Krankmeldungen

Die Pflicht zur Krankmeldung ist im § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) geregelt. Demnach gilt:

• Mitteilungspflicht: Mitarbeitende müssen dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen, dass sie arbeitsunfähig sind – in der Regel spätestens zu Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag.

• Nachweispflicht: Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, muss spätestens am vierten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorgelegt werden. Der Arbeitgeber kann den Nachweis auch früher verlangen.

• Elektronische AU (eAU): Seit 2023 erfolgt die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeit digital von den Arztpraxen an die Krankenkassen. Unternehmen rufen die Daten elektronisch ab.
  
  

Diese gesetzlichen Vorgaben gelten unabhängig vom Beschäftigungsmodell und sind auch für Minijobs, Teilzeit oder befristete Verträge bindend.

Eine Krankmeldung hat unmittelbare Auswirkungen auf die Dienstplanung und den laufenden Betrieb. Kurzfristige Ausfälle müssen kompensiert, Vertretungen organisiert und der Personaleinsatz angepasst werden. Je nach Branche – z. B. in der Pflege, im Einzelhandel oder in der Produktion – kann eine nicht eingeplante Abwesenheit zu erheblichen organisatorischen Herausforderungen führen.

Hier zeigt sich der Wert einer digitalen Personalplanungssoftware wie pepito: Krankmeldungen können dort zentral dokumentiert, automatisch in die Planung übernommen und die betroffenen Mitarbeitenden für den entsprechenden Zeitraum aus der Planung entfernt werden. Dies spart Zeit, verhindert Doppelbelegungen und schafft Transparenz für Planungsverantwortliche.

Im Rahmen eines strukturierten Abwesenheitsmanagements sollten Krankmeldungen nicht isoliert betrachtet werden. Zusammen mit Urlaubsanträgen, Fortbildungen und anderen Fehlzeiten bilden sie die Grundlage für eine vollständige Abwesenheitsdokumentation.

Ein digitales System ermöglicht:

• Zentrale Erfassung und Nachverfolgung von Krankmeldungen

• Berücksichtigung in der Einsatzplanung

• Analyse der Fehlzeitenentwicklung, um Muster zu erkennen und präventive Maßnahmen einzuleiten

Gerade bei häufigen oder wiederkehrenden Krankmeldungen ist Sensibilität gefragt. Unternehmen müssen den Spagat zwischen Fürsorgepflicht und betrieblicher Planungssicherheit meistern. Wichtig ist:

• Klare Prozesse zur Krankmeldung und AU-Übermittlung kommunizieren

• Datenschutz wahren – Angaben zur Erkrankung unterliegen der Schweigepflicht

• Vertrauensvolle Kommunikation zwischen Führungskräften und Team fördern

• Digitale Tools nutzen, um Krankmeldungen effizient und rechtskonform abzubilden

Krankmeldungen sind ein alltäglicher, aber entscheidender Teil im HR-Management. Sie beeinflussen die Einsatzplanung, Lohnabrechnung und Teamorganisation. Unternehmen, die Krankmeldungen professionell – insbesondere digital – erfassen und verwalten, schaffen nicht nur Klarheit im Arbeitsalltag, sondern stärken auch das Vertrauen im Team und die Handlungsfähigkeit der Personalverantwortlichen.

Mit digitalen Tools für das Abwesenheitsmanagement lassen sich Krankmeldungen heute effizient, transparent und rechtskonform verwalten. Mitarbeitende können ihre Krankmeldung direkt über ein zentrales Portal oder eine App einreichen – inklusive Upload der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sofern erforderlich. Planungsverantwortliche erhalten sofort eine Benachrichtigung und können die Abwesenheit mit wenigen Klicks digital bestätigen oder bei Unklarheiten auch vorläufig ablehnen. Der gesamte Prozess ist somit deutlich schneller, übersichtlicher und nachvollziehbar dokumentiert als bei papierbasierten oder manuellen Abläufen. Zudem wird die Krankmeldung automatisch mit der Dienstplanung und dem Arbeitszeitkonto verknüpft, sodass der oder die Mitarbeitende für den gemeldeten Zeitraum aus der Einsatzplanung entfernt wird.