Gesetzlicher Urlaub ist die arbeitsrechtlich garantierte Mindestanzahl an Urlaubstagen, die jedem Arbeitnehmer zusteht – in Deutschland mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche (§ 3 BUrlG). Dieser Urlaubsanspruch dient der Erholung und muss in der Regel im laufenden Kalenderjahr genommen werden.
Darüber hinaus kann ein Arbeitgeber freiwilligen Urlaub gewähren – etwa zusätzliche Urlaubstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus oder Sonderregelungen für bestimmte Berufsgruppen. Diese freiwilligen Leistungen sollten in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen klar geregelt sein und können ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterbindung sein.
Ein strukturierter Urlaubsplan hilft dabei, den Überblick über bereits genehmigte und geplante Urlaube im Team zu behalten. Insbesondere in medizinischen Einrichtungen wie Arzt- oder Zahnarztpraxen ist eine verlässliche Urlaubsplanung entscheidend, um die Versorgung der Patienten durchgehend zu gewährleisten.
Die Beantragung erfolgt in der Regel über einen Urlaubsantrag, der intern abgestimmt und freigegeben werden muss. Hierbei unterstützt eine moderne Personalplanungssoftware wie pepito, indem sie Urlaubsanträge digital verwaltbar macht, Freigabeprozesse abbildet und gleichzeitig den Urlaubsplan aktuell hält.
Im Unterschied zum regulären Urlaub, der der Erholung dient und in der Regel langfristig geplant wird, wird Sonderurlaub aus einem besonderen, meist kurzfristig eintretenden persönlichen Anlass gewährt – etwa bei einer Hochzeit, einem Trauerfall oder der Geburt eines Kindes. Während Urlaubstage im Voraus geplant und im Rahmen des Jahresurlaubsbudgets vergeben werden, ist Sonderurlaub oft auf einzelne Tage beschränkt und orientiert sich an rechtlichen oder tariflichen Sonderregelungen.