pepito - plan es einfach

Zeiterfassung

Typische Fehler bei der Schichtplanung und wie Sie diese vermeiden können

Unerwartete Planungsänderungen, Materialprobleme, Über- oder Unterauslastung – all das erschwert die Schichtplanung. Obwohl Verantwortliche nach optimalen Zeitplänen streben, ist das nicht immer einfach. Was sind die häufigsten Fehler bei der Schichtplanung in der Praxis?

1. Zu späte Planung

Planer sind manchmal so sehr auf das Tagesgeschehen konzentriert, dass sie zu spät mit der Schichtplanung beginnen. Die Erstellung der endgültigen Arbeitszeiten wird bei "unvorhergesehenen Situationen" so lange wie möglich aufgeschoben. Dadurch kann es ziemlich kompliziert werden. Schließlich wollen Ihre Mitarbeiter rechtzeitig wissen, wann und wo sie arbeiten müssen. Oder welche Aufgaben sie zu erledigen haben. Das führt natürlich zu Frustration bei den Mitarbeitern und zu zusätzlichem Zeitdruck für Verantwortliche.

Planen Sie eine feste Zeit in Ihrem Kalender ein, um eine "endgültige" Version des Zeitplans zu erhalten. Geben Sie sich also selbst einen Termin! Wählen Sie einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Tageszeit. Setzen Sie sich und Ihren Kollegen einen Termin u.a. für die Planung von Teams oder Aufgaben. Das schafft eine Routine und hilft, Probleme schneller ans Licht zu bringen.

Übrigens setzt pepito genau hier an, denn das Tool für Personalverantwortliche lässt Sie einmal geplante Arbeitszeiten ganz einfach für die Zukunft fortschreiben – ohne unnötigen Aufwand! Dafür erstellen Sie als erstes einen Bedarfsplan, anhand dieses Grundbausteines können Sie dann einen Einsatzplan und die jeweiligen Mitarbeiter für die jeweiligen Standorte und Schichten verplanen. Sie können diesen erstellten Plan als “Wochenvorlage speichern“ und in jeder beliebigen Woche einlesen (“Wochen-Vorlage einlesen“) Betrifft dies mehrere Wochen hintereinander, dann können Sie die Option “Woche fortschreiben“ verwenden und den genauen Zeitraum definieren.

2. Panik bei Änderungen in letzter Minute

Sie haben Pläne für den nächsten Tag oder die nächste Periode fertiggestellt und Ihre Kollegen haben die Zeiten bereits erhalten. Plötzlich wird ein Mitarbeiter krank, einige Materialien können nicht rechtzeitig geliefert werden, oder ein wichtiger Kunde, der absolut nicht warten will, drängelt. Was nun?

Bleiben Sie ruhig und planen Sie! Treten Sie einen Schritt zurück und schauen Sie sich die verschiedenen Lösungen an. Überstürzen Sie nichts. Fordern Sie Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen auf, im Rahmen des Planungsprozesses Entscheidungen zu treffen. Es hat keinen Sinn, Panikmeldungen, Telefonanrufe oder E-Mails hin und her zu schicken. Das braucht nicht nur Zeit, es kann auch verwirrend sein.

3. Unzureichende oder keine Kommunikation über die Planung

Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Management und/oder Kunden ist sehr oft ein sensibler Punkt in der Schichtplanung. Wird transparent, wie Entscheidungen getroffen werden? Warum muss der Mitarbeiter zum Beispiel eine schwierige Arbeit leisten? Die Berichterstattung an das Management ist oft zu knapp, was zu Engpässen und zu spät erkannten Problemen führt. Hier kann es leicht passieren, dass Endkunden aufgrund des "Planungsdrucks" nicht oder nicht rechtzeitig über Terminänderungen informiert werden.

Wie kann dieses Problem gelöst werden?

Seien Sie offen für Mitarbeiter, wenn mehr Aufwand als üblich erforderlich ist. Oder warum es eine plötzliche Änderung gibt. Wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Zeitpläne gesetzt werden, sind sie kooperativer. Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Planung ein - sie sind die Augen des Betriebs. Planen Sie zu festgelegten Zeiten ein Treffen mit dem Vorgesetzten, um die Schwierigkeiten bei der Planung zu besprechen und Lösungen zu finden. Gehen Sie immer professionell mit Kunden um, auch wenn sie schwierig sind. Zeigen Sie Verständnis, wenn diese ein Problem haben, und arbeiten Sie zusammen, um eine Lösung zu finden.


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