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Zeiterfassung

Wird der Dienstplan in Excel heutigen Anforderungen noch gerecht?

Schichtpläne, Dienstpläne und Urlaubslisten werden oft mit Excel erstellt - schließlich gehört die Microsoft Anwendung in nahezu allen Unternehmen zur Grundausstattung. Mitarbeiter geben ihre Dienstzeiten ein und hinterlegen Abwesenheiten, die ggf. noch kontrolliert oder genehmigt werden. Formeln rechnen dazu Stundenüberschüsse oder Minusstunden aus - daran haben sich viele Firmen gewöhnt. Allerdings hat der Excel-Dienstplan auch seine Grenzen und kann individuelle Anforderungen oft nicht erfüllen.

Probleme der Arbeitszeitlisten in Excel

Gibt es mehrere Schichten, individuell vereinbarte Arbeitszeiten, spezifische Wünsche einzelner Angestellten, dann kommt die Software zur Tabellenkalkulation häufig nicht mehr mit. Schließlich müssen auch Krankmeldungen und Urlaubszeiten berücksichtigt werden sowie festgelegte Pausenzeiten. Zwar können Pausen und Arbeitsstunden durch hinterlegte Berechnungen und Routinen ermittelt werden, aber auch hier passieren schnell Fehler, etwa durch falsche Eingaben sowie das versehentliche Kopieren von eingespeicherten Formeln in falsche Spalten oder Zeilen.

Dienstplanung in Excel raubt wertvolle Zeit

Ob unter Beachtung aller tariflichen und rechtlichen Arbeitszeitregelungen die Kernarbeitszeiten immer besetzt werden und geplante Einsatzzeiten abgedeckt sind, kann eine Excel-Tabelle allein nicht sicherstellen. Hier müsste manuell alles kontrolliert und geprüft werden, was viel Aufwand mit sich bringt. Die dafür notwendige Zeit fehlt dann an anderer Stelle!

Die Planung von Arbeitszeiten und die Abdeckung des Personalbedarf sind elementare Voraussetzungen für die Tätigkeit eines Unternehmens, aber sie geschehen im Firmenalltag oft "nebenbei". Entscheider möchten diese Planungen möglichst schnell erledigen, um endlich Zeit für das eigentliche Kerngeschäft zu haben. Umso ärgerlicher ist es, wenn fehlerhafte Formeln nachträglich umständlich korrigiert werden müssen oder Besonderheiten, wie das Übertragen von Resturlaub, von Hand in die Tabellen eingetragen werden müssen.

Eine tiefe Einarbeitung in Excel kann sehr aufwändig werden, besonders wenn es komplexe Pläne zu erstellen gilt. Selbst wenn der Dienstplan ausgearbeitet ist, beginnt die Planung erneut, wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen, denn dann muss Ersatz gefunden werden - eine Aufgabe, die Excel nicht lösen kann.

Flexible Lösungen notwendig

Ein weiteres Manko: Die Arbeitszeitplanung mit Excel-Tabellen und die darauf basierenden Stundenkonten können meist nur vor Ort verwaltet werden. So muss sich jeder Mitarbeiter vor oder nach der eigentlichen Arbeitszeit einige Minuten nehmen, um seine geleisteten Stunden einzutragen – eine wenig beliebte Aufgabe. Hinzu kommt, dass Excel auf Smartphones oder Tablets nur eingeschränkt unterstützt wird und daher kaum mobil verwendet werden kann. Der schnelle Blick von unterwegs, wie die Schichten in der nächsten Woche geplant sind, ist für die Mitarbeiter somit nicht möglich.

Abhilfe schafft eine smarte Software für die Dienstplanung. Mit dieser lassen sich Dienstpläne unkompliziert erstellen und über beliebige Zeiträume fortschreiben. In einem cleveren Personalplanungs-Tool wird alles automatisch berücksichtigt: geplante Anwesenheiten, Pausen- und Urlaubszeiten, individuelle Arbeitszeiten und Schichten. Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern eliminiert auch die typischen Fehlerquellen der alten Excel-Tabellen. Ob vertraglich vereinbarte Zeiten über- oder unterschritten werden oder gar Mitarbeiter eingeplant werden, die zur fraglichen Zeit gar nicht anwesend sind, wird durch eine automatische Regelprüfung verhindert.

Die zahlreichen Funktionen einer modernen, manipulationssicheren Software für die Personalplanung decken nahezu alle Eventualitäten ab und unterstützen Planer dort, wo sie Hilfe benötigen. Filter und verschiedene Ansichten schaffen einen schnellen Überblick. Mitarbeiter können hier Arbeitszeiten hinterlegen oder diese automatisch erfassen lassen. Urlaubsanträge können komfortabel über die Software eingereicht und dort durch Entscheider genehmigt werden, wodurch die zukünftigen Urlaubstage gleich in die Planung übernommen werden. Zudem ist das Einsehen der zukünftigen Arbeitszeiten oder das Hinterlegen der tatsächlichen Anwesenheiten auch mobil, von unterwegs, möglich. Das Überwachungs- und Projektplanungstool kann dabei komfortabel um Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder anderen Unternehmensbereichen ergänzt werden.

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