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Stundenzettel mit Excel

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Als Planungsinstrument für Arbeitgeber kann Excel auch zum Erstellen von Stundenzetteln verwendet werden. Diese gelten dann als Arbeitsnachweis, beispielsweise für Monteure beim Kunden, aber auch für Zeitarbeiter oder Fachkräfte, die außerhalb des Stammunternehmens eingesetzt werden. Wir bieten Ihnen Vorlagen für Ihre Stundenzettel in Excel an und erklären Ihnen, wie Sie diese richtig einsetzen und wann sich ein professionelles Tool für die Personalplanung lohnt.

Anforderungen an Excel-Stundenzettel

Ein Excel-Stundenzettel muss alle wesentlichen Informationen enthalten, einschließlich des Vor- und Nachnamens der Arbeitnehmer, der Arbeitszeiten und häufig auch eine konkrete Angaben zu den jeweiligen Aufgaben. Der Excel-Stundenzettel sollte daher aus Gründen der Übersichtlichkeit möglichst einfach und explizit auf das Wesentliche beschränkt werden. Achten Sie auch darauf, dass der Text nicht zu klein ist, wenn Sie die Stundenzettel per Fax oder als Foto per Mail versenden. Im Zweifelsfall ist es ratsam, eine erläuternde Überschrift hinzuzufügen. Ein optisch ansprechendes Design ist ebenfalls von Vorteil. Leere Zeilen oder Spalten können daher zu einer flexibleren Darstellung führen. Außerdem unterscheiden verschiedene Farben mehrere Fachbereiche voneinander.

Darüber hinaus ist der Stundenzettel aus rechtlicher Sicht als Dokument zu betrachten, da er auch zur Dokumentation und zur Weitergabe an die Lohnbuchhaltung genutzt wird. Auf dem Stundenzettel quittieren Kunden die erfolgte Arbeit und die Informationen auf dem Beleg können nachträglich nicht einfach wieder geändert werden. Die Stundenabrechnungen für die Zeiterfassung können sehr unterschiedlich aussehen, je nach Zweck der Anwendung. Es gibt sowohl Tagespläne für einzelne Mitarbeiter als auch langfristige Schichtpläne für alle Mitarbeiter.

Excel Stundenzettel als kostenloser Download

Unser Beispiel ist der Excel-Stundenzettel eines fiktiven Geschäfts. In Form eines wiederverwendbaren Stundenzettels im Excel-Format sollte er die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter übersichtlich darstellen und gleichzeitig automatische Funktionen bieten, die dem Arbeitgeber die Planung des Personaleinsatzes erleichtern. Bei der Erstellung von Stundennachweisen mit Excel stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, welche die Planung des Personaleinsatzes erheblich vereinfachen. Sie können einzelne Schichten und Zeiten eintragen, das Datum automatisch generieren lassen und den Namen des Mitarbeiters sowie die Stunden einfach ergänzen.

Ein Nachteil der Stundenzettel ist allerdings das manuelle Format. Vieles muss von Hand ergänzt werden und auch der Übertrag in die Lohnbuchhaltung geschieht nicht automatisch. Wer den Verwaltungsaufwand reduzieren möchte setzt auf ein smartes Tool für die Personalplanung und Stundenabrechnung – wie pepito. Denn pepito kann die Stundenzettel aus den eingetragenen Dienstplänen automatisch erstellen, dokumentiert Einsatzzeiten und berechnet Überstunden ganz von selbst.

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