Zeitfressern den Kampf ansagen - unsere 10 praktischen Tipps

1. Die richtige Motivation finden

Ein leerer Posteingang und eine klare Tagesordnung können Spaß und Freude bereiten – das gute Gefühl, alles geschafft zu haben. Die Entscheidung, die Zeit besser zu managen, ist keine Frage von straff koordinierten Aufgabenlisten. Es geht darum, zu wählen, womit Mitarbeiter ihre Zeit verbringen möchten und mehr Ressourcen für die Dinge zu haben, die wirklich wichtig sind. Der erste und vielleicht wichtigste Schritt besteht also darin, herauszufinden, welche nebensächlichen Aufgaben Zeit rauben.

Hierbei helfen zwei Fragen:

• Wie würde es mir helfen, mehr Kontrolle über meine Zeit und meine Aufgaben zu haben?
• Welche Auswirkungen würde das auf meine unmittelbare Umgebung haben?

Praktisch kann das bedeuten, einem weniger wichtigen Projekt nicht die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken wie wirklich wichtigen Aufgaben und auf Brainstormings zu verzichten, wenn diese schon in der Vergangenheit außer vielen Diskussionen nichts gebracht haben.

2. Eigene To-Do-Listen schaffen

Die Abschiedsparty für einen Kollegen organisieren, noch eine Mail verschicken und viele andere Dinge – es sind häufig zahlreiche Aufgaben, die sich ansammeln und die auf Erledigung warten. Wo bewahren Mitarbeiter die Erinnerung an diese Dinge vorübergehend auf? In vielen Firmen kommen dafür bestimmte Systeme zum Einsatz, etwa Notizprogramme, Aufgabenlisten im Intranet und vieles mehr. Meist nutzen aber nur wenige Mitarbeiter die vorgegebenen Hilfen, weil sie ihrer Art zu denken nicht entsprechen. Wer zu Hause lieber mit Papier- und Stift-Aufgabenlisten arbeitet kann sich schwer mit einer Notizsoftware tun und selbst wenn Mitarbeiter ihre Termine am PC oder Smartphone organisieren, mögen sie vielleicht gerade die Anwendungen im Job nicht, weil diese anders funktionieren als das Gewohnte. Sich dann umzugewöhnen kostet Aufwand und wird schnell wieder verworfen. Firmen sollten den Mitarbeitern daher erlauben, ihre eigenen Merksysteme zu verwenden und nur die wichtigsten Inhalte, die wirklich mehrere oder alle Mitarbeiter wissen sollten, im eigenen System aufnehmen.

3. Ideen aufschreiben

In der Gedankenwelt kreativer Köpfe befinden sich oft alle möglichen Aufgaben, Wünschen und Ad-hoc-Fragen. Um Ordnung in dieses Chaos zu bringen, ist es klug, zuerst alles zu strukturieren. Nur wenn Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon haben, was vor sich geht, können sie Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen. Was ist nötig, um den Kopf frei zu bekommen? Hilfreich ist es, 30 Minuten lang erst einmal alle Ideen aufzuschreiben. Es sollte alles notiert werden, was hierbei gedanklich auftaucht, etwa unvollendete Arbeiten, noch zu bearbeitende Dokumente oder noch zu schreibende Mails usw. Diese Übung kann einmal wöchentlich für freiere Gedanken sorgen.

4. Ideen zusammenfassen

Nachdem eine Liste mit allen Ideen, Vorschlägen und noch zu erledigen Aufgaben entstanden ist, gilt es, diese zu ordnen. Was sind die wichtigsten Aufgaben? Welche sind dringlich? Was kann warten? Was ist nur „nice to have“ und muss gar nicht unbedingt erledigt werden? Welche Aufgaben können zusammengefasst und gleich in „einem Abwasch“ erledigt werden? Was muss der jeweilige Mitarbeiter selbst erledigen, was sollte er delegieren?

5. Ein voller Kalender ist auch ok

Verantwortungsträger haben viel zu tun, und diese "Liste der Dinge, die man erledigen sollte" ist der Beweis dafür. Natürlich können sie sich dadurch gehetzt fühlen. Aber man kann den vollen Terminkalender auch anders sehen: Ein voller Terminkalender bedeutet ein "erfülltes" Leben. Diese wichtigen Dokumente bedeuten, dass jemand einen Job mit Verantwortung inne hat. Es ist nicht immer angenehm, beschäftigt zu sein und sich gehetzt zu fühlen. Aber was wäre denn, wenn es all diese Termine nicht gäbe? Wenn Entscheider die Zeit vor allem für die wichtigsten Termine investieren, dann können sie den vollen Kalender und das damit verbundene dynamische Leben vielleicht sogar genießen.

