierabendritual. Im normalen Büroalltag hat man den Heimweg, der den Wechsel vom Beruflichen ins Private markiert und ein Umschalten erleichtert. Das bloße Ausschalten des Laptops kann diesen Übergang nicht adäquat ersetzen. Schaffen Sie sich eine täglich wiederkehrende Aktivität, die das Ende Ihres Arbeitstages markiert. Danach sollten Sie im Idealfall nicht mehr an das Arbeitsgerät gehen und „nochmal schnell was nachschauen“. Dann ist nämlich auch der Feierabend gefühlt noch Arbeitszeit.

In diesem Sinne werde ich jetzt meinen Rechner ausschalten, mir eine Jacke überwerfen und 20 Minuten spazieren gehen, damit ich und meine Kollegen von Pepito morgen wieder in alter Frische für Sie da sein können. Kommen Sie gut durch das aktuell (Anfang 2020) vielleicht ungewollte Homeoffice und entdecken Sie neue Möglichkeiten Ihren Arbeitsalltag aktiv zu gestalten.

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