Personaleinsatzplanung - 3 Grundlagen & 6 Ziele der Personaleinsatzplanung

1. Definition der Personaleinsatzplanung

In der Personaleinsatzplanung, auch kurz PEP genannt, werden Mitarbeiter einzelnen Einsatzbereichen zugeordnet. Dabei müssen zu besetzenden Stellen, Einsatzorte und Bereiche definiert werden. Auch Zeiten, die von den Mitarbeitern abgedeckt sein müssen, werden vorher festgelegt.

2. Formen der Personaleinsatzplanung

2.1. Qualitative Personaleinsatzplanung

Mitarbeiter müssen den Anforderungen einer Stelle gerecht werden und hierfür auch manchmal dazulernen. Die qualitative Personaleinsatzplanung verfolgt daher das Ziel, den Bedarf an Weiterbildungen zu planen – passend zu den fachlichen Qualitäten eines Mitarbeiters und den zukünftigen Anforderungen der jeweiligen Stelle.

2.2. Quantitative Personaleinsatzplanung

Damit alle Aufgaben im Unternehmen zuverlässig erfüllt werden, muss der Personalbedarf gedeckt werden. Dies ist Aufgabe der quantitativen Personaleinsatzplanung. Hier wird der Personalbedarf mit dem tatsächlich verfügbaren Personalbestand abgeglichen. Es muss beachtet werden, dass Mitarbeiter neu eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen. Aus der Planung können Entscheidungen für den weiteren Personalbedarf abgeleitet werden.

2.3. Zeitliche Personaleinsatzplanung

In vielen Branchen gibt es saisonale Unterschiede im Personalbedarf bzw. Spitzen und der Personalbedarf ist nicht immer gleichbleibend. Die zeitliche Einsatzplanung ermöglicht die Planung für solche Zeiträume, um auf individuelle Gegebenheiten bestmöglich reagieren zu können.

3. Personaleinsatzplanung, die Basis für Personalentscheidungen

Die Personaleinsatzplanung führt den Bedarf und die Ressourcen an Mitarbeitern zusammen. Hier zeigt sich, ob der Bedarf auch gedeckt werden kann oder ob Neueinstellungen sowie andere Personalentscheidungen notwendig sind.

3 Ziele der Personaleinsatzplanung

1. Personalbedarf ermitteln

Um Personalentscheidungen vorzubereiten, sollte zunächst der tatsächliche Personalbedarf ermittelt werden. Dabei sind Neueinstellungen und der Austritt aus dem Unternehmen ebenso zu beachten wie Spitzenzeiten bzw. saisonale Schwankungen, längerfristige Krankheitsausfälle, Mutterschutz bzw. Elternzeit.

Einstellung

Die Einstellung neuer Mitarbeiter kann notwendig sein, um einen Mehrbedarf an Personal durch Austritte aus dem Unternehmen, Krankheitsausfälle, Mutterschutz bzw. Elternzeit zu kompensieren. Auch wenn mehr Aufträge bewältigt werden müssen oder die Firma wächst, ist ggf. die Einstellung neuer Mitarbeiter notwendig. Um den heutigen Herausforderungen gewachsen zu sein und gutes sowie qualifiziertes Personal frühzeitig zu akquirieren ist die Personalbedarfsplanung ein wichtiges Planungsinstrument für Personalabteilungen.

Entlassung

Bei Auftragsrückgang, Geschäftsverlagerung oder saisonalem Rückgang des Personalbedarfes kann es notwendig werden, Entscheidungen hinsichtlich Entlassungen zu treffen. Da bei Entlassungen immer auch rechtliche Kriterien sowie Fristen eingehalten werden müssen, hilft hier eine längerfristige Personalbedarfsplanung, entsprechende Maßnahmen zu antizipieren.

Versetzung

Mitarbeiter bilden sich weiter, werden befördert oder sollen zukünftig andere Aufgabenbereiche übernehmen. Solche Veränderungen können notwendig werden, wenn ein bestimmter Bedarf bzw. Aufgabenbereich gedeckt ist oder eine Stelle mit neuen Anforderungen ausgefüllt werden muss. Die Personalbedarfsplanung kann dabei hilfreich sein, die freigewordene Stelle wieder zu besetzen – unter Berücksichtigung der verfügbaren Mitarbeiter und deren Qualifikationen sowie ihrer Verfügbarkeit.

Ausgleich von Spitzen im Personalbedarf mit flexibel verfügbarem Personal

Kurzfristig und nur für begrenzte Zeit ergibt sich ein Mehrbedarf an Personal, etwa bei saisonalen Spitzen, Urlaubszeiten oder umfangreichen Projekten. Hier ist eine Personalbedarfsplanung hilfreich, damit dieser temporäre Bedarf je nach notwendiger Qualifikation mit Leiharbeitern, Pauschal- bzw. Saisonarbeitskräften kurzfristig gedeckt werden kann.

2. Mitarbeiter an der richtigen Stelle einsetzen

• Für Firmen ist es heute wichtiger den je, gute und qualifizierte Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, etwa durch das Anbieten von Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten. Weiterbildungen und Qualifizierungen sind wesentliche Mittel zur Förderung der Loyalität. Eine Personaleinsatzplanung sowie die Personalbedarfsplanung sind hilfreiche Mittel, um entsprechende Entwicklungen kurz- mittel- oder langfristig zu planen.
• Damit Mitarbeiter ihre Kompetenzen für das Unternehmen einbringen können, sollten sie entsprechend ihrer Potenziale eingesetzt werden.
• Sich zugehörig fühlen und Teil eines Teams sein – dies ist für viele Menschen ein wichtiges Bedürfnis, das sie bei der Arbeit motiviert. Sich für ein gemeinsames Anliegen einzusetzen schafft auch ein positives Gefühl der Verbundenheit. Mit einer optimalen und teamorientierten Einsatzplanung können Mitarbeiter in Teams passend zum Anliegen des Kunden und Auftraggebers optimal geplant werden.