6. Prioritäten setzen – Wie funktioniert das eigentlich?

Oft verbringen Mitarbeiter den ganzen Tag damit, sich mit konkreten Fällen zu befassen, die ihnen am gleichen Tag zugetragen wurden. Sie agieren dann wie eine Feuerwehr, die einen gerade aufgetretenen Brand löschen muss. Weil das alles dringend und wichtig erscheint, behandeln sie jede Aufgabe einzeln, anstatt diese zu bündeln. Das ist nicht nur sehr ineffizient und anstrengend, sondern man stellt später oft fest, dass die falschen Entscheidungen getroffen wurden. Dabei können Mitarbeiter Aufgaben und Projekte leicht nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren. Dadurch erhalten sie einen besseren Einblick in das, wofür sie ihre wertvolle Zeit am besten verwenden können. Aufgaben, die weder notwendig (nicht wichtig) noch dringend sind, müssen auch nicht bearbeitet werden.

7. Die schlimmsten Verpflichtungen

Beim Sortieren der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sollten Mitarbeiter einen kritischen Blick auf ihre größten langfristigen Verpflichtungen werfen. Sind diese Verpflichtungen schon immer die Aufgabe des jeweiligen Mitarbeiters gewesen? Gehören sie zu dessen Stellenbeschreibung? Gehören dazu auch Aufgaben, die der jeweilige Mitarbeiter gar nicht tun möchte und diese daher immer wieder aufschiebt? In dem Fall kann es sinnvoll sein, das Nein-Sagen zu legitimieren. Wenn ein Mitarbeiter einen anderen beispielsweise bittet, etwas zu korrigieren, obwohl das nicht dessen Aufgabe ist, dann sollte es in der Firmenkultur erlaubt sein, diese Aufgabe abzulehnen.

8. Nein sagen

Wie funktioniert das mit dem Nein-Sagen? Auch Entscheider kommen manchmal in Situationen, in denen sie eine Aufgabe ablehnen sollten. Für das Ablehnen von Aufgaben können einige Alternativen angeboten werden, etwa dass ein Mitarbeiter einen Kollegen benennt, der stattdessen einspringt oder Hilfe zur Selbsthilfe bietet. Nein zu Aufgaben sagen zu dürfen ist dabei ein Zauberwort, mit dem Verantwortliche sich ihre Zeit selbst einteilen können.

9. Das Arbeitspensum verhandeln

Es ist immer wieder ärgerlich, wenn Projekte nicht fertig werden und daher Überstunden nötig sind. Auch wenn es unangenehm ist, sollten Mitarbeiter daher offen ansprechen dürfen, wenn ihnen das Arbeitspensum zu hoch erscheint. Dies ist kein Scheitern, sondern eine höchst wertvolle Information für Führungskräfte, die ihnen hilft, Aufgaben besser zu verteilen. Hier können die Angestellten auch dazu ermutigt werden, selbst Vorschläge für eine bessere Verteilung des anstehenden Pensums einzubringen oder Routinen festzulegen, etwa bei der Frage, wie oft regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erledigt werden sollten oder wie detailliert manche Tätigkeiten ausgeführt werden sollten.

10. Zu den wichtigen Dingen „Ja“ sagen

Fällt es immer noch schwer zu beurteilen, wann zu einer Aufgabe "Nein" gesagt werden sollte, weil manche Dinge nicht immer große Begeisterung auslösen? Bevor Mitarbeiter mit neuen Projekten oder Aufgaben beginnen, sollten sie die anstehenden Aufgaben einmal ganz emotionslos betrachten. Bei allen neuen Aufgaben können Entscheider gemeinsam mit Mitarbeitern die Vor- und Nachteile der jeweiligen Aufgaben notieren und dann überlegen, ob es sich wirklich lohnt, diese neue Herausforderung anzunehmen oder ob es nicht besser wäre – angesichts überwiegender Nachteile – beim Kerngeschäft zu bleiben.