Probleme bei der Schichtplanung? Wir zeigen Ihnen die Lösung!
Der Plan für die nächste Arbeitswoche - ihn in einem Schichtsystem zu erstellen kann durchaus schwierig sein. Welche Probleme treten häufig auf und wie können diese gelöst werden?
Immer wieder Anpassungen im Schichtplan
Wechselnden Schichten müssen gut geplant werden und gerade dann, wenn die Arbeitszeiten nicht schon langfristig feststehen, ist es wichtig, schnell auf Veränderungen zu reagieren und natürlich alle darüber zu informieren. Auch individuelle Wünsche an den Schichtplan müssen berücksichtigt werden, ebenso wie die nur allzu häufig anfallenden Anpassungen, etwa wenn ein Mitarbeiter plötzlich krank wird und ausfällt.
Ob kleine oder große Unternehmen - Fragen und Unklarheiten sind bei der Schichtplanung keine Seltenheit ...
- Kann ich meinen Dienst tauschen?
- Darf ich eine Stunde eher gehen, um einen dringenden Termin wahr nehmen?
- Warum wurde ich schon wieder für diese Schicht eingeteilt?
Derartige Probleme kosten Zeit, denn all die Fragen werden von Mitarbeitern gestellt und Planer müssen sich mit den Unklarheiten auseinandersetzen. Es ist eben anstrengend, einen fairen Schichtplan zu erstelle, der die persönlichen Arbeitswünsche aller berücksichtigt, noch dazu, wenn hier Urlaubsformulare, Excel-Tabellen und mehr zu verwalten sind. Abwesenheiten in letzter Minuten schmeißen dann alles wieder um und das Planen beginnt von vorn.
Software vereinfacht Schichtplanung
So kompliziert muss es aber nicht sein, einen Schichtplan für das Unternehmen zu gestalten. Abhilfe schafft eine einfache Software, die es erlaubt, einen Arbeitsplan auf digitalem Weg zu erstellen und die Mitarbeiter unkompliziert über alle Änderungen zu informieren. Auch Updates der Arbeitszeiten erfolgen mit Hilfe einer solchen Schichtplan-Software wie pepito viel rascher.
Zu den typischen Funktionen einer Personalplanungs-App gehört:
- das Hinterlegen der individuellen Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter und die einfache Berücksichtigung dieser bei der Schichtplanung
- das Management der Verfügbarkeiten aller Angestellten, denn Urlaube und Krankheiten führen zu Anpassungen der Planung
- das Anlegen von Standardschichten, die beliebig angepasst werden können
- die Möglichkeit, die aktuelle Planung in Echtzeit von überall aus einzusehen
- das Berücksichtigen der Pausen- und Ruhezeiten ohne Rechenaufwand
- das Aufzeigen umsatzstarker Zeiten und damit das Planen von genügend Personal für solche Spitzenzeiten
- das Erstellen von Dienstplänen auf Knopfdruck mit Schnellplanungsfunktionen
- die Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten mittels Zeiterfassung
Praktische Lösung für wechselnde Schichten
Wer auf der Suche nach einer Excel-Vorlage für die Schichtplanung ist, wird in unserer Sammlung fündig. Nutzen Sie die Vorlagen gern für die Dienstplanung in Unternehmen! https://pep-ito.de/vorlagen/schichtplan-in-excel
Einfacher wird es aber mit einer smarten App, die alle Funktionen der klassischen Tabellen biete und darüber hinaus noch mehr. https://app.pep-ito.de/demoaccount/login
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