3. Sollplanung gegenüber tatsächlichen Ergebnissen auswerten

Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass die gesetzlichen Arbeitszeiten bzw. Pausenzeiten und Freizeiten von Mitarbeitern eingehalten werden. Eine Soll-Planung der Mitarbeitereinsätze bietet hierfür eine wesentliche Grundlage. Die Einsatzplanung kann von Anfang an so erstellt werden, dass sie gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten bleiben.

Beispiel: Auswertungen

6 Kriterien die eine Personalplanungssoftware erfüllen muss

1. Kosten einsparen

Eine Software kostet immer etwas - Anschaffung, Zeit und Aufwand für die Implementierung im Unternehmen, Schulungen für Mitarbeiter usw. Eine einfach handhabbare Software für die Personaleinsatzplanung ermöglicht es jedoch, die Investition schnell wieder auszugleichen und langfristig Kosten einzusparen. Eine smarte und gut durchdachte IT-Lösung bringt gleich in mehrfacher Hinsicht eine Kostenersparnis:

• Der Planungsaufwand wird auf ein Minimum reduziert und der Zeitaufwand für alle Planungsmaßnahmen deutlich verringert. Das erhöht die Effektivität, vermeidet Frust, spart Arbeitsaufwand und somit Geld.
• In einer komplexer werdenden Welt schätzen es Mitarbeiter, wenn der Alltag etwas Stabilität und Struktur sowie entsprechende Planungssicherheit bietet. Klare Kommunikation und Aufgabenverteilung minimieren Reibungsverluste und lassen effektivere Ergebnisse entstehen. Das wirkt sich natürlich finanziell positiv aus, weil kein Geld verloren geht. Stattdessen können die gewünschten Ziele durch eine gute Planung, verbunden mit klarer Kommunikation, effektiv erreicht werden.

2. Personalbedarf planen

Eine Personalbedarfsplanung ist dafür hilfreich, Mitarbeiter dem Bedarf im Unternehmen effektiv bzw. bedarfsgerecht zuzuweisen. Gerade in flexiblen Arbeitsumgebungen, in Unternehmen, die saisonalen Schwankungen unterliegen oder die auf Ereignisse kurzfristig reagieren müssen, kann eine Personalbedarfsplanung wertvolle Dienste leisten. Zum Beispiel kann eine Grippewelle dazu führen, dass der Personalbedarf in einer Arztpraxis kurzfristig steigt oder Krankheitsausfälle kompensiert werden müssen. Wenn entsprechende Zyklen, Jahreszeiten oder Ereignisse in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt oder aus der Vergangenheit Tendenzen abgeleitet werden können, dann lässt sich natürlich viel besser planen. Das bringt Gelassenheit bei Disponenten, Personalabteilungen, Vorgesetzten und Mitarbeitern.

3. Flexible Arbeitszeitmodelle abbilden können

In verschiedenen Branchen arbeiten Menschen zunehmend flexibel oder gehen neben dem Beruf noch weiteren Tätigkeiten, einem Studium oder ähnlichen nach. Eine Software für die Personaleinsatzplanung macht es einfach, die ständig wechselnden bzw. flexiblen Mitarbeiter einzuplanen.

4.  verschiedene Schichtsysteme darstellen können

Produzierende Unternehmen planen oft in Schichtsystemen, wie z.B. in einem 2-Schicht- oder 3-Schichtsystem. Die Personal-Software muss diese Systeme auch abbilden können. Sind die entsprechenden Schichtwechsel langfristig über ein cleveres Vorlagen-Management schon passend hinterlegt, dann können diese für zukünftige Planung übernommen werden. Für einen Planer ist eine Funktion, mit der einmal erstellte Schichten in 2-wöchigen oder 3-wöchigen Rhythmus fortgeschrieben werden können, noch effektiver, denn das verringert den Verwaltungsaufwand enorm. Zukünftige Planungen können im Voraus für komplette Zeiträume oder gar ein ganzes Jahr erstellt werden können.

5.  Urlaube managen

Moderne Anwendungen zur Personalplanung bieten in der Regel die Möglichkeit, dass Urlaube von Mitarbeitern innerhalb einer Personalplanungssoftware beantragt werden können und von genehmigungsberechtigten Planern freigegeben werden können. Das vereinfacht die Genehmigung von Urlauben deutlich. Mitarbeiter können etwa sehen, wann Kollegen zukünftig Urlaub haben und dies bei ihrem eigenen Urlaubsantrag berücksichtigen. Für den Planer erleichtert die Software den Genehmigungsprozess, da sofort mit der Einsatzplanung abgeglichen werden kann, ob der Urlaub möglich ist.

Beispiel: Urlaube managen

6. Mit Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten umgehen

Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten sind für die Dienstplanung bzw. Einsatzplanung wichtig, um entsprechend benötigten Personalbedarf auch bei kurzfristig auftretenden Abwesenheiten wie Krankheit oder längerfristigen Fehlzeiten wie Mutterschutz oder Elternzeit reagieren zu können.